电子文件安全管理研究(档案天地).docVIP

电子文件安全管理研究 杜 鹏1，李福君1，方 昀2 （1.天津师范大学管理学院，天津 300387） 2.天津市档案局，天津 300191 摘要：本文指出电子文件风险因素的种类，以及不同种类电子文件风险因素的内容构成；提出电子文件安全管理原则，确保电子文件安全管理的整体效能，全面规避电子文件风险；基于风险因素分析，从电子文件信息、载体以及系统安全角度，提出电子文件安全管理的主要内容；构建电子文件安全管理制度，确保电子文件安全管理工作顺利开展。 关键词：电子文件风险 电子文件安全管理 Research on Security Management of Electronic Records DU PENG1，LIFUJUN1，FANG YUN2 1.Dept. Management of Tianjin Normal University, 300387,Tianjin （2.Archives Administration of TianJin, 300191,Tianjin Abstract:This paper points out different types of risk factors for electronic record, and content constitution of these risk factors; proposes basic principles of electronic records’ Security management,ensure integrated efficiency of security management of electronic records,avoid risk factor of electronic records completely; base on the analysis of risk factors, from the perspective of security mamagement of electronic record’s information,carrier and system, propose main content of electronic records’ Security management;construct related system of sbuild electronic records’ Security management, ensure that electronic records’ Security management work can be carried out smoothly . Keywords:Risk of electronic recods; Security management of electronic recods 电子文件作为社会管理信息化、技术化的产物，是人类文化信息领域的重要遗产，是社会历史记忆不可或缺的重要组成部分。然而，由于电子文件自身特性及相关风险因素的影响，使得电子文件比传统的纸质文件面临着更大程度的危险，电子文件的真实性与法律证据性也正在遭受日益强烈的质疑与挑战。此外，由于电子文件管理的疏漏，电子文件的损毁与丢失情况也愈加频繁。为此，联合国教科文组织曾在《数字遗产保护章程》指出：全世界的数字遗产正濒临丢失的危险……数字技术升级过快，耗资巨大，政府及机构无法及时制定相应有保护计划……除非这种上升的危险被加以注意，否则数字遗产的丢失是快速而无法避免的。 由此，对电子文件的安全管理问题进行研究，构建全面、可靠的电子文件安全管理体系，便具有十分重要的意义。实际上，电子文件的安全管理体系，对于保证电子文件的完整、真实与可靠，保护电子文件系统及其网络安全，保证电子文件业务流程安全，规避各种风险因素，无疑将起到极为重要的作用。具体的，对于电子文件管理安全体系研究，必须基于安全管理原则的规定、电子文件各种风险因素的分析，有针对性的提出安全管理内容与措施，并从电子文件安全管理原则、电子文件载体安全、信息安全、系统安全以及安全制度层面，构建电子文件的安全管理体系，确保电子文件的安全。 一、电子文件风险因素的分析 通过对电子文件风险问题的调查研究，以及相关文献的分析与总结，大致认为，电子文的风险因素主要可概括为四类，即机构风险因素、社会风险因素、环境风险因素、技术风险因素。“机构风险因素”是指产生于机构内部有关电子文件安全的负面因素，主要包括“文件管理业务、信息基础设施、系统设计、文件管理制度、组织、人员、资金”[1]等因素。“社会风险因素”是指产生于机构外部的组织、群体以及相关体制、制度层面等有关电子文件安全的负面因素，包括上级部门因素 不作为、