房产公司档案管理制度_.docVIP

档案管理制度 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。 一、归档范围 公司的规划、年度计划、经营情况、人事档案、会议记录、决定、协议、合同、项目开、竣工资料、通知、对外申请且有回复的文件、证件资料、等一切具有参考价值的工程资料。 二、档案管理职责 1、档案管理人员要及时进行归档资料的收集和整理，以保证档案资料归档的及时性。 2、档案管理员要保证文献资料的完整性、安全保密性和查找便利性。 三、资料的收集与整理 1、资料归档实行“日常归档”、“季度归档”及“年度归档”制度。 （1）“日常归档”资料包括：协议、合同、会议记录、证件（文件）资料、公司发文等。 （2）“季度归档”资料包括：各子公司项目竣工资料（图）等。归档时间为每年的3月份、6月份和9月份。 （3）“年度归档”资料包括：年度计划、公司规划、人事档案等。归档时间为每年的12月份。 2、在档案资料归档、管理期，公司各部门各个人员应积极配合和支持档案员的工作。 3、凡应该及时入档的资料，由档案管理员负责及时归档。 4、各部门及子公司收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件存入档案室。 5、档案管理员根据相关归档方法实施档案归档整理和分类。 四、档案的借阅 （一）公司内部人员的借阅和移交 1、对于移交给档案员的资料，移交人必须签字，否则视为未移交，如未签字而档案发生遗失时，追究移交人责任； 2、对于向外借阅的资料，档案员必须要求借阅人签字，如未签字而档案发生遗失时，追究档案员的责任。 3、必须保持在公司内部至少有两套完整的图纸（一套用于公司内部使用，一套用于公司外部使用）。 （二）公司外单位或人员借阅 原则上，不允许外来人员或单位借阅档案资料。确属工作需要借出的，必须由公司相关人员带领办理《档案外借申请表》（附件1），有必要时每份收取100-1000元不等的押金，相关人员负连带担保责任。如有押金押金，押金于档案资料完好归还时退还。 借阅档案资料的个人和单位必须爱护档案，保持整洁，不得拆散、涂改、勾画。注意安全保密。对丢失、损坏档案者追究相关责任。 五、档案的销毁 1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 2、对失去保存价值的档案，由档案管理人员提出鉴定销毁申请报告和清单，交部门领导审核并征得公司领导同意后方可销毁。申请报告和清单永久保存。 3、在销毁公司档案资料时，必须由部门领导指定专人监督销毁过程。 本制度自发布之日起生效并执行。 本制度最终解释权归集团公司所有。 附件1： 借阅档案申请表 单位： 借阅人 借阅单位 分管领导 借阅单位 总 经 理 借阅资料名称 借阅用途 借阅日期 归还日期 档案归还 情 况 □ 完好 □ 破损 □ 遗失 档案管理员 确 认 借阅档案申请表 单位： 借阅人 借阅单位 分管领导 借阅单位 总 经 理 借阅资料名称 借阅用途 借阅日期 归还日期 档案归还 情 况 □ 完好 □ 破损 □ 遗失 档案管理员 确 认 附件1： 档案外借登记表 借阅人 借 阅 人 所属单位 担保人 担保人 所属单位 借阅资料 名 称 借阅用途 借阅日期 押金缴纳 金额（元） 归还 日期 归还押金 数额（元） 归还档案 情 况 □ 完好 □ 破损 □ 遗失 档案管理员 确 认 档案外借登记表 借阅人 借 阅 人 所属单位 担保人 担保人 所属单位 借阅资料 名 称 借阅用途 借阅日期 押金缴纳 金额（元） 归还 日期 归还押金 数额（元） 归还档案 情 况 □ 完好 □ 破损 □ 遗失 档案管理员 确 认 档案外借申请表 借阅人 借 阅 人 所属单位 担保人 担保人 所属单位 借阅资料 名 称 借阅用途 借阅日期 押金缴纳 金额（元） 归还 日期 归还押金 数额（元） 归还档案 情 况 □ 完好 □ 破损 □ 遗失 档案管理员 确 认