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* * Email使用指南 IMM内部培训资料 * * 选择合适的邮件管理软件 Web 版outlook: /owa（外出旅行） Microsoft outlook(常用电脑） POP3 Exchange 手机版EMAIL. * * Microsoft Office Outlook * * 手机版的EMAIL软件 目前有非常多的手机有email功能，设置方法不一，但类似于PC的设置； 可以采用手机本身的网络联接，也可以采用wifi技术； 大多数手机不支持阅读附件，或支持的格式非常有限，所以，正文非常重要； 手机列表版面非常有限，所以，主题非常重要。 * * 新建邮件-收件人 收件人：陈述对象，一般希望他回复 通常可以是一个人， 特殊情况下，也可以是一群人，比如下发通知。 抄送人：知会对象 部门间沟通，发送者和接收者的主管领导； 负责具体实施的下属； 项目团队的相关人员； 不要无限扩大范围。 * * 新建邮件-主题 主题对接收者了解邮件的大致内容十分重要。因此，主题的描述必须能显示出邮件的基本信息。当我们谈论某个特定的部件时，我们必须在主题中明确指出该部件所属的项目名称、机型编号、部件名字或者部件编号等。主题应该摘要而简洁。 * * 新建邮件-主题 好的范例： 杨伙盘煤矿截割电机#YBC150故障 鸡煤机10月5日钢材计划 佳煤机2011年采购预测 不好的范例： 张总您好 叶总问题 国际煤机问题 通知 张总：公司要求我们在本周五以前提供2011年度预算。 鸡西煤矿机械有限公司关于对李建文同志在抗洪抢险先进事迹进行表彰的决定 * * 新建邮件—正文 单总并鸡煤机各位老总： ? 附件是草拟的《固定资产投资审批流程》和相关示例，请审阅并提出改进意见。 ? 标准模板大家都已经清楚并在应用（PPT报告、投资回报分析、付款申请、进展状态跟踪、现金流需求预估），任何问题，请随时提出。 ? 谢谢， 陈晓彦 运营副总裁 国际煤机集团 Tel：123-456-789 手机：987-654-321 Web: 段与段之间要空一行 四号或12为宜 落款可以让大家更加方便的联系你 * * 新建邮件—正文 正文内容必须简洁并直达问题的关键。电子邮件是一种快速、有效的供人们交流思想的沟通工具，因此： 我们不需要把它写得富于想象或过于精致。电子邮件的目的在于给接收者传达主要的观点，因此要求这些观点应该易于引起人注意。 先陈述观点或要求，后列举证据。较大篇幅的依据或引用数据或资料应以附件的形式出现； 如果内容需要较大的篇幅，应该使用附件形式的专题报告汇报；正文应该是该报告的核心结论和概要； 太大或太小的字体都让人觉得不方便； 进行拼写检查，尤其是英文邮件； 商务email应该使用公文的文风，原则上应该措辞准确，避免含糊表述。 * * 新建邮件—正文 常见问题 没有正文，内容完全在附件，手机阅读email时，附件一般比较难显示； 正文字体大型不统一，失去规范； 没有落款，没有收件人称谓； 完全不分段，所有内容罗列在一起，不方便阅读者理解； * * 新建邮件—签名 签名格式（或落款）是邮件发送者事先写好的联系资料，它主要包括姓名、职务、电话号码（含分机号码）、传真号码和邮箱等，这些是落款中必须包含的典型资料。落款可以事先建好，这样，当新的邮件写完时，它会自动插入到邮件底端。落款可以使接收者直接得到发送者的准确联系资料。 电话号码：010-6439 1515；139-1197-1660 * * 回复和转发邮件 原则上应该保留原文，以便于阅读者理解事情原委； 可以在原文上给予批注，以逐条答复； 单独回复且没有抄送时，可以省略收件人称谓和/或落款； 对外公文及对上汇报时，建议按完整格式回复，不要省略任何部分，以示重视； 转发email且无任何评论时，可以用缩写FYI (For Your Information). 转换话题是应该变更主题。 * * 附件 常见附件问题有： 对外交流应该用英文命名附件； 名称应该可以体现内容； 尽量控制附件的容量，建议不超过2M； 使用WinZip压缩 * * 安全性 在确认安全前，不打开陌生人发来的邮件； 熟人的邮件，但是邮件的附件是一些可执行文件，如.exe, .bat, .com, .vba等，请不要打开它，这有可能是病毒发出来的邮件，而不是出自你的熟人之手。 如果病毒已被接收并已影响了系统，请立即通知系统管理员。 如果你的电子邮件系统已安装了防病毒程序，那么起码应该每周更新一次病毒定义文件。 * * 其他注意事项 不要在生气的时候写邮件，等上一天，冷静一下，做到通情达理，也可考虑让别人来修改一下你的邮件。 不要在邮件中挖苦对方，可能你会认为这样很聪明，但接收者会感到反感。 邮件要有清晰的主题，这