企业档案信息化系统的目标与实现.docVIP

企业档案信息化系统的目标与实现 　　企业档案信息化是指在企业档案管理活动中，全面应用现代信息技术，对企业档案信息资源进行有效采集、管理和提供利用服务。从系统原理、控制原理的角度来说，企业档案信息化系统应包括以下环节。 　　一、企业档案信息化管理系统的目标 　　档案信息是企业原生信息源，随着经济发展其重要性正日益凸现出来；而计算机及网络技术的迅猛发展和广泛应用，使信息获取和传递方式都发生了根本性的变革。在对传统管理模式进行扬弃的基础上，档案部门通过网络及时、准确地向企业各业务部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务，在真正意义上实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务，是企业档案信息化系统的最终目标。 　　二、全面系统采集有效信息 　　是保证系统目标实现的前提 　　为实现企业档案信息化建设的目标，应建设一个档案信息资源丰富、现代化水平较高的档案管理体系，形成涵盖企业生产、研发和市场等领域的信息应用系统。在信息采集方面，该系统应能够实现信息的全面、自动、实时采集。档案工作人员应根据完整性、准确性、适应性等标准及时对系统自动采集到的信息进行鉴别和筛选，将其中应作为档案永久保存的部分，交由档案信息化系统自动批量地提取档案著录项，标引出分类号和主题词，并将文件保存在相应的档案信息数据库中，至此一份电子档案正式形成。 　　三、准确加工处理信息是保证系统目标实现的基础 　　未经加工处理的档案信息，要么偶尔发挥极其有限的作用，要么终年沉睡在档案数据库中不为人知，在真正意义上实现档案信息化建设为企业经济利益最大化服务的功能更是无从谈起。因此，只有从企业档案信息化工作的完整意义出发，针对一定题目，对分散无序的信息进行加工，使之有序化系统化，才能实现系统的最终目标。 　　这里所说的分散无序的信息是相对而言的。虽然对系统自动采集的信息进行鉴别以决定是否可以作为档案永久保存时，已依据信息的完整性、准确性、适用性进行了筛选；但这种筛选是针对单个的、具体业务活动而言的；而针对档案数据库整体内容考察，就会发现很多信息在内容或结构上还处于无序状态，给信息有效利用带来诸多不便。也就要求档案人员对信息进行进一步的加工和有序化整理，以提高信息密度和传递速度，为企业经济技术决策提供可靠的依据。 　　四、多形式输出档案信息是保证系统目标实现的关键 　　在企业档案信息化系统中，全面系统采集有效信息，并对其进行必要加工，主要是为实现信息的有序化存贮；换而言之，是为实现系统目标做好准备工作。至于系统目标的实现关键还在于：以何种方式不失真不滞留地将档案信息输出给广大用户。 　　1.开展广泛的档案信息网上借阅服务 2.举办网上档案展览 3.注重档案信息咨询服务 　　根据控制原理，企业档案信息化系统的信息反馈，是指信息化系统输出的档案信息，经过与外部环境作用后，其输出效果返回档案信息化系统，并由此引起系统各项工作内容、规章制度的调整，以期更好地实现系统目标的过程。反馈控制的基本过程如下： 　　1.搜集反馈信息 2.对积累的信息分析整理，宣传档案信息化工作取得的成绩，总结存在的不足并提出整改措施 3.对反馈工作定期总结，使其自身不断完善，从而保证系统目标顺利实现 - 4 -