实用秘书综合实训 教学课件 作者 郭梅 主编 项目20.pptVIP

实用秘书综合实训 模块五 综合实训 综 合 实 训 项目20 道路机械设备技术交流会 1．熟悉技术交流会流程； 2．掌握会议筹备方案的拟定方法； 3．能够根据会议的性质、规格、规模等因素设置会场布局； 4．提高组织与办理会议的技能。 项目20 道路机械设备技术交流会 1．小组成员一起讨论以上五项实训任务的规范、要领及注意事项，并做简要记录。 2．按所承担的角色轮流进行模拟饰演。 3．两名评委给每位同学分别打分，给以评价并做记录。 4．负责会议人员-分三组 要根据会议日程、议程与会议预算制定详细的会议计划，如会议物品与设备使用计划、会议车辆使用计划、演出方案、宴会菜单明细等，并提请相关领导审批认可。 5．会议物品和礼品由专人负责采购-分两组 要列出采购清单，本着实用节约原则来制定采购数量和价位。 6．会议使用的设备、安装、调试-分一组进行安排配备一定数量的技术人员进行会前的调试配齐工作。 项目20 道路机械设备技术交流会 1．实训场地：礼堂或教室-根据任务安排来布局演练格局。 2．分组进行，每组可由6名同学组成，对于情景中的角色进行模拟饰演。情景中的主要人物有4名，6名同学可进行两轮饰演（以方便对比），参加模拟饰演的有4名同学，另两名同学作为评判打分。每名同学都必须参加饰演。 总负责人—1人 具体操作人—1人 具体操作人—1人 协助会议部门或人员—分五组 项目20 道路机械设备技术交流会 3．会议材料的准备 ? 陈欢列出会议所需的材料清单，向李总汇报审批后，着手准备； ? 根据计划与会人员名单，给每人准备一份资料，并用专用会议文件贷装好。 ? 再次核对会议资料。为了确保每位与会人员所得的资料准确无误，在核对资料质量与数量时，要严格把关，认真细致。 ? 会议资料在与会人员签到时分发。 项目20 道路机械设备技术交流会 4．会议辅助设施、材料的准备： ? 会议桌椅及演讲台； ? 会场装饰用品：鲜花、旗帜、会标、会徽； ? 笔、纸； ? 打印机、扫描仪、复印机； ? 笔记本电脑； ? 屏幕及投影仪； ? 白板及白板笔； ? 麦克风及镭射笔； ? 摄像机及照相机； ? 光盘及U盘； ? 发给来宾的笔和便签纸； ? 会议用资料、产品样本。 项目20 道路机械设备技术交流会 1．拟订技术交流会计划、议程表 2．拟写邀请函，制作签到背景板 3. 拟定技术交流会筹划方案 4．制定会议费用预算 5. 拟写会议记录与会议纪要 6. 拟写会议新闻稿 ? 参考答案 （1 2 3 4 5 6） 任务一 制定技术交流会计划、议程表 1．会议组织者会前准备职责 （1）确定会议目标和希望达成的结果； （2）决定是否召开会议； （3）准备背景资料； （4）确定会议议程； （5）邀请适当的出席者； （6）准备场地、保障会议顺利开始。 任务一 制定技术交流会计划、议程表 2．会议组织者注意事项 （1）要明确此次会议的目的及需要解决的问题； （2）会议组织者要按照会议流程进行周密的安排与策划； （3）要明确会议主题与召开此次会议拟达成目的的关系； （4）议程上的每个议题之间应具有逻辑关系。由于会议时间有限，对每项议题通常应设定时限，以保证所有重要问题都不遗漏。 任务一 制定技术交流会计划、议程表 3．高效会议流程 （1）确定会议主持人； （2）确定会议目标及议程； （3）确定会议时间； （4）选择适合会议主题的会议地点； （5）确定与会人员； （6）准备适当的视听辅助设施； （7）确定达成会议目标的方法； （8）发布会议通知及会前准备事项； （9）会议记录； （10）会后向与会者发布会议备忘录，落实责任。 任务一 制定技术交流会计划、议程表 任务一 制定技术交流会计划、议程表 任务二 拟写邀请函、制作签到背景板 任务二 拟写邀请函、制作签到背景板 任务二 拟写邀请函、制作签到背景板 任务二 拟写邀请函、制作签到背景板 任务三 拟定技术交流会筹划方案 任务三 拟定技术交流会筹划方案 任务四 制定会议费用预算 任务四 制定会议费用预算 任务五 拟写会议记录与会议纪要 1．会议记录是在在会议过程中由记录人员记录会议的组织情况和具体内容，要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。会议纪要是记会议大要，会议上的重要或主要言论。会议纪要人员必须使用标准的会议纪要模板来做正式记录，每次的会议纪要文档必须在会后规定时间内提交到相关部门与领导查阅。 2．开会结束要及时记录会议的主要决议，并把会议相关信息填入会议卡片中，用于存档。会议卡片需要注明会议时间、地点、人员、议题、议题所需报告报表、会议待决事项、跟踪记录等信息。 任务五 拟写会议记录