实用秘书综合实训 教学课件 作者 郭梅 主编 项目16.pptVIP

实用秘书综合实训 模块五 综合实训 综 合 实 训 项目16 办公室一日 熟悉并掌握各种电话接听及拨打应对技巧 项目16 办公室一日 1．小组成员一起讨论以上五项实训任务的规范、要领及注意事项，并做简要记录。 2．按所承担的角色轮流进行模拟饰演。 3．两名评委给每位同学分别打分，给以评价并做记录。 项目16 办公室一日 1．教室和办公自动化实训室，最好能配置电话机。 2．需要使用电脑，扫描仪、传真机、碎纸机 3．分组进行，每组可由6名同学组成，对于情景中的角色进行模拟饰演。情景中的主要人物有4名，6名同学可进行两轮饰演（以方便对比），参加模拟饰演的有4名同学，另两名同学作为评判打分。 在接打电话的任务中，两名同学完成一个电话任务，根据实训 时间轮流进行，其余同学作为评判打分。 每名同学都必须参加饰演。 经理助理—— 陈进 总经理—— 魏明 公司职员小张、小王、打电话者 项目16 办公室一日 ? 1．为上司整理办公环境 ? 2．使用Word 软件写通知 ? 3．处理各种电话 ? 4．使用办公设备 ? 参考答案 （1 2 3 4） 任务一 办公前的准备及整理上司办公室 秘书为上司整理办公环境时需要做的事： 1．注意为上司办公室换气，保持空气清新。 2．整理办公桌，为上司准备好办公用品。 3．得到上司授权后，整理其文件及物品。 4．上司进办公室后，应根据上司的习惯或爱好，给上司沏茶或泡咖啡。 5．把当天早晨收到的报刊杂志送给上司。如果上面有与本公司或本行业有关的重要信息，应用红笔在标题下划上波浪线，提请上司注意。 6．确认垃圾筒里没有垃圾。 7．确认钟表和日历指示正确。 任务一 办公前的准备及整理上司办公室 任务一 办公前的准备及整理上司办公室 任务一 办公前的准备及整理上司办公室 任务二 处理办公事务 1．三种方法去掉页眉那条横线 （1）在页眉中，在“格式”－“边框和底纹”中设置表格和边框为“无”，应用于“段落”； （2）同上，把边框的颜色设置为白色； （3）在“样式”栏里把“页眉”换成“正文”，替换时在前引号前加上一个空格。 任务二 处理办公事务 2．插入日期和时间的快捷键 Alt+Shift+D：当前日期；Alt+Shift+T：当前时间 3．将字体快速改为上标或下标的方法 选定你要下标的字，然后在英文状态下按住Ctr，再按一下Backspace旁的+/=的键，就可以了。上标只要在按Ctr的同时也按住Shift。 4．让Word表格快速一分为二 将光标定位在分开的表格某个位置上，按下“Ctr+Shift+Enter”组合键。这时表格中间就自动插入一个空行，一个表格就一分为二了。 任务二 处理办公事务 5．快速删除段前段后的任意多个空格 选定这些段段落，单击居中按钮，然后再单击原来的那种对齐方式按钮（如果原来是居中对齐的，先单击其它对齐方式按钮，再单击居中按钮就行了）。 6．在文档中插入自己公司的信息 如果要在文档中插入自己公司的信息，如：公司名称、公司住址、联系电话、联系人姓名、QQ号码等，可以先选定这些内容，单击工具→自动更正→在替换框中输入标记名称（如“公司信息”）→添加→确定，那么以后凡是在文档中要用到这个信息的地方键入“公司信息”（不要引号），就自动替换成：公司名称、公司住址、联系电话、联系人姓名、QQ号码等内容。 任务二 处理办公事务 7．用“记事本”去除格式 从网页上下载的东西往往都是有网格的，如果直接粘贴在WORD中会杂乱无章。可以先粘贴到记事本当中，再粘贴到WORD，再全选，选择清除格式，居中再取消居中即可取消所有格式。也可以直接在WORD中进行：（菜单）编辑/选择性粘贴……/无格式文本/确定。 8．在WORD中首先输入三个等号然后回车，出来的是双横线，~~~为波浪线，###为中间粗上下细的三线，***为点线，---为单线。 任务二 处理办公事务 9．页码设置 （1）打开页眉/页脚视图，点击插入页码按钮，将页码插入（此时所有的页码是连续编号的）； （2）切换到页面视图，在需要从1计数的页面上插入连续分节符（插入—分隔符—分节符—连续）； （3）再次换到页眉/页脚视图，点击设置页码格式按钮，将页码编排-起始页码设置为1。 任务二 处理办公事务 10．WORD 中如何输入分数 （1）打开word，点击工具菜单栏的“插入”，在下拉菜单中点“域”； （2）在打开的复选框中的类别栏中“选等式公式”，域名中“EQ”。然后点击“选项”，在出现的菜单选项中选“F（，）”，接着点击“添加到域”并“确定”； （3）然后在输入F（，）数字，如要输入23只需在F（，）输入F（2，3）就能得到2/3。 任务二 处理办公