会所总务、采购、验生管理流程.doc

编 号 B01 作业项目 请购作业管理 作业程序及控制重点 依据资料 一、作业方式 生鲜食品请购： 各厨师长根据菜单上所需要准备之材料，通知资材人员由其依各大类别逐一编号，而成生鲜食品之主档。 生鲜食品请购分两大类：一为各厨房直接进货，包括鱼肉蔬果方面；一为仓库库存补充，包括冷冻食品及干货类。餐厅厨房直接进货部份，每日成控人员会提供生鲜食品请购单一式三联（Marketing List）给厨房人员，在规定时间以前，由餐厅厨师长依据业务需要及库存情形填写请购单，除一联自留外，另二联交由采购单位进行采购作业。 花卉之请购： 花卉依需要量请购，由成本控制人员提供花卉请购单一式三联予花房人员，花房人员预估需要花材之种类及数量填入花卉请购单，除一联自留外，另二联交采购单位进行采购作业。 仓库库存品请购： 仓库请购大致分为两种：一为食品类，以生鲜食品请购单方式订购；另一为用品类及烟酒类，以仓库请购单（Purchase Request-Storeroom）请购。 为节省请购、采购的作业程序，并考虑资金运用及库存空间，仓库管理项目皆依一定之原则决定采购点及采购量。 食品干货固定每周依估计需要量统一订货，若订购项目有所增减，则厨房应随时通知仓库，一般用品与烟酒类原则上一个月请购一次，由仓库填写仓库请购单，一联由仓库自留，另二联依核决权限核准后送采购单位采买。 一般物品请购： 一般物品请购单（Purchase Request-General）计一式三联，系由第一次购买之项目、或非仓库库存项目使用。 请购单位依需要填写请购单，依核决权限适当核准。 核决权限办法 存货编号办法 生鲜食品请购单 （Marketing List） 花卉请购单 仓库请购单 （Purchase request - Storeroom） 一般物品请购单 （Purchase Request General） 编 号 B01 作业项目 请购作业管理 作业程序及控制重点 依据资料 经适当核准之请购单传回采购部，由采购人员于采购单上编写序号后，将一联交还请购单位，另二联则进入采购程序。 小额采购作业： 小额物品采购申请单一式三联（Purchase Request Fractional Item），系针对非仓库库存项目且采购金额在肆佰元以下者。 请购单位依需要填写小额物品采购申请单，经部门主管签名核准后，即送交采购部进行采购程序。 工程仓库之请购 工程部仓库管理人员应控制库存料之库存量，并视材料性质决定维持安全量之订购点。 在需要请购时，填写工程仓库请购单一式三联，依核决权限规定经适当核准，最后送采购部，由采购部收件编号，退回一联由工程部自留。 二、管理重点 请购流程是否皆遵照会所规定办理。 各项请购是否皆依核决权限适当核准。 各类请购单之使用是否合乎会所规定。 生鲜食品及仓库库存之请购数量应考虑实际需求，以避免浪费。 小额物品采购申请单 （Purchase Request Fractional Item） 工程仓库请购单 （Purchase Request Engineer Storeroom） 编 号 B02 作业项目 采购作业管理 作业程序及控制重点 依据资料 一、作业程序 生鲜食品及花卉之采购作业： 比价： 由于生鲜食品之市场价格变动频繁，通常由采购人员会同厨师长及成控人员作定期之市场访价，作为议价之依据。 采购部针对一定期间较常使用之蔬果类及海鲜食品皆定期安排标单议价作业。由采购部选定较可靠之供货商，提供所需食品之生鲜食品估价单，由供货商投标后，选择质量价格最符合会所需要者，作为此一期间之固定供货商。 采购人员将选定之供货商及价格填入生鲜食品估价单，并经适当核准后，将做为订货之依据。 花卉之比价程序与生鲜食品同。 采购： 采购人员将每日取得之生鲜食品请购单上之请购数量输入计算机，打印厂商别之生鲜食品采购单一式二联，一联据以叫货，另一联连同生鲜食品请购单交验收人员作为次日收货之依据。 杂货类之采购由采购人员与厂商议价后，将单价输入计算机作为日后采购之依据。当采购价格改变时，采购人员需填写商品变价表说明理由，经采购部门主管核准方可采购。 花卉之采购程序与生鲜食品同，并定期以标单议价方式决定购买价格。 仓库库存品采购作业： 由于仓库之采购属定期例行性采购，每次采购价格原则上应与计算机中之单价相同，若有涨价情形，采购人员针对涨价项目进行比价议价。 依据经核准之仓库请购单订货。 一般物品采购作业： 采购人员依使用单位所填写之一般物品请购单中需要条 核决权限办法 生鲜食品比价、议价办法 生鲜食品估价单 生鲜食品采购单 商品变价表 一般商品比价、议价办法 一般物品请购单 编 号 B02 作业项目 采购作业管理 作业程序及控制