会议制度,VQP.docVIP

 会议管理规定 1 范围 适用于公司全体员工。 2 术语和定义 3 职责 3.1 企划部负责公司会议的统筹协调及本规定的执行监督。 3.2会议提拟人或主办部门负责对会议的组织工作，并有权对违反本规定的行为提出捐款处理。 4 会议分类汇报上周工作完成情况，着重介绍在过程中出现的问题。 按照工作要求和指标提出下周工作计划。将工作的最新动向与会人员通报。5.1会议提拟与审批5.1.1公司月度例会无须提拟和审批。5.1.2公司临时行政会议、公司年度由直接提拟5.1.3部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。5.2会议计划与统筹5.2.1每月28日前，确定下月计划召开的临时行政会议，统一报审批后，汇同公司月例会编制《月度会议计划》，于发放至各部门负责人。5.2.2凡已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请调整会议计划。未经同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。5.2.4会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。.3.1会议通知遵照以下规定：已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通知，由部门按计划表直接通知与会人属下列情况之一者，按谁提拟，谁通知的原则进行会议通知：未列入月度会议计划而临时提拟的虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明其它提拟人认为应另行通知的情况。会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会服务提供部门会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。会议的其它准备工作遵照以下规定：会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案等）准备的组织工作做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等公司级会议服务统一归口负责。5.4会议组织5.4.1 会议须遵守以下规定：应不迟于会前5分钟到达会场检查会务落实情况，做好会前准备。主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间明确。5.4.2与会人须遵守以下规定：应准时到会，并在《会议签到表》上签到。会议发言应言简意赅，紧扣议题遵循会议主持人对议程控制的要求。遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场做好本人的会议纪录。5.5.1由会议召集人负责会议纪要工作，并在会后按规定程序进行审批签发。 5.5.2会议决议、决策事项须会后跟进落实主持人指定。5.5.3董事长主持的会议的会后跟进工作原则上由落实，另有指定的，从指定。5.5.4会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。本由负责解释。6.2本由批准后生效，自之日起执行。月度会议计划 QGL/YKS 11.006-2010(S) 1 2 5 东 莞 智 通 制 模 有 限 公 司 会议管理规定（试行） 2011年5月17日发布 2011年5月18日实施