合同控制程序.docVIP

1 目的 为确保客户的需求和期望得到充分理解，保证整体体系有效运作，使产品满足顾客要求。 2 范围 适用于顾客要求的识别，合同评审以及与顾客的沟通、合同的管理。 3 职责 3.1 供销部负责组织有关产品的合同或订单的评审。 3.2 相关职能部门参与会签和会议评审 质检部主管负责对检测能力的评审 技术部主管负责对设计开发能力的评审 供销部主管负责对物资供应能力的评审 生产部主管负责对生产能力及交货期的评审 财务人员负责资金保障能力的评审。 供销部负责对满足合同要求的评审。 3.3 公司总经理负责合同评审中重大分歧的协调和行使否决权。 3.4　供销部负责与顾客的沟通。 ４ 程序 4.1合同的形成 4.1.1进行项目投标时，供销部需填写《销售项目立项申请表》，组织相关人员和部门进行评审，并将评审结论填写在《销售项目立项申请表》中，总经理负责审批《销售项目立项申请表》。审批通过后，由技术部配合销售部完成相关前期设计工作，执行《设计控制程序》。中标后，合同的评审、签订与管理执行本程序。 4.1.2对于直接形成的订购合同，在签订合同前，由项目部组织相关部门进行合同评审，执行本程序。 4.2 合同评审的方式 4.2.1 在向顾客作出提供产品的承诺之前需进行相应的评审： 4.2.2 会议评审：由供销部组织技术、生产、质检、财务等部门相关人员根据生产条件、物料供应、质量保证、交货期等方面的要求进行会议评审，总经理应参加会议评审。 4.3 合同或订单评审的内容 4.3.1 顾客的要求（包括：技术要求、质量要求、交货期、价格、运输及其它特殊要求）； 4.3.2 与产品有关的法律、法规、标准的要求； 4.3.3 公司实现顾客要求的能力（设计、制造资格，技术能力、生产能力、设备条件等）； 4.3.4 为满足顾客要求，公司应采取的组织与技术措施。 4.4 合同评审的实施 4.4.1 供销部组织技术、生产、质检、财务等部门人员根据生产条件、物料供应、质量保证、交货期等方面的要求进行评审，并在《合同评审表》上签署意见，也可采用通讯方式，但最终应在《合同评审表》上补签，供销部长审核，总经理批准后执行。（以上评审必要时，可请法律顾问参加评审）。 4.4.2 口头订单，销售人员应凭电话记录，采用传真、信件等书面形式交客户确认后，进行评审。 4.5 合同的签订 4.5.1 当《合同评审表》未能批准时，供销部负责与顾客沟通并达成一致，重新提交项目部组织评审，若未通过评审，则不能与顾客签订任何形式的合同。 4.5.2 当《合同评审表》得到批准时，供销部与顾客签订正式的供货合同或协议，并提交生产部。 4.5.3 合同的签订或审批人员，需由总经理指派。 4.6 合同的实施 4.6.1 对于有库存的产品，直接由供销部下达《销售发货确认单》，通知仓库发货。 4.6.2 对于定型的产品，由供销部向生产部下达计划进行生产，并进行跟踪。生产完成后，由供销部下达《销售发货确认单》，并安排发货。 4.6.3　送货人员送达货物后，需填写《送货签收单》。 4.6.４ 新产品执行《设计控制程序》。 4.7 合同变更 4.7.1　供销部及相关职能部门都应密切注视合同的执行情况，如发现现状与合同约定不一致时立即通知供销部，由供销部与顾客协商解决办法或修改合同。属下列情况之一者，供销部应立即以书面方式通知顾客并征得其书面认可： 由于国家法律、法规、和政策的变化，致使合同和协议不能执行或需要变更时。 由于不可抗拒的原因使合同和协议不能全部或部分执行时。 设计和制造中，发现原合同或协议中的某些要求不合适，并可能影响产品的使用性能或安全 运行时。 由于设计及制造方面的原因，需要用户在施工设计或安装程序上作相应变更时。 由于本公司的原因，致使约定的交货期可能延迟时。 合同要求，零部件在制造过程中发生让步接收需要确认时。 4.7.2 当顾客要求变更合同内容时，销售部应取得用户正式的书面文件。 4.7.3 合同变更时，供销部需立即填写《合同变更通知单》下发到项目部。由项目部组织相关部门对合同进行重新评审。 4.8 　评审后的合同，供销部合同管理员负责将合同及相关资料一起归档，并填写《销售管理台帐》。 4.9　合同评审形成的记录由供销部负责归档和保管，合同文本、相关记录和资料长期保存。 4.10　合同管理（评审权限、范围等）其他内容，详见《销售合同管理办法》。 4.11 相关文件的控制执行《文件控制程序》。 4.12 供销部与顾客的沟通与服务控制执行《客户服务管理制度》。 5 相关文件 5.1 ZY-01-003……《销售合同管理办法》 5.2 TSCX-05-001……《文件控制程序》 5.2 ZY-01-001……《客户服务管理制度》 5.3 TSCX-05-00