建设项目的档案管理.pdf

第一章 公路建设项目档案的管理 第一节 项目文件、档案的控制与管理 一、引言 项目建设单位负责组织、协调和指导勘测 、设计、施工、监理单位编制项目竣工 文件和整理项目文件，应确保项目档案的完整 、准确、系统、安全与有效利用。 在签定项目勘测、设计、施工及监理合同 、协议时，应设立专门条款，明确有关 方面应提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。 项目文件的形成、收集、整理归档和项目档案的移交应融入项目建设的全过程， 与项目建设同步进行。 建设、勘测、设计、施工、监理等单位应根据相关要求，完成各自职责范围或合 同规定的项目文件形成、收集、整理、归档工作。 二、与项目建设同步进行 项目档案工作应与公路建设同步。各实施 阶段均应进行文件材料的收集、积累和 整理工作；签定勘测、设计、施工、监理等合同、协议 时，应对项目档案的编制、整 理和移交工作提出明确要求；检查工程进度与施工质量 时，应同时检查项目档案的收 集、整理情况；进行单位、分部、分项工程质量等级评定和工程验收时，应同时验收 归档文件材料的完整程度与整理质量。在项目档案管理过程中，应明确工作责任、工 作步骤，对不符合规定的应提出整改要求。 三、纳入项目建设管理 项目建设单位、勘测单位、设计单位、施工单位及监理单位应将工程文件材料的 形成、积累、整理、归档工作纳入工程目标管理，纳入 施工管理及考核范围，纳入有 关法人和工程技术人员岗位职责。 四、明确档案管理职责 建设单位负责对建设项目档案工作进行监督、指导和协调；勘测单位、设计单位、 施工单位、监理单位按合同要求，完成建设项目文件的 收集和整理；监理单位还应对 施工单位的项目档案工作进行检查。在缺陷责任期内，建设单位还应督促设计、施工、 监理和使用单位，对公路试运行情况进行综述和对设计 、施工质量评定材料及时归档。 对于未能按要求完成项目档案工作的，工程不予验收。 五、建立健全档案管理网络 565 各参建单位应明确分管档案工作的领导， 配备档案工作人员的培训，并保持相对 稳定；建立覆盖建设单位各部门和各施工、监理单位的项目档案管理网络。从开工到 竣工，每个标段、每个工作程序都要明确档案管理责任部门和责任人，层层建立档案 管理岗位责任制。 六、做好档案的防护 在公路建设的全过程，应采取有效的防护措施 ，确保档案的安全，谨防丢失和损坏。 七、项目文件的收集及质量要求 1.收集范围 反映与项目有关的职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全， 归入建设项目档案。 通常指从项目的提出、立项、审批、勘察设计 、施工、竣工使用及管理工作，全 过程中所形成的文件、图表、音像等材料。 项目文件材料归档范围和保管期限见附件五。 2.收集时间 各类文件应按文件形成的先后顺序和项目建设情况及时收集。 3.编制数量 竣工文件编制数量不少于三套：建设单位、接管单位和档案管理单位各一套。 4.项目文件质量要求 （1）项目文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签署完备。凡本《办法》要 求归档的资料，应属长期或永久性保存的资料，要求用碳素墨水笔、黑色中性笔书写、 绘制、签名，不得用易退色的书写材料（包括红墨水、纯蓝墨水、复写纸、圆珠笔、 铅笔、彩色水笔等）书写、绘制、签名。 （2）计算机印刷的文字资料和图纸应采用激光打印机打印，不允许使用喷墨打 印机和针式打印机。表格应铅印或用激光打印机打印，表内文字应是手写或计算机激 光打印，纸张统一采用国际标准纸型（A4、A3 幅面）。 （3）签名应由本人亲自书写，特殊情况需要代签，代签人应持有签字人的委托 书，在签字处盖上应签字人的签名章（用红色印泥），并在盖章处右侧签上盖章人的姓 名，不允许直接代签应签字人的姓名。 （4）写错的文字，用斜线划去，在旁边书写正确的文字，不允许涂改。 （5）传真件（激光打印除外）及复写件应复印后与原件一并归档。两种文件具 有同等效力。 （6）录音、录像文件应保证载体的有效性。 （7）长期存储的电子文件应使用不可擦除光盘。 第二节 竣工图的编制 566 一