实用秘书综合实训 教学课件 作者 郭梅 主编 项目8.pptVIP

实用秘书综合实训 模块三 体验会务工作 模块三 体验会务工作 项目八 计划与筹备会议 1．了解作为一个秘书如何组织和准备会议的前期工作； 2．模拟操作会议准备阶段的几项具体实践任务。 项目八 计划与筹备会议 1．完成每项任务前，小组成员一起讨论该项任务的规范、操作要领及注意事项。对于熟悉该项工作的学生来说，可以省去。 2．拟写每项任务的工作计划、方案或构想，并通过写后的互评对接待方案的拟写有深刻的认识。 3．完成任务后，学生之间互相学习并打分，也可每人轮流展示自己的作品，大家一起打分并给以评价，做好记录。 4．根据实际情况设计工作环境进行演练 5．设计相应的表格，将文字和表格录入计算机，并安装规定的排版格式进行排版。 项目八 计划与筹备会议 1．教室或实训室。 2．分组进行，每组可由4-6名同学组成。 3. 教师可根据学生情况，采用分角色工作的方案（此方案适合对会务工作较熟悉，个人工作能力较强的学生完成，此方案所需的实践学时较少）；也可采用小组集体讨论每项任务的方案（此方案适合对会务工作有待熟悉的学生，学生可根据教材一项项完成任务达到熟悉每个工作环节的目的，此方案用时较长）。 项目八 计划与筹备会议 1．确定议题与会人员 2．安排会议日程与议程 3．确定会议地点 4．布置会场 5．及时发送会议通知 6．餐饮与住宿安排 7．会议接站 8．会前全面检查 参考答案（1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.） 任务一 确定会议主题及与会人员 1．会议的议题就是会议需要商议研究的主题内容，是会有召开的目的。 （1）一次会议以安排一个主要议题和一两个小议题为宜； （2）安排议题时，还要考虑每个议题所需要讨论的时间； （3）尽量将同类性质的议题集中安排在一个会议讨论。如果一个会议上有两个以上的议题，那么它们的内容最好是相互有联系的。 任务一 确定会议主题及与会人员 2．选择与会者 应考虑的主要人员： （1）对实现会议目标有潜在贡献的人； （2）能够因参与会议而获得收获的人。 文秘人员应根据领导的指示与要求，经过反复考虑查对后提出与会人员名单，并请领导审定。 如果讨论一个新产品开发项目，应当邀请的人员应当为： 产品研发部门主管； 提供技术及建议的技术专家； 一些有经验的销售代表。 任务一 确定会议主题及与会人员 任务一 确定会议主题及与会人员 任务一 确定会议主题及与会人员 任务二 制定会议日程与议程 会议日程、议程都是关于会议活动先后顺序的安排，但是它们之间是存在一定区别的。会议程序则是一次会议活动顺序的详细过程和步骤；会议议程是一次会议活动顺序的总的安排；会议日程是把会议活动落实到单位时间。 任务二 制定会议日程与议程 1．拟定会议日程 会议日程是指会议议程在时间上的具体安排。它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等。 会议日程的安排既要贯彻精简、高效的原则，又要科学、合理，做到紧中有松、劳逸结合，符合人体生理和心理活动的规律，以提高会议活动的质量。 会议日程多采用表格式，将会议议程分别固定在会议期间的每天上午、下午、晚上三个单元里，使与会者一目了然地看清日程安排，以便按统一规定参加会议的活动。因此，拟定会议日程要明确、具体，并准确无误。 日程安排的内容必须包括时间、内容和地点3大要素。 任务二 制定会议日程与议程 2．拟定会议议程 按照议案的轻重缓急编排处理的先后顺序。越紧要的事项越应排在议程的前端处理，越不要紧的事项真越应排在议程的后端处理。 每一个议案应预估所需的处理时间，并明白地表示出来。可以节省与会者时间。 （1）拟定会议日程参考样表 任务二 制定会议日程与议程 任务二 制定会议日程与议程 （2）拟定会议议程样板 任务二 制定会议日程与议程 （2）拟定会议议程样板 任务二 制定会议日程与议程 任务二 制定会议日程与议程 任务三 选择会场 1．会议的成败与场地的选择有很大的关系 会议地点的选择要与会议的目的相吻合。 秘书要根据会议的目的，了解会议的实际需求，选择相适应的地点，配以相适应的环境和设施。 选择会议地点时，要根据实际情况，综合考虑各种因素，包括：会场大小、会议厅的设施情况、娱乐设施情况、会议服务情况、食宿情况、收费情况，以及交通停车情况等，比较权衡后确定一个最佳的会议地点。 秘书在选择会议地点时可以通过网络或黄页的“会议场所”标题进行查找，选择适合的场所。最好能够实地考察一下，根据现场的情况提出自己的要求，以达到会议的需要。 在会议正式开始前，再到现场检查一遍，确保会议的顺利召开。 任务三 选择会场 任务三 选择会场 任务三