办公室接待流程规范(拟定).docVIP

关于办公室接待工作流程的规范 （拟 定） 一、目的 “外交无小事”，“接待无小事”，接待作为办公室工作的重要组成部分，是展示公司形象，反映企业精神、企业文化的一项重要内容，为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，更好的展示企业文化，为进一步规范接待工作，特针对办公室接待工作流程作出规范。 二、原则 本着“热情礼貌，服务周到，厉行节约，对口接待”的原则。 三、管理 办公室为公司接待工作的对口管理部门，负责接待工作的安排和管理，协调相关部门落实接待任务，提供后勤服务和保障。 四、接待流程 1、总体工作安排 接到客人到访通知后，根据公司领导安排及到访客人单位、职务及到访目的等具体情况，确定接待级别，级别可暂分为A、B、C三种级别的接待，根据接待级别，拟定接待方案，具体安排相关接待人员，做好接待前的准备工作。 A级为一级接待标准，一般为李总经理陪同重要客人到访； B级为二级接待标准，一般为张副总经理、高副总经理等公司领导陪同到访客人； C级为三级接待标准，一般为相关对口部门领导或人员到访，按照领导要求做好接待工作。 2、接站安排 接到客人来访通知后，办公室应在客人来访前一天提前做好车辆接站安排，确定接站时间、地点、客人的联系方式，做好出车前的车辆清洁、安全检查工作，并配备矿泉水、湿巾等所需用品。负责接站司机必须提前半小时到接车地点，如客人首次到访，必要时打印接站牌。 备注：轿车1号座位位于司机右后边，2号座位位于司机正后边，如后排坐3人，则3号座位位于1、2号座位中间。 司机 3号座位 2号座位 1号座位 3、住宿安排 根据接待级别，安排合适的入住地点，提前做好房间预定，必要时需提前前往酒店落实入住房间情况，包括要求酒店前台人员做好房卡，开通电话外线业务，摆放洗漱包、茶叶、干果、香烟等接待用品，并提前做好客人房间分配工作。如需住公司客房，需提前通知客房部做好入住前的准备工作。 4、宣传工作安排 接到客人来访通知后，根据客人情况与接待级别，收集相关资料，设计并制作公司宣传栏及广告机欢迎字幕；客人到访后，做好跟随参观、会议拍照摄影等相关工作。 5、参观安排 接到客人来访通知后，提前通知公司相关各部门根据接待级别开展参观接待的准备工作，同时要求保卫、物业做好相应接待 工作。 客人到访公司前，需提前通知相关领导及接待人员前往迎接，参观过程中接待人员做好服务，拍照及摄影，并及时调配好接送车辆。 6、会议安排 办公室在客人到访的前一天做好相关资料、鲜花、水果、茶叶、笔记本、纸、签字笔等准备工作，打印好会议列席人员的坐席牌，准备好笔记本电脑，做好欢迎字幕的投影，检查会议室及周边卫生环境等一切会议准备工作。 会议开始时，办公室人员应及时为客人添加茶水，间隔10-15分钟加水；若同一批客人有几天会议，则需更换水果品种，并做好会议室茶杯、烟灰缸等的清洗工作。 备注：主席台及会议座位安排图示。 7、就餐安排 根据接待客人级别提前安排酒店用餐，通知参加就餐人员，确定就餐人数，根据客人饮食口味、是否有忌口等提前点菜，并备好酒水、香烟等，安排车辆，及时接送。 备注：宴请客人坐席安排图示 8、活动安排 客人在公司期间，按照公司领导安排如需陪同客人到周边游玩，接待人员须提前确定游玩路线，安排景区导游，就餐地点，出行车辆等，并准备好相机、湿巾、矿泉水、雨伞等，游玩过程中根据客人需要服务到位，安排好整个出行游玩活动。 9、返程安排 根据客人行程和需要，帮客人预定好返程机票或火车票，准备馈赠礼品，安排车辆安全送至出发点，接待人员做好酒店的退房等后续工作 五、接待礼仪 1、仪表：面容清洁，衣着得体。 2、举止：稳重端庄，从容大方。 3、言语：语气温和，礼貌文雅。 4、态度：诚恳热情，不卑不亢。 5、接收名片：以恭敬态度双手接收，看后郑重收入口袋。 6、引领：通常走在客人右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸手示意。 7、进电梯时：引领客人先进、先出，及时按电梯。 六、注意事项 接待过程中涉及机要事物、重要会议等特殊情况下，要特别注意保密，接待中既要得当介绍公司情况，又要内外有别，对不宜拍照摄影的场合，应持委婉态度向参观人员说明。 七、总结 接待工作完成之后，应及时总结工作中存在的问题，善于发现工作中存在的不足，敢于建议工作中需要改进的地方，力求做到精益求精，为公司发展贡献我们的力量。 山东英特力光通信开发有限公司 办 公 室 二○一一年十一月二十三日