档案管理培训-整理篇.ppt

档案整理工作概述 一、档案整理工作的内容 档案整理工作的具体内容包括：区分全宗、分类、立卷、编目、案卷的排列和案卷目录的编制； 档案整理工作，从其各个环节作业的性质上，又可概括为系统化和（基本）编目两大部分。档案系统化包括：区分全宗、分类、立卷、案卷排列。 档案整理工作概述 二、档案整理工作的意义 档案的整理是进一步发挥档案作用的前提条件 ； 档案的整理为档案工作的其他业务环节的工作奠定了基础 。 档案整理工作概述 三、档案整理工作的原则 按照档案的形成特点整理档案 ； 应该保持文件之间的历史联系整理档案 ； 应该充分利用原有的整理基础整理档案 ； 全 宗 一、定义 全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。 我国档案全宗的类型，主要包括以下几种：按形成全宗的单位和全宗内容的性质，分为机关组织全宗和人物全宗两种；按全宗的范围和构成方式，分为独立全宗、联合全宗、汇集全宗和档案汇集四种，其中，独立全宗是典型的、大量的，联合全宗、汇集全宗（或称全宗汇集）、档案汇集属于全宗的补充形式。 全宗含义 （1）全宗是一个有机整体。它说明全宗具有不可分割性，某一机关、组织或人物形成的档案反映了它们的各种活动及其相互之间密切联系的整个过程。全宗组成国家档案全宗的基本单位，因此，除个别情况外，同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。在我国，全宗的整体性还受到党和国家法规的约束和保障。 （2）全宗是在一定的历史活动中形成的。它说明全宗这种整体具有客观性，而不是纯粹人为的，即任意的。全宗的整体性，是由其内部成分中多维的历史联系所决定的。具有历史联系的全宗整体，虽然经过人们的组合，但从其本质来说，全宗是在社会活动中“自然形成的”。 （3）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。它说明了特定的档案整体的来源和界限，以及全宗单位的相对稳定性。全宗是以产生它的机关、组织和个人为单位而构成的，这就会档案全宗这种整体确定了一个时空范围以及纵向和横向间的区分标志。 全 宗-立档单位的构成及条件 1、构成立档单位的条件 确定一个机关、组织是不是立档单位，它的档案能不能构成一个全宗，这是有条件的。构成立档单位的具体条件是： （1）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；----必要条件 （2）是一个会计单位或独立的经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划； （3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。 全 宗-判定所属全宗 判定档案所属全宗，关键在于确定档案的形成者——立档单位。 由于任何一个立档单位，其档案大都由发文、收文和内部文件三大部分构成，因而判定档案所属全宗的一般方法也应从发文、收文和内部文件三个方面入手。 发文和内部文件，它们的责任者（作者）就是档案的形成者。可以通过存本、原稿了解文件的形成过程，找出草拟、审批、签发的人，从而查明文件的责任者，也就确定了它所属的全宗。 收文，它们的实际收受者（收文单位）就是档案的形成者。可以从文书处理标记如收文章、批办等查明文件的实际收受者，就可判定其所属全宗。 全 宗-补充形式 联合全宗，两个或两个以上立档单位形成的，互有联系而又不易区分全宗的档案整体。它是全宗的一种特殊形式。如“某某省手工业局、手工业联社联合全宗。”在档案馆里，联合全宗编一个全宗号，作为一个全宗单位进行管理。 汇集全宗，或称全宗汇集，是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。它也是全宗的一种特殊形式。如“某某某某时期某某地区工矿企业汇集全宗”。其中的档案，仍按不同的形成单位分别整理、排列和编目。汇集全宗只编一个全宗号，作为一个全宗单位进行管理。 区别：汇集全宗与联合全宗的区别在于：（1）构成不同。汇集全宗中的单个全宗档案数量少而且能够分开；而联合全宗的档案之间联系密切，档案混在一起很难分开。（2）性质不同。联合全宗具有长久性，一旦固定下来，基本保持不变；而汇集全宗具有不稳定性，一旦发现新的档案补充时，需要作出相应的处理，重新整理和编目。 全 宗-补充形式 档案汇集，是用人为的方法，将若干所属全宗不明或其所属全宗已不复存在的文件，按一定的特点集中起来的混合体。如“清代末期某某地区房产地契档案汇集”、“民国时期军事档案汇集”，并编一个全宗号，作为一个全宗单位进行管理。档案汇集只是全宗形式的一种例外措施，它的使用受到比较严格的限制。 上述三种全宗的补充形式不能随意乱用，只有在按全宗整理档案时，遇到困难，才不得不采用这种办法。所以，在实际工作中应尽量避免随便地、经常地乱用这种补充形式。如果发现采用全宗的补充形式有明显的不当之处，要立即作出相应的调整。 全宗群 全宗群是具有某些历史联系的若干全宗的群体。 在一定的时间、地点和条件下进行活动的各个机关，不是彼此孤立而是互有联系的，