传真系统使用手册.docVIP

BrookFax 传真系统 用户使用手册 科技助人 诚信为本 (企业版本) 地址::深圳市福田区深南大道嘉麟豪庭B座2003室 邮编: 518026 目录 一、前言 3 2.1 打印设置 4 2.2 专线设置 4 2.3 BrookFax智能无纸传真系统之间通信 5 2、系统主界面 5 3、发送传真 6 3.1 WEB方式发送传真 6 3.2 EMAIL方式发送传真 7 3.3虚拟打印机方式发送传真 9 4、接收传真 10 4.1、IE或客户端软件接收传真 10 4.2、通过邮件接收传真 11 5.1、添加单个联系人 12 5.2、添加群组联系人 13 5.3、从地址簿中选择联系人 14 5.4、发送传真选项 14 6、电子图章功能 14 6.1、创建图章 14 6.2、使用图章 15 7、 设置传真的审核流程 16 7．1建立传真审核流程 16 7.2 应用传真审核流程 16 7.3、检验审核是否应用成功 18 8、 管理系统 18 8.1 新建用户与部门 18 8.2 系统设置 20 8.3邮件服务设置 21 8.4 拔号规则与路由 22 8.5费率与报表设置 23 8.6线路设置 24 9、传真资料的管理 25 9.1查看、下载和打印传真 25 9.2、自定义文件夹 25 10、查找用户传真 26 11、技术支持 27 一、前言 BrookFax无纸传真系统，是利用现有的计算机代替传统的传真机进行收发传真的系统；实现无纸化传真，极大地提高了工作效率，节省大量的纸张、墨盒和人力成本。BrookFax智能无纸传真系统，由硬件和软件两部分组成。硬件是一块美国Cantata公司研发的世界著名的Brooktrout智能传真卡；软件由博壳科技根据中国企业实际需求自主开发的BrookFax专业传真收发和管理软件。这个服务系统能支持多条线路，支持多个用户的网络上同时使用；可以对传真资源进行集中管理，实现高效稳定的传真自动收发。拥用Brookfax智能无纸传真系统您将赢得什么？ 专业传真收发能力 超强的传真处理能力，能处理大量并发的传真任务，支持多个传真端口同时收发传真。多个传真通道智能分配，避免了传真占线的情况，保证信息传递更加畅通 1.2 工作稳定、安全、保密 为了可靠的高效性能，BrookFax智能无纸传真系统支持全世界最著名的Brooktrout智能语音传真卡，Brooktrout传真卡在每个电路上都装有Brooktrout的独有的独立微处理器。卡上每个通路都是独立的。不占用CPU资源而能使达到最大的数据传输吞吐量。 系统具有高效的安全保密性；重要传真文件可备份；所有用户只能看到自己的传真；系统保留所有用户传真收发的记录，方便跟踪传真方向。 1.3 节省人工、节省时间、提高效率、有效管理传真资料 您不需要专门人员来收发传真，只需您动一下鼠标即可。您不需要在传真发送时等待它的结束。您可以将同一份资料同时发给多个客户。您不必担心您发的传真资料会丢失。电脑会为您妥善保管。 1.4 提供传真发送状态实时记录 您不必担心您的传真对方是否收到，电脑会给您提示。您可查看给哪些客户发了哪些传真资料，以了解发送情况，利于布暑公司计划。 1.5 无纸收发 电脑里的文件无需打印可直接发送，节省耗材。接收的传真直接保存为电子档，传真24小时自动接收，您不再害怕垃圾广告浪费您的纸张。 1.6 群发传真 当一份传真要发给多个客户时，我们可以将预先保存在地址簿中的客户名单加到待发送列表中，BrookFax传真服务系统就会自动将该传真文件发给所有的客户。传真群发减少了重复操作的环节，节省了时间，提高效率。 1.7 语音提示、智能路由分配 BrookFax智能无纸传真系统根据线路设定或语音提示输入分机号码等路由功能，把接收到的传真自动分发到用户传真信箱。发传真时如果对方是人工接听。系统可以播放事先录制好的语音提示内容，提示对方接收传真。传真可转发给BrookFax系统的每个用户，也可发给用户指定的E-mail邮件信箱 1.8 操作方便、传真失败自动重发 传真系统操作界面设计吸收了Windows Explorer和Outlook Express的优点和使用习惯，使用户不学自会，操作自如，收发传真就像收发email一样简单方便。传真因各种原因发达失败，系统可根据用户设置参数进行自动重发；如在对方线路忙时，传真难免会发送失败，您可以设置多次重发。 1.9 地址簿 地址簿管理联系人信息，您还可以将联系人分成组，当您要给一组联系人发送同样内容