试论高校档案公开利用的安全问题.pdfVIP

口 韶关学院档案馆 钟秀英 摘 要 档案公开利用是档案管理终极价值所在。然而，档案公开存在着安全隐患，当前一些地方在档案公开过程中发生泄秘 事件，造成不可挽回的损失。本文重点探讨高校档案管理中的公开利用和安全保密问题，并提出了具体的措施。 关键词 档案利用 档案保密 安全措施 中图分类号 G271 文献标识码 A 近年不少地方在互联网上公开档案时，由于工作疏忽导致一些 可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开 涉密档案公开，泄露了国家秘密。鉴于此，在2013年9月韶关学院 放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年。可见档案公开工作 召开的纪律教育学习月活动大会上，校党委书记曾峥提醒广大教职 的前提必须是严格在 档《案法》规定的范围内操作。下面我们就根据 工要切实增强保密意识，做好保密安全工作，确保学校不发生各类 开放的工作流程来简单探讨一下。(1)关于档案公开的审查工作。档 窃密、泄密事件。我作为一名档案馆的专职业务管理人员来说，必须 案的审查是在档案公开之前的一项重要工作。主要是指在档案开放 依据档案法抓好档案利用 、档案保密及档案的宣传教育及采取一定 前期对达到开放期限的档案，进行内容上的分类和整理，也就是说 的措施等安全管理工作。《中华人民共和国档案法》第二十二条明文 我们必须先对档案进行审查工作，鉴定划分出哪些可以公开，哪些 规定：对档案的公布利用不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人 不宜公开。 高《等学校档案管理办法》第二十七条也规定 ：高校档案 的合法权益。这是国家在以法律的形式来限定档案的公开以及保护 机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任 涉密档案安全。高《等学校档案管理办法》也明文规定：高校档案机 何组织或者个人无权公布学校档案。属于下列情况之一者，不对外 构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何 公布：①涉及国家秘密的；②涉及专利或者技术秘密的；③涉及个人 组织或者个人无权公布学校档案。从另一方面来讲，这也为档案的 隐私的；④档案形成单位规定限制利用的。高《等学校档案管理办 公开提供了限制的范围和前提条件。鉴于档案公开利用在如今社会 法》第二十九条同时又规定：“查阅、摘录、复制未开放的档案，应当 中的特殊地位，我们对高校档案公开利用和其安全问题进行探讨， 经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成 具有充分的法律依据和重要的现实意义。 单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准 ，需要利用的档案涉 一 、 高校档案的公开利用 及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准”。因此， 档案要想在社会中被合理利用，就必须面向社会开放，高校档 我们认为，审查工作具体地应该分三个步骤来操作 ：① 由工作人员 案亦如此。但其开放并不是盲 目性的开放，我们应该根据档案的密 对达到开放期限的档案进行分类、归总，并初步判定可以开放的档 级和档案的时效I生以及利用的对象进行区别对待。否则，档案管理 案及其使用范围。②工作人员初步对不能判定的档案，可以向部门 工作就失去了存在的意义，档案也失去了其本意和存在的价值。 领导人或者是高级业务人员进行二次判定。③最终将开放的档案向 1．档案公开前的准备工作。档案公开是档案利用的前提，未经 部门领导进行汇报并申请批准。(2)档案的定密和解密。保《密法》规 公开的档案是不能作为凭证或者是参考性文献被用来提取或者是 定，秘密档案的密级主要分为 “绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。对 借阅的。档《案法》第十九条规定：国家档案馆保管的档案，一般应当 于定了秘级的档案，一定要严格按照 保《密法》规范管理 ，确保其安 自形成之 日起满三十年向社会开放。对于特殊性质的档案也另有明 全。对于保密期限已过，不再具有秘密性的档案，如果要公开，必须 确的规定，例如经济 、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限， 先要申请解密，按规定程序解除其密级后，方可公开。否则，档案的 “载体”项 ，填实物档案的质地 ，如纸质、木质、铝、铜、铁等等。如一 档案来说，这是较好的整理方法。体积较小的证章、奖章装袋后， 个实物由两种或以上材质组成要写明，如奖牌由木底铜面组成， 在袋子上粘贴档号等标识易于查找；证书封面易粘连 ，一件一袋 载体填写为 “木+铜”。 可避免损坏原件