秘书理论与实务 第三篇 助理秘书 项目九 安排商务履行.pptVIP

尚辅网 尚辅网 项目九安排商务旅行 项目九安排商务旅行 项目九安排商务旅行 项目九安排商务旅行 项目九安排商务旅行 项目九安排商务旅行 项目九安排商务旅行 项目九安排商务旅行 项目九安排商务旅行 项目九安排商务旅行 项目九安排商务旅行 项目九安排商务旅行 项目九安排商务旅行 项目九安排商务旅行 项目九安排商务旅行 总主编　　　孙汝建 主　编　　　焦名海 主　审　　　杨群欢 * 尚辅网 尚辅网 尚辅网 尚辅网 理 论 知 识 任务一 准备商务旅行 （一） 编制旅行计划和日程表 1.时间 2.地点 4.其他事项 3.交通工具 5.备注 尚辅网 理 论 知 识 任务一 准备商务旅行 （二） 票务工作 1.订票 秘书在预订车船机票时，应考虑下列因素： （1）旅行目的地。 （2）交通形式。 （3）合适的启程时间。 （4）上司要求的座位等级。 （5）是否需要转车。 （6）车（航）站到达酒店（或目的地）是否方便。 尚辅网 理 论 知 识 任务一 准备商务旅行 （二） 票务工作 2.取票 确认的信息包括： （1）航班号或火车车次。 （2）出发时间。 （3）起终点站名。 （4）飞机票和高铁票上的身份证号。 （5）票面的完整性。 尚辅网 理 论 知 识 任务一 准备商务旅行 （二） 票务工作 3.退票 　　如果上司临时改变计划，秘书应及时办理退票或改签工作。退票和改签工作应在票面规定时间之前完成。 尚辅网 理 论 知 识 任务一 准备商务旅行 （三） 预订酒店宾馆住房 1.酒店预定流程 查询地区酒店 确定入住酒店 提交定单 确认回函 预订成功 尚辅网 理 论 知 识 任务一 准备商务旅行 （三） 预订酒店宾馆住房 2.酒店查询 （1）可以通过酒店的官方网站或专门旅行网查询相应酒店。 （2）也可以打当地的114号电话查询。 尚辅网 理 论 知 识 任务一 准备商务旅行 （三） 预订酒店宾馆住房 3.预订方式 在线预订酒店 用电话或传真预订 尚辅网 理 论 知 识 任务一 准备商务旅行 （三） 预订酒店宾馆住房 4.入住酒店的注意事项 （1）重要的尤其是贵重物品随身携带，离开房间时关好房门。 （2）住宿期间旅客如有贵重物品而又携带不便，可交到服务台办理保管手续。 （3）不要在酒店房间内使用电炉、电饭煲、电熨斗等；也不要躺在床上吸烟。 （4）根据政府的有关规定，易燃易爆品、放射性危险品是不能带进酒店的。更不要从事嫖娼、吸毒、赌博等违法活动。 （5）如果发生失窃，尽快通知服务台。 尚辅网 相 关 链 接 任务一 准备商务旅行 （一） 出国手续的办理 1．办理出国申请 2．办理护照 3．办理签证 4．办理“黄皮书” 5、办理出境登记卡 6．时差的换算 尚辅网 理 论 知 识 任务二 陪同旅行与处理旅行后续工作 （一） 秘书陪同旅行的工作内容 1.陪同旅行前的工作 （1）根据旅行目的与意图协助上司确定随同人员。 （2）根据上司意图拟好旅行计划，经上司确认后，打印分发给每个旅行人员。 （3）与有关访问单位联系。 （4）预订酒店与车船（机）票。 （5）准备上司与自己差旅所需的有关物品。 （6）准备上司所需要的资料。 （7）预支出差费用。 （8）如果是国外旅行，需要办理出国手续。 尚辅网 理 论 知 识 任务二 陪同旅行与处理旅行后续工作 （一） 秘书陪同旅行的工作内容 2.旅行时的工作 （1）安排好住宿与交通工具。 （2）安排访问、会谈、宴请等商务活动。 （3）收集和保管好差旅过程中产生的票据。 （4）保持与本单位的联系。 （5）看管行李。 （6）做好出差日志记录。 尚辅网 理 论 知 识 任务二 陪同旅行与处理旅行后续工作 （一） 秘书陪同旅行的工作内容 3.旅行结束前的工作 （1）安排好接站。 （2）整理差旅资料。 （3）收拾行李。 （4）结算酒店住宿费与伙食费。 （5）向出差目的地有关单位和个人告别。 尚辅网 理 论 知 识 任务二 陪同旅行与处理旅行后续工作 （二） 上司旅行的后续工作 1．如果秘书没有随同上司出差，秘书应向上司汇报他出差期间公司的运营情况。 2．整理上司带回来的各类资料和物品。 3．代上司整理各种出差票据，到财务部门报销。 4．帮助领导完成出差报告。 5．向目的地接待单位发感谢信。 尚辅网 相 关 链 接 任务二 陪同旅行与处理旅行后续工作 （一） 上司出差期间秘书的工作 1．上司出差动身之前，秘书应安排好送站的车，检查上司是否遗漏物品。 2．启程之后，如果对方有迎接人员，应通知对方接站班次和时间。 3．做好打给上司的电话记录，如果是紧急事务，直接向上司汇报。 4．处理因准备上司出差而耽搁的工作。 5．整理上司出差期间收到信