应用文写作第2章.ppt

第一节 公文的性质 公文的含义和特点 《国家行政机关公文处理办法》和《中共中央机关公文处理条例》是现行对公文进行界定的依据。各级机关和企事业单位以及社会团体的公文都依此为标准。 公文是管理过程中形成的“具有法定效力和规范体式的文书”，是进行公务活动的重要工具，是传达贯彻党和国家的方针、政策，施行措施，答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。 第一节 公文的性质 狭义的公文指的是《办法》所列的13种公文。即 法定公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 公文的特点 政治性； 法定的权威性和强制性； 法定的规范性； 特殊的处理办法。 第二节 公文的形式要素 公文的法定处理原则 内容是实事求是、精简、准确、及时、安全； 形式上规范，符合《办法》和《条例》的规定。 公文处理程序 发文：制发公文的环节，草拟、审核、签发、印制、用印、登记、分发； 收文：处理公文的环节，签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、存档； 第三节 主要文体的功能与结构规范 报告的功能 报告的基本功能：报告是一种行事文体，是下级机关向上级呈送的陈述性上行公文。基本功能是汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问。 报告的分类：工作报告（以汇报工作的进行和完成情况为主。一是全面性的，二是专题性的）；情况报告（向上级反映工作中的新情况和新问题以及重大和特殊的事件）。另外，还有建议和答复报告，它们相对比较好把握。 第三节 主要文体的功能与结构规范 报告的结构要素和组合形式 报告的特点：重在反映事实（公务活动的情况和存在的问题），为上级的决策提供意见和建议；体现上下级的交际关系，争取理解、支持、指导；报告读者是上级，文章多用叙述、说明，语气谦和，措辞、提法、表述与上级保持一致。 正文的内容要素和组合形式：工作报告和情况报告一般采用“总——分”结构；建议报告和答复报告采用因果结构。 请示的功能和结构规范 请示的功能 请示是一种行事公文，是下级向上级呈送的呈请性上行公文。基本功能是向上级请求指示、批准。它是法定公文中唯一明确规定上级必须答复的文种。 请示的分类：请指请示（下级向上级请求答复和指示。多涉及到政策法规上的问题，需要上级明确指示答复，才能执行。特点是以反映情况，提出问题为主）；请准请示（下级向上级请求批准或审定事项。多涉及人、财、物等具体问题，需上级的支持、协调和帮助。特点是以事实和问题的陈述为理由，阐述自己的意见、办法和方案）。 请示的功能 3、请示的特点：请示是办事程序的法定环节，必须事前行文，在请示中不仅要陈述理由，而且要明确请求上级指示和答复，在很多情况下还要提出自己的具体要求和意见，以便上级参考；一文一事；要表现对上级管理权的认可和服从，争取上级的支持和帮助，不能多头主送；行文多用叙述、说明，在尊重上级的同时，也要表达希望尽快批复的愿望。 通知的功能与结构规范 通知的功能 通知是一种知、行兼具的公文。基本功能是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关公文，发布规章，传达要求下级机关办理和有关单位周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。通知功能多，多为下行文，有时也作平行文，是公文中使用频率最高的文种。 通知的分类：批转性通知（以发布、转发、批转另一文件为目的。标题较长，正文较短）；指示性通知（布置指导下级开展工作，提出任务，阐明工作活动的原则和方法）；知照性通知（传达信息、告知事项，不需要执行和办理） 通知的功能与结构规范 通知的种类：会议通知；任免或聘用通知。 3、通知的特点：通知最重要的功能是知行功能，而又以认知功能为主，因此，必须将告知事项和有关信息说明交代清楚。其中，知照性通知和任免通知是单纯的认知文体，其余则有执行内容，因此，除了告知信息，还要讲清楚执行要求，体现行事功能。内容具体、明确，语气平和。一般不使用强制性语气。 通报的功能与结构规范 通报的功能 通报是认知文体，属于告知性下行公文。基本功能是表彰先进，批评错误，传达重要情况。 通报的分类：表彰性通报；批评性通报；传达性通报。 通报的特点：通报的主要功能是认知功能。它要突出陈述客观事实，确保信息的真实性；表明发文机关对所陈述事实的态度、立场和评价；内容以叙述为主，兼有议论、说明，语气平易庄重。 会议纪要的功能与结构规范 会议纪要的功能 会议纪要是一种认知和行事功能的公文。基本功能是记载、传达会议情况和议定事项。作为记载有备查的作用，作为传达则有告知或行事的功能。 分类：例会会议纪要（记载例行会议定的事项，即可备案，也可下发，内容简洁，议定的问题较多，互相可能没有联系）；工作会议纪要（各类会议均可，内容一般较长，但有明确的主题或议题，既有意识的观点、看法，又有操做的措施、方法等，学术性会议纪要还有各种