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第二章 办公环境和人员管理 第一节 办公环境管理 第二节 文秘人员的管理 学习目标及任务： 了解：办公环境对秘书工作效率的影响； 熟悉：办公室环境管理的内容。 了解：文秘人员的着装要求； 熟悉：文秘人员行为管理的内容； 掌握：文秘人员工作管理的内容。 看一看： 小案例 某天，有个顾问到一家公司去拜访，看到公司非常凌乱，显然没有清扫打理过。于是，他就问这家公司的老板为什么会这样的，老板告诉他说：“公司的日常清洁工作是请专职清洁公司清洁的，平时清洁公司会在早晨9点钟派清洁工来打扫卫生，可今天有事不能前来。” 听了这话后，顾问就觉得诧异了：“那你的秘书呢？她不在吗？” 老板说：“在啊。” “那她为什么不举手之老啊？”顾问更无法理解了。 想不到老板一脸苦笑说：“她说她是秘书，不是清洁工。” “秘书固然不是清洁工，但创造一个整洁舒适的环境却是秘书应尽的义务。”顾问意味深长地说道。 第一节 办公环境管理 一、 办公室全景 （一）办公室的含义 1、广义的：泛指一切办公场所。 2、狭义的：是指某一类职业人员的办公场所。 3、特指的：党政机关、企事业单位内的综合性办事机构。 （二）办公室的种类 1、小办公室 优点：彼此独立，拥有自己的工作空间； 缺点：彼此之间联系不紧，缺乏交流，资源浪费较大。 2、大办公室 优点：节省空间，空气流通，共同采光好，人员之间联系方便。 缺点：相互干扰，同时，也不利于保密工作。 3、公寓式办公室 二、办公环境对秘书工作效率的影响 1、作业方面 2、生理方面 3、心理方面 三、办公室环境的管理原则 1、方便 2、舒适整洁 3、和谐统一 4、安全 四、办公室的环境布置 （一）办公室空间设计 （二）办公室的视觉环境管理 1、覆盖物 有效的使用颜色 地板 2、照明 尽可能采用自然光照明，注意光线不能太强。 （三）办公室的听觉环境管理 1、消除噪音的来源2、用吸音的材料以减少噪音的影响3、适量音乐的播放 （四）办公室的空气环境管理 1、温度 2、湿度 3、空气流通4、空气的净化 （五）办公环境美化设计 1、办公室绿化 2、装饰办公室 （六）办公室的保健与安全环境 对秘书人员的保健方法 1、定期健康检查2、灌输卫生知识3、采取疾病预防4、保持环境整洁5、推行健身运动6、举办康乐活动　 文秘个人工作环境的要求 A、保持台面、地面、电脑、办公设备、家具、窗帘以及门窗墙壁等处的清洁； B、经常保持办公桌面的清洁、整齐、美观； C、电话按键和听筒，电脑键盘要经常用酒精棉消毒； D、来访者用过的茶具应及时清洁干净，并重新摆好，用过的一次性杯子应及时清理； E、保持电脑、电话等办公自动化设备的线路整齐，经常检查线路是否有破损情况，检查电源插头是否有松动等不安全的情况； F、报纸、杂志、资料、文件等要及时进行清理； G、每天下班前，要认真检查一下电脑、电灯、空调等是否关闭、抽屉、柜门等是否上好锁。 保持你的上司的工作环境的整洁 经常整理上司办公室和办公桌； 每天定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测温、测湿； 定期对上司的文件柜进行清理； 上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理； 经常对安全、卫生等状况进行检查。 保持你所参与的公共区域整洁 要保持上司会客室或会议室的清洁； 正确使用并注意维护复印机、打印机、传真机等办公自动化设备，保持周边的整洁； 对文件柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常清理； 对报刊、文件及公用的办公用品，用后要及时放回原处，保持整洁有序 。 第二节 文秘人员的管理 一、文秘人员的着装要求 （一）服饰得体：秘书不可忽视的一种修养 1、秘书服饰对个人的作用 （1）交往中得体的服饰可以让对方获得良好的第一印象 （2）得体的服饰可以增强秘书人员的自信心 （3）得体的着装可以展示秘书人员良好的文化修养 2、秘书服饰对企业的作用 （1）反映着企业的实力和经营理念 （2）得体的服饰展示着企业的独特个性 （二）秘书着装的具体要求 着装与职业环境和谐 与自身条件相和谐 服饰搭配和谐 1、着装与职业环境和谐 基本要求 男士：西装、夹克衫、休闲衫，T恤等。 女式：西装套裙、深色或浅色长裤等。 以舒适大方为宜。如可选择裤装、毛衫外加风衣或中长外套，或宽松的长裤、洒脱的西装外套，配上平时感觉最舒适的鞋子。 参加别人婚礼时 参加葬礼或吊唁活动时 保持大众化 切忌标新立异 2、与自身条件相和谐 服饰的款式和颜色要符合个人的年龄、身材和相貌。 年龄 年轻人:朝气蓬勃 中年人:稳重端庄 体型 体形瘦小者、纤细者