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第四讲：word的高级应用（4） 邮件合并 什么是“邮件合并” 在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据，难道我们只能一个一个地复制粘贴吗？能保证过程中不出错吗？ “邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。 二、邮件合并的三个基本过程 (一) 建立主文档 “主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档，主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。 邮件合并的三个基本过程 (二) 准备好数据源 数据源就是含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的a字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。 数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量客户信封，多数情况下，客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。 邮件合并的三个基本过程 (三) 把数据源合并到主文档中 前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。 如何根据已有的Excel客户资料表快速批量制作信封？ 1. 启动Word2003，进入主界面后新建一个空白文档，并打开“邮件合并”任务窗格(工具/邮件和信函）；选择文档类型中，选中“信封”单选框 。 2、选择“信封选项”，选择信封的大小110mm×220mm 3、合并数据源，选择“使用现有的列表/浏览”，找到你的数据源，打开后选择。 4、单击下一步，选择“其它项目”，把光标定位在指定位置，插入所需的域； 5、单击“完成合并”。 6、下一步后，单击“编辑个人信封”，选择所需部分。 如何制作带有相片的学生胸牌？ 首先要具备A、数据源，B、主文档；C、要有相片。 第一步：打开主文档 第二步：调出“邮件合并的工具栏”，方法是视图/工具/邮件合并 1）选择“主文档类型”，选择“目录” 2）单击“打开数据源”按钮，选择数据源， 3）单击“收件人按钮”，选择数据源的数据 4）单击“插入域”；在所需的位置插入特定的域。 如何制作带有相片的学生胸牌？ 5）把光标定位到相片的位置，选择“插入/域”，在弹出的对话框中，选取“Includepicure”,并在“文件域名“中输入任何一个字符，如：”1“ …6）按下Alt+F9，选取“1”，然后再单击“插入域”，并选择“相片名”，再按Alt+F9 7）单击“合并到新文档” 8）必须保存该文档在当前位置（并与相片在同一位置） 9）按Ctrl+A全选，最后按F9，即可。 * * *