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论中小学图书招标采购质量控制_图书馆管理论文 论中小学图书招标采购质量控制_图书馆管理论文 ［摘要］从中小学图书采购现状出发，分析当前中小学图书 招标采购中存在的问题，提出加强图书质量控制的策略。 　　 ［关键词］中小学；图书采购；招标；质量控制 　　 　　1 引言 　　 　　 图书采购招标对中小学选择优质书商、降低购书成本、获取更多配套服务、增加采购透明度 等产生了积极作用。但是，由于中小学图书招标采购推行时间较短，缺乏必要的质量标准和 规范控制措施，在招标过程中存在一些不容忽视的图书质量问题。为了加强中小学图书招标 质量控制，笔者对2003年珠海市中小学实行图书招标以来的49个图书采购项目进行统计分析 ，找出了图书招标中存在的问题，并提出了加强质量控制的策略。 　　 　　图书招标采购存在的主要问题 　　 　　采购书目亟待完善 　　 2.1.1书目来源不当。图书馆的藏书既要考虑单种图书的质量，又要考虑整个图书馆的藏书 结构，因此，只有熟悉 馆藏的采访人员才能把握好采购需求。但在电话调查的15家单位的27个招标项目中，竟有18 个项目的采购书目不是图书馆提供的。由多家书商提供优质采访书目供图书馆筛选，有助于 采访人员更好地了解当前出版发行动态，扩大图书的选择范围，但是这18个采购项目的书目 大都由单一投标商提供，而且大部分是书店积压的利用价值低下的库存书，有的采购单位甚 至不加选择，全部照搬，例如，在一个EXCEL格式招标目录上，工作表名称还写着“0306库 存”。 　　 2.1.2书目质量差。 以30个询价招标的书目为例，书目质量差，主要体现在以下几个方面： 　　 （1）小册子、丛书过多。如表1，丛书所占经费超过总购书经费80%的书目 有10个 ，占了1/3，其中有两个书目几乎都是小册子和丛书，比例高达96%。 　　 　　（2）缺乏优秀出版社的图书。出版社的优劣很大程度上左右着图书的品质。在30 个书目中 ，有9个未注明出版社。在注明出版社的21个书目中，有7个书目大都是小出版社质量不高的 图书，而包含较多优秀出版社图书的书目仅有5个，尚不足1/4。 　　 （3）图书老化严重。出版时间是判断图书利用价值的重要依据之一。一般图书的半衰期为5 ～10年，随着出版时间的增长，图书的利用价值不断下降。在30个书目中只有4个注明了出 版时间，从表2的统计数据可以看出，这4个书目新书少，图书老化严重。 　 　　（4）重复现象严重。同一书目多次出现，不同出版社的同种图书重复采购。如一个书目中 某丛书包含14种图书，每种图书都在目录中重复出现3～4次，每次出现时各种图书的复本量 有所不同，但将这3到4个地方的复本量相加，每种图书的复本量均为10册，是否有意而为不 得而知。 　　 （5）复本过多。中小学图书馆经费比较紧张，应尽量做到种多复本少，从而以相同经费购 入更多的图书品种。但相当一部分书目复本过多。例如，某书目有图书806种，其中复本量 超过10册的就有537种；又如另一书目中《青少年法律小知识》复本竟多达50册。如此不切 合实际的复本量使图书利用率大幅下降。 　　 2.2招标要求不完善、不合理 　　 招标文件是否完整、严谨、科学，将直接影响招标采购的质量，也是招标成败的关键。目前 ，招标文件在以下几个方面有待进一步完善。 　　 （1）时间要求。为了避免中标商拖延图书到馆和上架时间，规定合理的到书周期和加工周 期是必要的。但是，在49个项目中，只有28个提出时间要求。而且，有些即使规定了时间， 也缺乏可行性。如某项目要求4天内完成，但中标商订货需要时间，物流需要时间，加工需 要时间，4天完成是不现实的。 　　 （2）到书率。制定合理的到书率可防止中标商选择性地提供图书，从而保证图书品质。［1］但以询 价采购为例，30个项目仅有17个提出到书比例要求，1个58%，3个80%，10个90%～95%，3个10 0%。图书的出版发行有其自身规则，难免会出现断货、停版等现象，因此， 要求中标商按书 目100%配齐图书是不现实的，即使90%也困难，而58%的过低到书率又容易使中标商不提供进货成本高的图书，从而影响图书品质。 　　 （3）服务要求。招标的竞争机制使图书馆可获得更多配套服务。图书馆应将部分业务，如 编目加工等作为配套服务要求书商提供，使图书馆可以集中更多人力从事读者服务工作，更 好地提高服务质量。［2］但是，以询价采购为例，只有10个项目提出了相应的服务 要求，仅占1/3。而10个项目中，7个服务要求过于笼统，只简单地要求 录电脑、贴书标、贴条码，对于数据 加工人员资历、服务质量没有提出具体要求，服务质量难以保障。 　　 （4）投标报价上限。降低购书成本是图书招标的主要目的之一,制定合理的投标报