会展策划与管理 教学课件 作者 陈鲁梅 主编 王飒吕志元 副主编 第六章 会展现场策划与管理.pptVIP

尚辅网 尚辅网 第六章 会展现场策划与管理 第一节 会展开幕式现场策划与管理 一、展会开幕式的策划 （一）展会开幕式策划的要点 1.主题 2.时间和地点 3.程序 4.出席嘉宾 5.讲话稿和新闻通稿 6.应急预案 （二）展会开幕式创新策划技巧 1.名人效应 2.制造新闻事件 3.情境设置上创新 二、展会开幕现场的布置 （一）布置要求 1.确保安全 2.舞台搭建稳固美观 3.音响视频配置到位 4.人流的控制适当 （二）布置内容 （三）布置形式 三、展会的现场接待工作 （一）VIP接待 问题：VIP包括哪些成员？对于VIP的接待，应做好哪些工作？ 1.提前沟通，落实参会人员。 2.制定接待计划，派专人接待。 3.制定安全保卫计划。 4.考虑贵宾的坐席和排位。 5.安排好贵宾的开幕致词和剪彩的顺序。 6.根据需要配备翻译。 7.陪同参观展览。 （二）媒体的接待与管理 四、开幕式酒会策划 问题： 为什么举办开幕酒会？ 开幕酒会策划的基本内容有哪些？ 策划开幕酒会时应注意哪些问题？ 第二节 会展的布展与现场管理 一、办展机构的现场管理 （一）布展管理 1.展位画线工作 2.展馆地毯铺设 3.参展商报到和进场 4.展位搭建协调工作 5.现场施工管理和验收 6.海关现场办公 7.展位楣板的制作、安装和核对 8.现场安全保卫工作 9.消防和安全检查 10.现场清洁和布展垃圾的处理 11.预展 （二）展览期间现场工作管理 1.参展商现场联络和服务 2.观众登记和服务 3.公关和重要接待活动 4.媒体接待与采访 5.展览期间的设备设施管理 6.展会相关活动的协调管理 7.现场安全保卫工作 8.现场清洁 9.有关信息的收集整理 10.与场地部门结算 11.与有关方面商谈下一届展会的合作与代理事宜 12.为下一届展会招展预订展位 13.展会现场的其他服务管理 （三）知识产权保护 问题： 什么是知识产权？展会期间为什么要实施知识产权保护？ 1.知识产权的含义 2.会展中常见的知识产权侵权问题 （1）展品侵权 （2）软件侵权 ①会展现场以演示为目的的电脑使用盗版软件。 ②展品本身使用盗版软件以及销售盗版光盘等现象。 3.办展机构在知识产权保护上应采取的措施： （1）制定展品参展的有关规定。 （2）与参展商签署参展知识产权保证书。 （3）要求参展商提前自查展品。 （4）办展机构严格审查展品。 （四）撤展管理 1.展位的拆除 2.参展商租用展具的退还 3.参展商展品的处理和回运 4.展品出馆控制 5.展场的清洁 6.撤展安全保卫 二、参展商的布展及现场管理 （一）参展商布展 1.展台搭建 2.展台布置 常用的展台布置技巧有： （1）预先规划 （2）分类集中展示 （3）特设针对性展室 （4）根据买方心理布展 （5）实际操作演示 （6）夸张的立体陈列 （二）参展商的现场管理 1.展台环境 2.配备展台工作人员 （1）人数 （2）人员条件 （3）人员素质 （4）人员种类 3.接待客户 4.贸易洽谈 5.现场统计 6.其他相关宣传推广活动 7.展台资料 8.展览调研 9.其他细节管理注意事项 （1）展位应设有隐蔽的洽谈地方。 （2）善于利用组合式展览用具。 （3）展位的防盗及安全工作。 （4）注意知识产权保护。 三、观展商的现场管理 （一）展会参观指南 问题： 什么是展会参观指南？展会参观指南编写时应考虑哪些内容？ 1.展会的基本内容 2.展会的简短介绍 3.展区和展位划分与安排 4.其他有关图表 注意：简单明了，条理清楚。 （二）观展登记表 （三）展会证件 1.参展商证 2.布（撤）展证 3.观展商证 4.VIP证 5.媒体证 6.工作人员证 7.车辆通行证 （四）展会会刊的发放 第三节 现场观众的统计与管理 一、参展观众的统计与管理 二、目标观众的统计与管理 三、普通观众的统计与管理 四、媒体记者的统计与管理 第四节 现场的风险管理 一、现场的安全管理 （一）会展安全管理的内涵 （二）会展现场安全管理的内容 1.对场地进行安全分析 2.制定安全规章制度 3.同当地的安全管理部门之间建立良好的工作关系 4.制作安全小册子、标牌以及其他交流方式 5.制定一个媒体管理计划 二、突发事件的管理 （一）突发事件管理的原则 1.预防为主原则 2.快速反应原则 3.统一指挥，协调联动原则 4.政府主导，社会