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办公自动化条件下文件电子化初探 　　摘要当前电子计算机应用普遍．给单位的文件管理员提出了新的要求：那么如何建立一个适合基层单位单位的易用、简单而又可操作性强的电子文件的科学管理体系?我认为要把好以下这5关：一是管理意识关：提高对单位电子文件管理的意识；二是制度建设关；三是文件收集关：要做好电子文件的及时收集；四是安全防护关；五是业务素质关。只有这样，才能较好地解决当前基层单位单位电子文件使用混乱的问题。 　　关键词电子化；文件；应用 　　电子计算机的现在已经是一种非常普通的办公用品，办公自动化在各单位得到了普遍的应用，为基层单位的文件管理电子化提供了坚实的基础．而电子文件与传统纸介质文件相比所具有的操作方便，自动分类组合，便于管理、容量大，检索快捷等天然优势，也为基层单位的文件管理电子化提出了迫切的要求。如何建立一个适合基层单位的易用、简单而又可操作性强的电子文件的科学管理体系已经成为摆在单位文件管理员及单位校长面前的新问题，以我单位为例．在电子文件管理方面起步虽然较晚．但单位全体上下已认识到逐步实行和全面铺开文件电子化是必然趋势，所以取得了一定的成绩，连续三年被有关部门评为“电子文件建设先进单位”，并迎接兄弟单位参观学习20余次。通过近几年在电子文件管理实际工作中出现的问题以及取得的一点经验简单做的总结。 　　1要提高电子文件的管理意识，把好管理意识关 　　因为电子文件是一种新生的事物，对它的意义和作用，单位有关人员可能还不能够给予足够的重识。而单位文件管理员必须要认识到电子文件与纸介质文件是一样重要的，与纸质文件具有同等的作用。单位的主要负责同志及分管领导要把对电子文件的管理纳入单位工作计划，通过会议、讲座等各种，积极宣传电子文件的重要性，提高全体单位员工的电子文件管理意识。 　　2加强相关制度建设，把好制度建设关 　　电子文件管理的不善，与单位没有一套切合单位实际性、可操作性强的电子文件管理制度有着重要的关系。因此，做到依法、依规管理电子文件，形成一套完善的单位电子文件管理制度，是做好单位电子文件管理的一个重要前提：一是单位文件管理员应会同政治处、工会、财务室等各部门共同协商，联合制定电子文件管理办法。确定电子文件的归档和不归档范围，依法管理电子文件；二是逐步制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。 　　3做好电子文件的收集，把好收集关 　　电子文件的收集范围尽可能更广一些，将分为几大类，为每一类文件确定了收集范围。为了确保电子文件信息的“原始记录性”，单位文件管理员要参与制定电子文件生成和办理的流程，对电子文件的归档、形成、收集、积累、管理等环节全程参与，保证电子文件生成过程各环节的真实性、完整性和有效性。为电子文件的归档整理打下良好的基础。在做好收集的同时，还应该要注意归档，有些单位对电子文件的重要性认识不足，未对电子文件进行归档及统一管理，仅仅是把电子文件存储在计算机内，并没有进行必要的规范科学的整理和归档。这样日积月累，即使不会造成电子文件丢失，日积月累，也会使电子文件堆积成灾，无法进行有效检索和利用。 　　4加强电子文件的管理和安全防护工作，把好安全防护关 　　电子文件具有复制性、共享性、易改性等特点，这些特点既是优点又是缺点，它给电子文件的长期保存和安全保管带来了极大的困难，也给单位文件管理员提出了更高的要求，校文件管理员要采取有效的管理措施和技术手段，，一是要加强管理，防止电子文件的遗失和被非法删改，保持电子文件的长期有效性。电子文件读取和处理设备要定期检验、更新，发现问题要及时的采取措施来进行补救；二是要保证计算机网络系统的安全运行，可通过设定登录限制、使用文件权限和文件属性等技术手段来实现，在一定范围内对存储的文件与有关材料提供必要的保护；三是在计算机系统上安装正版杀毒软件，使用u盘、光盘前必须进行严格的病毒检测，或者不允许随便的使用外来磁盘、光盘等，设立下载限制，防止因为在网络上随便下载文件或某些软件感染病毒，在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，使单位网络系统免受电脑病毒的侵害。 　　5加强对电子文件和电子文件管理知识的培训，把好单位文件员的业务素质关 　　随着办公自动化在我单位的逐步开展，电子文件大量出现，文件人员只懂得纸介质文件管理知识是远远不够的，必须要拓宽知识面、优化知识结构，既要具备文件管理基础知识，熟练地掌握文件工作的基本原则和方法，又要熟练的掌握电子计算机软硬件技术、网络通信技术等，才会成为适合现代化单位要求的复合信息型人才。 　　参考文献 　　[1]李忠.论办公自动化条件下电子文件的归档管理.档案[J]，2003(6). 　　[2]姜萍.试论高校办公自动化条件下电子文件与纸质文件的相互关系.贵州省档案学会.2004年档案学术研讨