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班级文档一体化刍议 摘要：随着文档一体化工作的发展，充分借鉴高校文档一体化思想，努力寻求有利于班级文档一体化建设的措施，勇于创新、敢于尝试，把班级文档一体化建设提上研究日程。 关键词：班级 文档一体化 刍议 文档一体化是把现实档案工作中相对分散独立的文书处理和档案管理这两项既有区别、又有密切联系，既各自独立、又在工作环节上存在某些相通之处的两项工作，纳入到一个统一的管理系统。文档一体化管理要求将文书工作和档案工作统筹规划，信息共享，有助于增强档案工作的整体协调性，最终获得1＋1＞2 的文档工作整体效益。 班级作为高校的组成单位，由于高校档案是学校管理核心资源的重要组成部分,班级档案在高校档案中发挥着重要的作用，建立班级文档一体化体系，似乎是一个新名词，但从高校文档一体化的长远目标来看，班级文档一体化成为了高校文档一体化的基础组成部分。随着高等教育改革的日益深化，高校文档一体化的要求下，我们必须建立班级管理中文书工作与档案工作管理一体化体系，以便提高班级档案信息资源开发利用效率和质量,更好地为学校各项工作服务提供保障。 文书、档案看起来似是两个不同的概念，但有文书就有档案。无论从理论还是实践看都始终是一个系统内的两个子系统，彼此间有着密不可分的关系。 一、建立班级文书、档案一体化管理体系的必要性 1、从班级管理体制分析。 班级所产生的文书工作和班级档案工作是密切相关的，文件是档案的前提,档案由文件转化而来的，在班级内部，不同的文件分别属于不同的类别，例如党员建设、班级制度属于管理类，考试成绩属于学习类等等。根据形成的文件的不同，把它分门别类地进行保管。有利于班级的文档一体化建设。 2、从工作状况分析。 由于班级文件的形成和作为档案保管是分开的， 文件和档案实体的管理及其信息采集的标准、格式要求不尽相同等因素的影响，形成了文件与档案的衔接轨道不畅通， 文件中有些数据不能在存档时进行接收、整理的过程中实现接轨。主要表现是文件与档案的信息采集要求不完全一致，使得文件在归档后往往需要重新梳理调整，影响了文档一体化整体功能的有效发挥。 3、从人员知识结构分析。 作为班级的一员，同时又是文档工作者，习惯了一贯的文件整理方式，班级及时挖掘有潜力的文档工作者，更新、充实其知识结构，为文档一体化管理提供人力资源保障。建立一个结构合理、运作畅通、管理科学的体系,这是班级文件与档案工作共同发展所值得关注的新问题,同时也是值得探索的一个新领域。 二、建立班级文档一体化管理体系的思想来源 1、高校文档一体化的法规依据。原国家教委颁发的《高等学校档案工作规范》规定，党政文件材料的归档工作应实行“ 三纳入”、“四同步”。“三纳入”：即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；“四同步”：即在对学校工作进行布置、检查、总结、验收的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，这就意味着党、政、群机关文书处理部门是文书立卷归档的当然机构。《规范》还规定，每一个立卷部门要确定专( 兼) 职档案人员具体承办归档工作，要严格按文书处理制度做文件材料的收集、整理和归档。笔者从以上规范入手，间接得到班级文档一体化建设的理论支持，高校文档一体化工作与班级文档建设工作密切相关。 2、文件生命周期理论。世纪80 年代文件生命周期理论被介绍到我国, 在档案学术界引起强烈反响, 肯定论与否定论, 实用论与折衷论争论不休。虽说呼应与歧见并存, 推崇与反对交织, 但“文件生命周期理论毕竟是关于文件形成、运动过程及其规律、特点和管理要求的科学理论, 是现代档案管理工作的重要指南, 是推动我国档案事业管理体制改革, 促进文档一体化进程的重要依据之一”。只有既注重高校系统的整体性又强化班级中阶段间的平衡发展和衔接,才能推动整体文档一体化工作的良性发展。因此， 文档一体化管理能够加强高校各职能部门文件归档工作的整体管理，而在其中重视班级文档工作，进行超前控制将给高校档案工作建设带来前所未有的繁荣。 三、建立班级文档一体化管理体系的保障措施 笔者认为，建立一个具有班级特色的文档一体化管理体系应采取的以下措施： 1、建立文档一体化的组织保障体系。 （1）加强文书工作规范化建设，加强班级对文书重视和统一指导，制定相应的措施和方案。把好文件从生成到归档等一系列关口，形成文档工作的良性互动。根据文件和档案管理的共性特点，从整体上合理安排文书与档案工作环节，要注重文件形成阶段的前端控制以及文件向档案转化的全程管理, 如在文件的运行过程就进行价值鉴定、分类等工作，使文件在归档前得到科学的有效控制。 (2)理顺文书