档案信息化建设的实践与探讨——以四川省疾病预防控制中心为例.pdfVIP

技术与市场 经营与管理 20l4年第21卷第8期 档案信息化建设的实践与探讨 — — 以四川省疾病预防控制中心为例 姜 涛 (四川省疾病预防控制 中心，四川 成都 610041) 摘 要：随着现代社会信息化发展 日新月异，档案管理带来了诸多新的观念和课题。要顺利 实现信息化条件下的档案管 理工作，就必须很好解决档案工作的新技术难题 ，构建档案工作信息化的崭新模式，更好地让档案事业适应信息时代社 会发展和需求。 关键词：档案信息化建设；信息时代；档案管理 doi：10．3969／j．issn．1006—8554．2014．08．172 0 引言 整理的档案案卷 目录、专题 目录等众多的 目录，统一到用计算 档案是指人类社会各项实践活动的真实记录，是第一手的 机编 目的办法上，建立科学的机读档案 目录检索体系。 原生信息 。它来源于人类社会的各项实践活动 ，是人类重要 5)在实践中应用较好的软件。中心档案室经过反复比较， 的历史文化遗产，其作用及价值越来越得到广泛的认识。但是 确定易用电子文件管理系统为中心单位档案管理平台，该软件 面对信息化、数字化时代，传统的档案管理模式遇到了严重的 能满足我们档案室人员的日常计算机管理要求 、符合中心档案 挑战，大量信息的存贮、电子档案的管理等具体问题 日益突出， 资料管理、提供完善而科学的安全机制、快速提供给中心各处 已成为档案管理发展中迫切需要解决 的问题。笔者从事档案 室的检索、查询和排序功能，检索者可按档案的任意字段查询。 管理工作多年，拟从以下几个方面进行阐述。 目前，我们中心档案室已实现 了馆藏档案的计算机管理， 1 计算机在档案管理中的应用 录入档案 目录33余万条，通过易用档案管理系统实现档案 目 随着档案管理现代化步伐的加快，计算机已经成为档案部 录在计算机上的检索利用、全文浏览、归档立卷以及准备开展 门最为重要的工作工具和管理手段，档案工作比任何行业或部 的借阅管理等。我们中心档案室力争以准确翔实的档案信息 门更加需要信息化、现代化。四川省疾病预防控制中心成立 以 资料，给中心职工宣传档案工作和提供利用档案信息资源。 来 ，按照国家颁布的 《全国档案信息化实施纲要》，中心档案室 2 档案信息化建设的过程 就开始把信息化建设作为档案基础业务重点建设内容。要实 档案信息化建设是以档案信息资源为核心，以网络化管理 现档案信息化 ，基础工作就是实现档案的计算机管理 ，发挥计 为基础，加快网络化建设。档案信息化建设应从基础做起，以 算机在档案管理工作中的重要作用。实现档案的计算机管理， 中心实际需要进行档案信息化建设。 改变过去用手工编写检索 目录的模式，使手工检索向计算机检 2．1 收集档案的过程 索的过渡。 中心档案室每年3月就通过中心局网要求中心各处室把 1)计算机档案管理的发展是计算机等新技术的社会化发 去年全年形成的档案交到档案室，档案室不仅要收集中心文书 展大环境中一部分，计算机应用的普及给档案管理的工作和管 档案，还要收集其他门类的档案，如有疾病中心特色的检验报 理方法带来巨大的影响。我们已经体会到，计算机在档案管理 告等，这样为中心档案高质量的档案信息服务提供范围很广很 中的应用，不仅带来了高效率和高质量，而且也改变了档案工作 坚实的数据基础。 的传统方式，例如，对著录标引的标准化要求，由于计算机文档 2．2 档案管理的过程 一 体化管理应用的普及，对档案信息的著录项 目提出了增加对 档案信息化必须积 累足够的数字化档案信息。如果没有 电子文件的生成、运转等管理性信息项