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办公自动化系统简介（二） 作为2007年信息化建设的重头戏，办公自动化系统的建设承载着大家的期望，然而办公自动化系统建成后是个什么样子，该系统能实现我们哪些办公方面的需求？带着这样的疑问，我们综合了多家软件商的做法，给大家做一个总体的介绍，使大家在办公自动化系统建设之前对办公自动化系统有个感性的认识，促进江西中烟的办公自动化系统的建设。 办公自动化系统在建成之后，将是以一个办公平台的形式呈现在大家的面前，理论上讲每个人的所有工作都可以这个平台上实现，当然这是一个比较理想化的办公自动化系统，不仅具有传统意义上的办公需求，还将众多专业的业务系统的平台统一在这个办公平台上，达到各种业务系统的协同运作。下面我就围绕办公平台来介绍办公自动化的各项功能。 在登录OA系统后，呈现在用户面前的是四大功能板块：个人工作板块（今日通知、公告、要闻、电子邮件以及待办工作等等）、公文流转管理(各种形式公文的起草、审阅、批复、执行、归档、权限设置、收文登记等等)、综合事务管理（网上审批、车辆管理、会议管理、办公用品管理、培训管理、项目管理、合同管理）、综合信息查询管理（规范制度、电子期刊、部门信息各种业务数据报表），这四大功能模块组合了公司办公的信息化运作，使每个员工真正拥有一个移动的办公室。下面就这四大功能模块进行详细介绍。 个人工作板块 默认情况下，登录OA系统后将呈现在用户面前的就是该板块的内容，使每位用户在登录后，就能及时了解公司今天的通知、公告、有无大事纪要以及他今日的具体工作是什么。除此之外集成的收发电子邮件功能，可以在登录OA系统后直接进行电子邮件的收发，而无需再登录到邮件服务器上收发电子邮件。 公文流转管理 公文流转功能是办公平台上一个最基础的功能，在这个功能模块上我们可以轻松实现各种文件的流转，例如：发文、通知、公告、请示、审批等等。强大而灵活的流程定制和方便快捷的网络传输，使得原本需要较长时间的工作，在几分钟内就可以完成，大大提高了工作效率、降低了办公成本。 起草：对于文件的起草，提供了两种方式。一是登录系统在线编辑，由于系统本身可以集成office的组件，让用户就象在使用word一样，轻松编辑文件，包括字体颜色、字体显示和加入页眉、图片、表格、超级链接等；另一种方式就是不登录系统离线的状态下，先用将文件编辑好后，再通过导入功能将文件导入系统。 审阅、批复：OA系统为文件的审阅、批复提供了电子签章、痕迹保留等功能。电子签章功能使得为电子文件盖章成为现实，满足了各企、事业单位的办公要求。而痕迹保留功能通过写字板等外接设备，让领导任何的批复痕迹都保留在电子文件上，满足了领导多年的办公习惯的要求。 执行、归档存储：工作流管理功能模块为文件的流转提供了功能上的保障。用户可以根据文件性质自由设定文件的各项流程，如：流转给哪位领导审批，审批完后流转给谁执行，最后流转到知识文档管理功能提供的知识库内相应目录下进行自动归档保存，以供日后查询。除此之外，整个文件的流转情况和执行情况均可反馈到所有相关人员，以使此事项的全过程得到监控和保障。 权限设置：文件起草的同时，用户可以对文件的整个流转过程中，所有相关人员对该文件的各项操作权限进行设置，除此之外，设置权限的操作本身也可赋予流程当中的相关人员进行修改等等，这一切均很好地保障了文件内容的保密性。 收文：提供收文登记以及对来自另一个OA系统的文件的导入功能。 综合事务管理 一个企业除了需要专项的业务系统外（财务管理、人事管理、供应链管理、生产管理、客户关系管理等等），还需要一些事务性系统管理某些专项的事务，从而实现各相关部门之间的协同工作。 1.网上审批 通过网上审批功能，用户可以进行任何事项的审批，例如项目审批、合同审批、用款审批等等。除此之外，网上审批模块还为用户提供了审批格式和流程的自定义功能，使每种审批事项的格式和流程都能符合用户的使用要求。 2.车辆管理 实现对车辆的登记、使用、维护、维修、保养等工作进行科学、有效地管理，从而大大提高车辆的利用率。通过本模块能方便地提交车辆使用的申请，电子化的流程处理，保证了出车的及时执行。通过车辆的维修、保养和日检能够及时了解车辆目前的情况，还可对维修、等费用进行查询和统计。通过车辆管理强大的查询统计功能，相关人员能方便地了解车辆的使用情况和车辆的现状。 车辆使用：提交车辆使用申请后，系统按照用户自定义的流程自动流转到审批执行人，审批通过后，由相关人员安排车辆并指定司机，同时系统自动发出提醒给申请人，车辆申请是否通过。车辆在使用后系统能对行程和费用进行确认，还可对事故进行登记。 车辆维修/保养：通过制定合理的车辆维修/保养流程，可以完成日常的维护和保养工作。 车辆日检：记录了车辆日检的数据，可以快捷地了解车辆的现状。 车辆查询：通过车辆查询用户能方便查