表格中公式编辑.docVIP

2.2.3 利用单步执行检查公式错误Excel中提供的函数是十分丰富的。但是在使用一些比较复制的嵌套函数 时，一旦出现错误，要找到错误原因是比较困难的。请问有什么好的方法 来查找公式函数中的错误吗？ 答：可以利用“公式求值”功能来一步一步执行函数，这是一个准确找出 错误的好办法。由于“公式求值”不是系统默认的按钮，所以需要先将其 添加到工具栏。单击“工具”菜单中的“自定义”命令，在弹出的对话框 中的选择“命令”选项卡。再在“类别”列表中选择“工具”项，在“命 令”列表中选择“公式求值”项，最后将其拖到工具栏上。接下来选择包 含函数的单元格，然后单击“公式求值”按钮。在弹出的对话框中，会用 下划线表示公式中的执行步骤。通过“求值”按钮，可以一步步地执行公式，同时观察下划线表达式的运 算结果是否正确，从而找出公式的错误之处。 2.2.4 快捷输入函数参数系统提供的函数一般都有好多不同的参数，请问如何在输入函数时能快速 地查阅该函数的各个参数功能呢？ 答：可以利用组合键来实现：先在编辑栏中输入函数，完成后按下 “Ctrl+A”组合键，系统就会自动弹出该函数的参数输入选择框，可以直 接利用鼠标单击来选择各个参数。 2.2.5 函数中快速引用单元格在函数使用时，常常需要用单元格名称来引用该单元格的数据。如果要引 用的单元格太多、太散的话，那么逐个输入就会很麻烦。请问有什么简捷 的方法吗？ 答：遇到这种情况时，可以试试下面的方法，利用鼠标直接选取引用的单 元格。具体操作如下：以SUM函数为例。我们在公式编辑栏中直接输入“ ＝SUM()”，然后再将光标定位至小括号内。接着按住“Ctrl”键，在工 作表中利用鼠标选择所有参与运算的单元格。这时会发现，所有被选择的 单元格都自动的填入了函数中，并用“，”自动分隔开。输入完成后按“ Enter”键结束即可。 2.2.6 组合键隐藏单元格中的公式如果要隐藏单元格中的公式，除了用系统命令外，还有什么更快捷的方法 吗？ 答：可以使用以下组合键来隐藏公式。选择要隐藏公式的单元格，然后按 下“Ctrl+`”（数字“1”键左边的那个按键）组合键即可。如果要再次 显示隐藏的公式，只要再按一次上述组合键即可重新恢复显示。 2.2.7 快速找到所需要的函数 函数应用是Excel中经常要使用的。可是如果对系统提供的函数不是很熟 悉，请问有什么办法可以快速找到需要的函数吗？ 答：对于没学习过计算机编程的人来说，系统提供的函数的确是一个比较 头痛的问题。不过使用下述方法可以非常容易地找到你需要的函数：假如 需要利用函数对工作表数据进行排序操作，可以先单击工具栏的“插入函 数”按钮，在弹出的对话框的“搜索函数”项下面直接输入所要的函数功 能，如直接输入“排序”两个字。然后单击“转到”按钮，在下面的“选 择函数”对话框中就会列出好几条用于排序的函数。单击某个函数，在对 话框最下面就会显示该函数的具体功能 如果觉得还不够详细，还可以单击“有关该函数的帮助”链接来查看更详 细的描述。这样就再也不会为不懂函数而头痛了。 2.2.8 利用“数据透视表”对工作表中数据进行统计对工作表中数据进行统计是经常需要的。一般情况我们都是使用菜单命令 或函数来进行数据的统计的。可是如果要统计的工作表中记录很多，而且 需要统计的项目也很多时，使用这种方法就显得力不从心了。请问还有什 么更好的方法来实现吗？ 答：对于一些大型的工作表文件，而且统计数据的条件比较复制的情况下 ，可以使用数据透视表来进行统计，这种方法不但功能强大，而且操作起 来比用函数、公式简单多了。下面就来统计一个包含“操行评定”、“性 别”、“姓名”等字段名称的数据文件中，操行评定各个级别中男生与女 生的人数。具体操作如下：首先打开工作表，选择整个工作表数据，然后 单击“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图…”命令项。接着按“ 数据透视表和数据透视图向导”提示进行操作。在弹出的步骤一设置对话 框中的“请指定待分析数据的数据源类型”中选择“Microsoft Excel数 据列表或数据库”项。在“所需创建的报表类型”中选择“数据透视表” 项，然后单击“下一步”按钮。接着会弹出第二个对话框，直接单击“下 一步”按钮。在弹出第三个对话框中，在“数据透视表显示位置”选择第 一项“新建工作表”，最后单击“完成”按钮。然后从右边的“数据透视 表字段列表”中将“性别”字段拖至“请将行字段拖至此处”；将“操行 评定” 字段拖至“请将列字段拖至此处”；将“姓名”字段拖至“请将 数据项拖至此处”。这样系统将自动统计出所有操行评定级别的男生和女 生的数量。 这样统计出的结果将作为一个新的工作表保存在当前文件中，方便随时查 阅。 2.2.9 开启函数输入时的参数提示平时在手动输入函数时，