物业档案资料管理制度.docVIP

管理处物业档案资料管理制度 一、目的确保各相关档案准确、及时的使用。二、档案主要内容1、??业主家庭档案： 业主入户资料, ??（1）、购房合同；（2）、入伙通知书；（3）、房屋交接书；（4）、业主临时公约；（5）、房屋自用部位验收单；（6）、入户资料签收单2 业主情况登记表和业主身份证复印件。3 装修管理资料（1）、装修申请表；（2）、装修协议；（3）、装潢公司提供的营业执照、资格证书、工程队驻场人员名单、身份证复印件。（4）、施工平面图、有线变动情况记录；（5）、物业验收结论4 业户日常维修资料（1）、维修记录；（2）、维修回访记录, 1.5 业主反馈材料（1）、服务质量回访记录；（2）、业主投诉及处理记录；（3）、业主意见征询统计记录1.6 费用清单（1）、收费情况表；（2）、维修基金结算单2、??接管验收档案：2.1??产权资料（项目批准文件、用地批准文件、建筑执照）。2.2??技术资料（竣工图、竣工验收报告、图纸会审记录、隐蔽工程验收报告、沉降观测记录、钢材水泥等主要材料的质量保证书）。2.3??水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料。3、??保安管理档案??巡检记录；交接班记录；值班记录；车辆管理记录；应急处理记录；闭路电视监控系统记录4、??设备、设施管理档案??公用设备设施维修保养计划；公用设备设施维修保养记录；机电设备运行；巡查记录；设备分承包方资料; 5、??绿化保洁养护档案:??清洁检查记录；绿化工作记录；检查记录、消毒、杀毒记录等6、社区文化档案社区文化构建构想、组织活动计划及实施情况记录；社区文化活动图片等记录内容等7、??其他管理档案? ?一般有行政文件、管理指导文件和业委会相关资料三、档案的运作管理1、 档案的收集1 管理处设立档案室，对档案进行严格管理，在实际工作中从需要出发，扩大资源来源。?1.2、从时间上讲，业主家庭档案是业户入伙时开始归档，实行业户一户一档。2、?档案的管理;.1 妥善管理档案，严格执行借阅制度。借阅、复印有关资料，须由主管领导批准后，由档案管理员登记备案。.2、家庭档案、物业管理设备、设施房屋资料等档案，实施保密制度，用专人保管，不得向外泄露。.3、定期清查，鉴定档案，每年进行全部档案的清理核对和保管质量检查。做到帐物相符，及时修补和复印已破损或变质的档案。.4、严守机密，确保档案安全，对档案室要做好防火、防盗、防高温、防潮、防有害气体，防尘、防蛀的“七防”工作，确保档案室整齐、清洁。3、?档案的归档及时立卷归档，编制总目录，卷内目录及档案形成说明书，编排入柜，并输入计算机存档。4、档案的利用正确、快捷利用档案，更好地服务于业主和物业管理。