商务秘书项目教程 教学课件 作者 陈琳模块二 秘书日常事务 项目五 档案整理.pptVIP

模块二　秘书日常事务 项目四 收文发文 项目五 档案管理 项目六 通讯联络 项目七 会务组织 项目八 人事管理 项目九 其他事务 项目五 档案整理 本书集管理理论、技能训练、法律规范、案例思考于一体，共12章。第一章通过走进档案室（馆）实地观摩，学生可近距离接触档案，了解档案及收藏环境，了解档案工作人员及相关制度。第二至十章分别训练学生档案收集与鉴定、整理、登记与统计、检索、保管与利用、编研、人事档案管理、会计档案管理、特殊载体档案管理等技能。第十一章训练学生档案管理软件操作技能，以提高学生档案管理现代化适应能力。第十二章将档案管理由公共领域延伸到家庭，进一步提高学生对档案及档案管理的认识、兴趣和能力。附录为一则企业档案管理制度，涉及档案管理的方方面面，用来巩固本书所学内容。 本书创新点：一是附录现行主要的档案管理法律法规、行业标准，特别是工业企业档案管理方面的法规、标准，旨在引导档案管理法制化、规范化；二是增加大量档案管理实务方面的图形、表格、小资料，旨在增加趣味性、可读性；三是吸收档案法规最新精神和档案研究前沿成果，旨在与时俱进，与实际相结合。项目后附有贴近学生实际、贴近企业实际的案例思考，以期本书更加适合于高职高专教学。选材新颖实用也是本书一大亮色，内容涉及SARS、汶川地震、次贷危机、流动档案管理、信用档案管理等。 　档案整理技能训练 3.1　做好整理准备工作 3.2 按“件”整理档案　 3.3　按“卷”整理档案 3.4 编写立卷说明 档案整理 3.1　做好整理准备工作 内容整理： 　　鉴别内容真伪，考证内容客观性，编纂出 版档案史料等活动。 实体整理： 　　将零散的档案，进行分类、组合、排列、 编目，使之成为有序的整体。 机关档案的整理 　内容： 平时文件归档、文件组卷、案卷排列、案卷目录编制、档号编写、局部调整等。 责任人： 文件处理部门或业务部门与档案室共同完成；档案室也收集零散文件并进行全过程整理。 档案馆的档案整理 　1、系统排列和编目 　　　档案馆接收机关档案室移交的案卷后，进一步系统整理。 2、局部调整 　　　对不符合要求档案进一步加工以提高质量；档案保存时间较长，自身或档案整理体系发生变化，也要整理。 3、全过程整理 　　　收集零散的文件、馆藏体系遭到严重破坏，需要对档案进行全过程的整理工作。 全过程包括：区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、案卷排列、编定档号、编制案卷目录等。 整理工作的意义 是整个档案管理工作的基础。 　　收集——整理——利用 是发挥档案效用的前提条件。 是检查收集工作质量的依据。 是管理科学化和标准化基础。 档案整理三原则 必须保持文件之间有机的历史联系 来源联系　 时间联系 内容联系 形式联系 应当充分利用原有的整理基础 必须便于保管和利用 档案整理两种方法 1、以案卷为单位整理。（传统方法） 案卷是一组有密切联系文件的组合体。 立卷是一个分类、组合、编目的过程。 2、以件为单位整理。（现代方法） 文件整理归档操作流程 全宗概念 　　 全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活 动中形成的档案有机整体。区分全宗是整理工作 的第一步。 1、全宗是一个有机整体，具有不可分割性。 　 同一全宗不能分散，不同全宗不能混杂。 2、全宗是在一定历史活动中形成的，具有客观性。 　 整体性由内部历史联系决定而非人为。 3、全宗是以社会单位为基础构成的，具有稳定性。 　 以机关、组织和个人作为单位构成，时空范围确定。 全宗构成者条件 A、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文； B、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划； C、设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。 人物全宗 著名人物一生社会活动中形成的档案整体。 1、公务形成的文件，原件放入单位全宗，复印件或附件归入个人全宗；非公务中形成的文件，原件应归入个人全宗。 2、一个人一生无论身分、政治立场如何变化，只构成一个全宗。 全宗的补充形式 （一）联合全宗：两个或几个关系密切单位形成的档案整体。 1、密切继承关系的机关，文件彼此混杂; 2、职能互有密切联系的合署办公机关。 **省手工业局 手工业联社 联合全宗 （二）全宗汇集：档案数量很少的若干全宗的集合体。 1、具有代表性的若干小全宗 2、残缺不全的一些全宗 ****时期**地区工矿企业全宗汇集 （三）档案汇集 具有某些历史联系的若干全宗的群体。 全宗群 全宗群：由同一时期或地区，在纵向或横向方 面具