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第一章 文档概述 1.1 文档的概念 1.1.1 文件与文档 任何组织的管理活动,其实质就是对管理信息的处理过程. 1.文件与文档的一般概念 (1)对文件的理解.”文件”一词在英文中常用2333document、file或record来表示。 根据《中国大百科全书》的相关条目，对文件与文档的解释如下。 ①文件是国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事物、交流信息而使用的各种载体的文字、图表、声像等记录材料。它是人们社会交往的工具，也是档案的前身。 ②文档是按一定的结构归档到计算机存储设备上的情报资料。这些资料以记录的形式存储，因此文档也可视为按一定结构组织的记录的集合。 ③在计算机检索领域大多称file为文档，如顺排文档、倒排文档。文档管理系统是以文档记 录为单位进行存取的。 而在《辞海》中则将“文件”定义为：计算机的一个专有词，指由若干相关记录构成的集合；指磁盘、磁带等存储的内容。它可以是一般意义上表示目的、形式、内容上彼此相似的信息项的集合，还可以指内存中的一批数据。 （2）对文档的定义。 ①作为活动、事件的根据、证据或支持的、原始的或正式的文件。 ②含有信息的作品。 ③带有公认的标志与符号以描述思想的物质实体，如石头、硬币等。 （3）对文档的理解。根据以上定义，对文档的理解应该包括如下三个方面。 ①文档是信息的载体。 ②把文档视为管理对象的比较权威的理解是信息和图像管理协会的定义，即文档是信息的容器，也就是信息的载体。国际标准化组织ISO对其定义为：文档是指可以为人类感知的信息，是用户与系统之间进行信息交流的基本单元。 ③文档作为信息的载体，并不一定是纸张。从广义上讲文档可以是任何能提供有用信息的载体。 2.文件与文档及其基本特点 通常，“文件”的概念包括以下几层含义。 （1）文件形成、接收和使用的主体是各种社会组织或个人。 （2）文件形成、接收和使用的目的是为了满足各类社会组织或个人记载事物、表达意志、交流信息、联系工作、处理各种事务的需要，具 有最直接的应用性，是处理事务的必不可少的一种工具。 （3）文件具有一定的规范形式，包括法定和约定俗成的体式。文件形式具有长期的稳定性和固定表达方式，以维护文件的严肃性、郑重性和权威性。 （4）文件伴随各种管理活动同步产生，是对该项活动的原始记录，对一定的组织或人员具有法律所规定的约束力和影响力，在法律上具有不可否认的凭证属性。 （5）只要符合文件的定义，不管其产生的技术 环境，都应当称为文件。 （6）文件与文档必须包括三种基本要素，以保证其凭证价值。这三种要素是：内容（content），背景（context，亦称“上下文”）和结构（structure）。内容是指文件与文档中所包含的表达作者意图的信息；背景是指能够证明文件与文档形成环境、形成过程、存在状态以及和文件与文档形成和存在相关的其他信息，如作者、签发人、成文日期、收文者、形成文件与文档的活动说明、文件与文档生成的软硬件环境等。结构是指文件与文档内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排、电子文 件与文档所使用的代码、格式、以及载体、附件等方面的信息。 1.1.2 电子文档及其特点 1.电子文档的概念 (1)对电子文档的理解.人们对电子文件与文档的认识也是处在一个不断深化的过程中,但总的来说有四种模式,即“文件说”,“代码序列说”、“信息组合或信息集合体说”、“文字材料说”。 ①国际档案理事会电子文件委员会对电子文件 与文档的定义是：“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输与处理的文件，并具有文件的一般定义。” ②国家档案局《电子文件归档与电子档案管理规范》中的定义是：“能被计算机识别、处理和存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可以在网络上传递的代码序列”。 ③从信息的角度对电子文件与文档进行定义，认为电子文件与文档的本质就是信息。 ④从文字材料的角度出发来定义电子文件，即所谓电子文件是指人们在社会生活中形成的 以计算机磁盘和光盘等为载体的文字材料。 由此可见，尽管对电子文件与文档这一术语存在不同的表达方式，着眼点与侧重点不同，但基本内涵是一致的，即电子文件与文档必须满足以下两个基本条件。 第一、电子文件与文档首先是文件，必须满足文件的所有条件。 第二、电子文件与文档是由计算机生成与处理，并可经由计算机网络进行传播的，计算机及其网络是电子文件与文档赖以生成、活动的基础。 2.电子文件与文档的特点 从以上的定义，可以归纳出电子文件与文档的基本特点如下： （1）信息的非人工可读性。传统文件与文档的内容以字符、数字或图表等形式记录于纸张等载体上，属于“原子”层次。而电子文件与文