办公自动化实务 教学课件 作者 雷冰 第三章 数据的处理.pptVIP

第三章 数据的处理 本章主要内容 第一节 销售数据表的制作 第二节 销售数据表的统计与分析 第三节 销售数据表的图表分析 本章学习目标 掌握数据表的制作及格式化 掌握工作表的打印设置方法 掌握表格的格式及数据计算 掌握工作表中数据的分析与汇总操作 掌握图表的创建与分析 第一节 销售数据表的制作 【工作任务】——制作“销售数据表” 【任务分析】 在本任务中l展示工作表的数据录入，对“海天商场年度销售数据表”数据进行调整、格式化以及打印等操作。在销售数据表制作过程中，主要运用了Excel数据的快速输入方法、行列调整、数据格式化、表格格式化等设置，使得销售数据表显得更美观、数据清晰直观。在数据表制作完成后，还可以进行相应的条件格式、及打印等页面设置。 第一节 销售数据表的制作 【知识要点】 一、Excel简介 Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，是一个电子表格软件。 二、Excel常用术语 1.工作簿（Book）---工作簿是存储和计算数据的文件，保存时的默认文件名是Book1、Book2等，扩展名为.xls。工作簿由若干工作表组成，每个工作簿可包含1-255个工作表。 2.工作表（Sheet）---窗口上带有格线的表为工作表，用户输入数据、处理数据等操作主要在工作表中进行，其默认名称为Sheet1、Sheet2等。 3.单元格（Cell）---工作表中行与列交叉构成的格子为单元格，以列标和行标的组合来定位和命名，如A1表示A列第一行的单元格。 4.单元格数据格式---默认情况下，单元格中填入的数据为常规格式，可以接受文本、数值等类型的数据，不同类型的数据显示也不同。 第一节 销售数据表的制作 【任务实施】 一、输入销售表原始数据 1．使用鼠标进行快速序列填充 2．快速输入多个相同数据 技能指导——同时输入数据 3.设置数据有效性输入 4.调整销售数据表数据 技能指导——插入操作的其他方法 技能指导——重复操作快捷键 知识链接：隐藏行列 第一节 销售数据表的制作 【任务实施】 二、设置数据表格式 1.设置数据格式 技能指导——数据格式调整 技能指导——跨列居中与合并单元格的区别 技巧点拨——文本型数字的设置 2.设置行列格式 技能指导——最合适行高、列宽的快速设置 3.设置边框及底纹格式 三、打印数据表 1．页面设置 2．打印设置 第一节 销售数据表的制作 【实训练习】 实训练习一：制作学生成绩表 实训练习二：制作现金日记账 第二节 销售数据表的统计与分析 【工作任务】——对上一任务中所完成的销售表进行统计，并简单分析各种销售数据 【任务分析】 在本任务中以“海天商场年度销售数据表”的数据分析为例，使用了Excel数据计算、排序、筛选、分类汇总等功能，从多方位来分析销售数据，使得数据处理显示更加方便快捷。 第二节 销售数据表的统计与分析 【知识要点】 一、数据计算 Excel工作表中数据的计算一般可以采用自动求和、公式或函数来进行。 1．公式---公式是由运算对象和运算符组成的一个序列，可以包含运算符以及常量、单元格地址和函数等。一个完整的公式由等号、运算符、函数、单元格引用地址及常量等组成。 第二节 销售数据表的统计与分析 【知识要点】 一、数据计算 2．常用函数---函数是按照预定的运算关系，来进行单元格或数值的计算。函数包括函数名和参数，参数可以是常数，单元格地址，公式或其他嵌套的函数。 Excel中的函数分为财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息、工程等9类。 第二节 销售数据表的统计与分析 【知识要点】 二、数据排序 数据排序是指对数据按照一定的规则顺序，将数据重新排列。在工作表中，数据处理时，经常需要进行数据之间大小关系的比较或排序。大致有两种排序，分别为简单排序，复杂排序。 三、数据筛选 数据筛选，即是将符合条件的数据挑选出，而隐藏其他的数据。Excel提供了两种方法：自动筛选、高级筛选。 四、分类汇总 分类汇总是指按工作表中某一列的数据值，将表中所有数据行分类，然后对每一类数据进行求和等，最后得出分类汇总的结果。 第二节 销售数据表的统计与分析 【任务实施】 一、调整销售数据表的工作表 1．设置工作表标签 2．复制工作表 技能指导——工作表的移动或复制的快捷方法 技能指导——更改工作表默认个数 二、运用自动求和计算合计和小计 技能指导——其他计算 三、运用函数计算平均销售额 四、运用公式计算销售百分比 知识链接:绝对地址和相对地址 技能指导——选