档案局培训课件.docVIP

文书档案管理工作 什么是文书档案？ 文书档案的种类和作用 文书档案工作 文书档案工作的性质 1文书档案工作是一项专业性的工作 2文书档案工作是一项机要性的工作 3文书档案工作是一项服务性的工作 文书档案工作的主要环节 1收集工作； 2整理工作； 3编目工作； 4保管工作； 5统计工作； 6鉴定工作； 7利用工作。 文书档案收集工作 1编制文书文件材料归档范围（和确定文书档案保管期限） 2对收集工作的要求： 以本单位内设机构为单位开展收集工作 严把归档文书文件质量关 A完整性、系统性审查: 如请示和批复、函和复函、报告和批复等是否齐全；一次会议形成的系列文件是否齐全；一项工作从工作安排，到实施方案的制定，到具体实施，直至工作结束形成的一系列文件是否完整齐全；一份文件从定稿到印件及附件是否齐全完整；系列刊物如工作简报等是否齐全等。 B内容准确性审查： 如文件是否正稿；文件签署是否完备；有无印章等。 C形式合法性审查： 如文件格式是否符合要求；文件是否原件；字迹是否符合要求等。 文书档案整理工作（以件为单位的整理方法） 1、文书档案整理工作原则 归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 2、文书档案整理工作流程 定件——装订——分类——排列——盖归档章——编件号——填写归档章内容——编盒号 3、定“件” （1）正确理解归档文件的“件” “件”是《石家庄市归档文件整理规则实施细则》确定的文书档案的最基本保管单位，相当于传统文书档案整理的基本保管单位——案卷。在文书档案整理中，“件”通常绝大部分即是自然件（即单份文件），而需要重新界定的“件”，只是为了方便整理和利用的需要采用的一种补充形式。在实际操作中，界定“件”既要有原则性，又要有灵活性，兼顾到简化整理和便于检索。《实施细则》规定了几种“件”的界定方法： A以自然形成的每份文件为一件；如图所示： B文件正本（包括附件）与定稿为一件；如图所示： C原件与复制件为一件；如图所示： D转发文与被转发文为一件；如图所示： E报表、名册、图册等一册（本）为一件；如图所示： F来文与复文各为一件；如图所示： G会议记录、会议纪要以每次为一件。如图所示： （2）关于文件底稿（定稿）问题。 文件（包括正式发文和其他应归档材料）定稿如果是计算机打印的，并且没有修改笔迹，与正本内容一致，只将文件签发单附在正本之前归档即可。签发单图示： （3）关于无纸办公问题。 已实现办公自动化，在本单位内部取消纸质文件的，应将应归档文件通过计算机打印设备打印出纸质文件，并按发文程序由领导签字并加盖单位公章后存档。 （4）关于电子文件归档问题。 电子文件的归档与管理按照《石家庄市电子文件归档与管理办法》的规定办理。 4、装订 （1）装订要求：以件为单位进行装订。装订时，应做到：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后。如图所示： （2）属于永久和30年保管的档案材料，装订时应去掉金属物，使用棉线沿文件左侧装订线进行装订。如图所示： （3）属于10年保管的档案材料，装订不做统一要求。 5、分类 年度——保管期限分类法。 即先按归档文件的形成年度，将同一年度形成的文件集中在一起，形成一类（即一级类目），再在同一年度内，按照归档文件的保管期限将同一年度内的归档文件分为永久、30年、10年三类（即二级类目）。如图所示： 年度——保管期限——机构（问题）分类法。 略。 6、排列 （1）归档文件的排列要求。 要符合文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，在最低一级类目内进行排列。 （2）排列方法。 事由原则：事由是一个比较原则的概念，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等。通过界定“事由”，使密切相关、参照性强的文件从实体上相对集中，可以进一步体现最低一级类目内归档文件之间的有机联系，方便检索和利用。 A 事由结合时间排列法。即同一个事由形成的若干件文件,在排列时，按照文件的形成时间进行排列，先形成的在前，后形成的在后。如图所示： B 事由结合重要程度排列法。即同一个事由形成的若干件文件,在排列时，按照文件的重要程度进行排列，重要的在前，次要的在后。如图所示： 7、盖归档章 归档章一般应加盖在文件首页上端的空白位置；如果领导批示或收文章占用上述位置，可将归档章盖在首页上端的其他空白位置。如果机关发文有文件签发单的，或收文有文件处理单的，可作为文件首页，在其上加盖归档章，以更好地保护文件正本的原始面貌。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可以在文