标准书号36 37 308 03794 第五章秘书的日常事务工作.ppt

秘书理论与实务教程 作者：王毓玳 第五章 秘书的日常事务工作(二) 【学习目的】 秘书事务工作涵盖范围恨广，对秘书的要求自然也很高。通过本章学习，将对约会安排、旅行安排及印章、督察与信访等工作有个全面的了解和熟悉，为更好地开展秘书工作打下良好的基础。 第一节 约会安排 一、约会安排的基本原则 1. 要根据领导的工作习惯和生活习惯来安排 约见。 2. 要区分轻、重、缓、急， 合理安排约见。 3. 协助领导搜集有关信息， 使领导事先做 到心中有数。 4. 酌情弹性。 5. 注意提醒领导准时赴约。 二、约会安排的方法 1. 在领导时间比较充裕、精力比较充沛的 情况下安排约见 2. 电话安排约见 3. 信件安排约见 4. 制定约见日程表 三、约会安排的注意事项 1. 配合领导的时间表 2. 分清轻重缓急 3. 约会时间留有余地 4. 适当保密 5. 内外兼顾 6. 在领导时间比较充裕、精力比较充沛的情 况下安排约会 7. 细致周到 第二节 旅行安排 一、旅行计划与旅行日程表 1. 旅行计划 2. 旅行日程表的格式要求与内容 二、办理出国旅行手续的内容和程序 1. 办理出国申请 2. 办理护照 3. 申请签证 4. 办理健康证书 5. 办理出境登记卡 三、乘车、乘船、乘机旅行和预订票注意事项 1. 乘车 2. 乘船 3. 乘机 4. 预订票注意事项 第二节 印章管理、督察与信访工作 一、印章管理和使用 1. 印章管理 (1)严格管理，健全制度。 (2)严格审批程序。 2. 印章的使用 二、督察工作的原则 1. 坚持实事求是的原则 2. 坚持突出重点的原则 3. 坚持分流承办的原则 4. 坚持注重时效的原则 5. 坚持科学有序的原则 三、信访工作 坚持原则： 1. 实事求是，一切从实际出发 2. 认真执行党的方针政策和法律 3. 解决问题与思想教育相结合 第四节 阅读资料 【阅读资料一】 1. 约会小卡片 2. 约会日程表 【阅读资料二】 (一) 一些主要国家和地区的风俗习惯 (二) 世界主要城市时间对照表 【阅读资料三】 (一) 印章使用登记表 (二) 查办通知单及汇总表 第五节 技能训练 一、约会安排训练 (一)案例分析 王秘书在接到一位重要客户电话后，要请示领导该如何处理与客户的商务。此时领导正在会见一位来自韩国的客商，洽谈2004年春季竹工艺品的出口事宜。这时，王秘书就敲门请总经理出来，并请总经理马上给那位客户去个电话，给予答复。对王秘书的这种处理方法，你是怎么想的? 讨论: (1) 王秘书当时的处理方法是否合理? (2) 你认为怎样处理合适? (二)实务训练 场景:你是杭州丝绸公司秘书A，省外贸进出口公司业务处处长B，欲约你公司王总周五晚聚餐。B拨通你的电话，A接电话: A: 你好，这里是杭州丝绸公司，我是秘书A ，请问什么事? B: 你好， 我是省外贸进出口公司业务处B，我想约你公司王总谈谈2004年秋季丝绸出口中东的有关事宜，能安排王总周五晚在湖滨大酒店吃个饭吗? A: (停顿)想约王总吃饭，周五晚上? B: 是的。请你安排一下。 A: (停顿)那我来查一下王总的工作安排表。(翻开记事本)对不起，周五晚上恐怕不行，王总要参加一个同学会。下周四、五都有空，要不安排在下周五?具体时间我们再联系，好吗? B: (停顿)嗯——好的，我安排好后会通知你的。 A: (停顿，待答复)好的，那我等你电话，再见。 讨论问题: (1)接约见电话时应注意什么问题? (2)秘书A的电话回复中，体现了约会工作的什么原则? (3)从上面电话片段中，可以看出秘书的哪些优点? (三)课外训练与案例思考 (1) 请安排一次事务性约会，设计约会卡。 (2) 思考: 当对方要变更约会时间时， 你应怎样处理较为妥当? 二、旅行安排训练 (一)情景模拟训练 1.情景设置 杭州某公司领导因公务需要，要携王秘书 到西安出差，主要是洽谈项目合作前期有关事 宜。 2. 训练过程 3. 拟定一份旅行方案 4. 教师分析与总结 (二)时区计算训练 三、印信与查办事务训练 (一)印章使用登记程序实践 方法与过程: (1)结合具体情况，设定:班级社会调查(或设定