秘书学复习材料.docVIP

秘书学的学科性质 一门新兴的年轻学科 国外秘书学始于第二次世界大战之后。而国内的秘书学则始于改革开放以后。随着社会政治、经济、文化、科技的飞速发展，秘书的社会需求不断增大，促使人们不断去了解总结秘书工作的规律与特点，以便更好地做好工作。 一门综合性的学科 由于秘书工作是与领导的管理工作紧密联系在一起的，所以各个社会实践领域里的管理与领导活动都与它有所关联，特别是管理科学与领导科学的成功都会对秘书学的发展产生积极的影响。这样的结果使得秘书学这门学科具有了理论上的兼容性。 一门应用性的学科 由于秘书学是以秘书活动作为研究对象的，并且又是从秘书实践中产生的，所以现实生活中，秘书的实践工作经验对秘书学的发展有着重要的影响，而秘书学的研究成果对于秘书工作的改进与提高业产生积极的促进作用。 什么是秘书 1、如何理解秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员。 (1)秘书活动的根本对象是领导者 任何一种职业活动，都有明确的对象。那么秘书活动的对象是什么呢?是接打电话、接待来宾、处理文件、安排会议等事务吗？当然不是。因为这些不过是秘书活动的具体方式和手段。秘书人员运用这些方式和手段的目的，在于为领导活动提供全面服务。 那这里所谓的领导是一个群体还是个人呢？那么这里的回答基本可肯定的大多数的秘书都是为领导群体服务的。只有个别的私人秘书除外。所以大多数秘书存在不仅要服务本级领导还要为更高领导者服务的问题。但本级领导者和领导机关是秘书服务的直接对象。此外，秘书活动的根本对象，除了通常意义上担任领导职务的机关和企事业单位的首长外，还包括以私人名义雇聘秘书的个人。这些个人相对于他们所雇聘的秘书而言，也是领导者。 ⑵秘书活动的根本职能是辅助管理 现代领导学告诉我们，领导者职责是对自己所辖的系统进行正确有效的决策、计划、组织、指挥和协调，概言之，就是对所辖系统实施有效的管理和控制。那么要达到有效的管理与控制，关键要把握住什么呢？信息，并且应该是正确有效的信息。 领导者决策的信息主要来自哪里呢？有两个方面：一方面是从外界输入的有效信息，如上级的指令信息和其他相关系统的信息；另一方面是从受控系统反馈的信息。一旦信息环流的过程中途发生阻塞、断路，或者受到其他的干扰，就会影响领导管理控制系统的正常运作，甚至导致整个组织的瘫痪。然而，信息本身并不具备运动的能量。它必须借助某种载体和外力，才可被传递、被感知、被利用。那这种载体就是我们日常各级组织活动中的文件、会议、电话、传真、电子文书等等。而这一切正是靠秘书这一外力来推动的。因此如果没有秘书人员收发文件、组织会议、接打电话、处理传真、操作电脑，那么，领导管理控制系统的信息一刻也无法运行。也许有人认为，没有秘书，领导者照样能够亲自传递处理信息。殊不知，在现代信息社会，任何一个领导管理系统，一旦失去秘书系统的支持，没有秘书人员和秘书机构为其提供信息服务，便无法建立高效的决策、控制机制，难以在激烈的竞争中取得优势。从这个意义上说，没有现代秘书活动，就没有现代科学领导与管理。秘书活动的所有职能归结到一点：就是辅助领导者实施管理。秘书活动的一切评价，都必须以是否有助于领导者实施管理为根本的标准。 ⑶秘书活动的根本方式是处理信息和事务 任何一种社会职业的活动，都有其独特的活动方式。秘书活动的基本方式是处理信息和事务。那处理信息和事务是否是一回事呢？他们之间的关系如何？ 秘书接打电话、安排会议、接待来宾、处理文书、操作电脑等具体事务，都同信息处理相互交融、相互依存。无不是为领导者和领导机关实施管理提供信息保障。因此，秘书活动的过程，本质上就是处理信息的过程。而与领导活动决策活动直接相关的信息处理包括有调查研究、提供方案、督促检查、协调管理等。由于信息必须通过声音、文字、图像、数据等载体，电话、文件、会议等方式才能表现出来，因此秘书活动中的信息处理过程，又必然表现为秘书处理事务的过程。所以实务，又都同信息处理相互交融、相互依存。离开了秘书实务，信息处理便无从着手；同样，离开了处理信息，秘书实务就失去了方向，显得毫无意义。 当然秘书实务与处理信息也有区别。首先，秘书实务只能为信息处理提供物质基础和技术保证，不能完全代替信息处理。信息处理不仅需要通过秘书实务来实现，同时也需要秘书主体的智慧、能力。知识贫乏、能力低弱、思想保守、观今陈旧的秘书，不可能向领导者提出有价值的意见、建议和方案。 其次，秘书实务繁、多，杂、碎，并不是每一项秘书实务都同处理信息直接相关。比如为领导者改善工作环境、解除领导者生活上的后顾之忧等方面的事务，便与为领导者处理信息无直接联系。然而从总体上考察，处理信息与办理事务作为秘书活动的两种根本方式，都是辅助领导者实施管理的基本手段。 ⑷秘书活动的根本性