word中的批注与修订.docVIP

在公文完成之后，一定要经过领导修改、审批，使用审阅功能，领导们就可以留下自己的审批痕迹，而公文起草者也可以看到其他人的修改痕迹。　　启动修订功能　　点击菜单【工具】中的【修订】功能，如果弹出工具栏【审阅】，表示启动成功；　　未启动【修订】功能；如图:　　启动【修订】功能；如图:　　【审阅】工具栏如图: 　　【修订】设置成功后，增加或删除的文字都会被记录下来。　　小帖士：通过邮件发送一份被【修订】的文件，接收者会自动进入【修订】状态；　　明明白白看清修订　　修订的内容可以通过颜色、线形、作者、线框等进行个性化显示，点击菜单【工具】中的【选项】，弹出【选项】对话框，点击【修订】如图2：　　 　　小贴士：修订的设置选项中包括许多内容，但推荐大家仅对【批注框】中进行设置；　　在【批注框】区域选择相应的选项，可以设置与批注相关的显示格式。例如：可以设置【批注框】的宽度，指定“气泡”与其所修订文字之间的连线，是否使用作者的缩写。如果不想在文档中显示批注框，则勾掉【使用批注框】；　　例如：使用【批注框】的效果；如图3:　　 　　例如：不使用【批注框】的效果，如图4：　　 修订人的信息藏在“用户信息”里　　修订文件时，可以显示出修订人的个人信息，这些信息如何添加呢？　　点击菜单【工具】中的选项，弹出【用户信息】选项卡，在【姓名】和【缩写】框中输入个人的信息，如图5，将来这些信息就会显示在审批的文件中；　　 　　通过显示状态查看结果　　公文完成审核之后，一般来讲文稿会返回给起草者进行最后的整合。在整合之前，我们可以先查看一下文稿的修订情况。　　点击工具栏【审阅】最左侧的下拉列表，选择【显示标记的最终状态】，可以看到带修改标注的修改后公文全貌，如图5；　　点击工具栏【审阅】最左侧的下拉列表，选择【最终状态】，可以看到修改后公文全貌，如图6　　 　　接受或拒绝　　经过对公文修订信息的查看，我们对如何取舍修订意见已经心中有数，现在进行文稿的整合工作。　　点击工具栏【审阅】上按钮【后一处修订或批注】，定位到修订位置，点击【接收所选修订】或者按钮旁边的箭头，在弹出的下拉菜单中，可以选择不同的接受方式；如图7： 　　点击工具栏【审阅】上后一处修订或批注】，定位到修订位置，点击【拒绝所选修订】或者按钮旁边的箭头，在弹出的下拉菜单中，可以选择不同的拒绝方式；如图8： 批注可以是文字批注或者声音批注，下面分别介绍如何插入声音批注和文字批注。 1插入文字批注 在文档中插入文字批注可按如下方法进行： （1）将光标移到要插入批注的位置或者选定要插入批注引用的文本。 （2）选择【插入】【批注】，出现如图所示的批注窗口。 （3）在批注窗口中输入文字，并且可以对批注文字进行格式化。如果要切换到文档窗口中，用鼠标直接在文档窗口中单击即可。 （4）输入完成后，单击批注条中的【关闭】按钮，关闭批注窗口。 如果要连续插入多个批注，可以在不关闭批注窗口的状态下，在文档中直接选定要批注的文本或者定位插入点，然后单击【插入】【批注】，开始插入新的批注。 2插入声音批注 声音批注需要麦克风音箱等。插入声音批注的步骤如下： （1）选择要插入批注引用的文本，或者把光标移到要插入批注引用的位置。 （2）单击【插入】【批注】，打开批注窗口。 （3）单击批注条中的【插入声音对象】按钮。系统将打开Windows的【录音机】程序，用户可以单击【录音】按钮开始录音，单击按钮停止录音。 （4）录音完毕，关闭【录音机】程序即可。 要听到声音批注，双击批注的声音图标即可。显示或隐藏批注 每次给文档添加批注时，Word都在文档中以隐藏文字的格式插入批注标记（批注者缩写和编号），打开批注窗口时将显示批注标记。如果关闭了批注窗口，可以通过单击【常用】工具栏中的【显示/隐藏编辑标记】按钮来显示批注标记。如图所示。 4．查看批注 由于在Word文档，有批注的文字底纹显示为浅黄色。如果要查看批注，用户只需把鼠标指针指向有批注的文字，文字上方将显示一条包含批注内容以及审阅者名字的屏幕提示，如图所示。 另外，如果用户要按顺序查看每个批注，需要用到Word提供的【审阅】工具栏。步骤如下： （1）对着某个工具栏单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【审阅】，显示【审阅】工具栏。 （2）要查看下一个批注，则可以单击【下一批注】按钮。 （3）要查看前一个批注，则可以单击【上一批注】按钮。 如果要查看某位审阅者的批注，可以打开【插入批注】窗口，然后在【批注来源】后面的下拉列表框中选择审阅者的姓名。 更改或删除批注 只要文档中存在批注，那么【审阅】工具栏中的有关批注的按钮就被激活。单击【批注】按钮可以打开批注编辑窗口，用户可以根据需要对相应的批注进行编辑修改。如果要删