什么是职位说明书.doc

什么是职位说明书 编写职位说明书作为人力资源工作的重要一环，应该从以下几方面来理解： 1. Why：为什么 人心不同，各如其面，不同的人在从事工作的资质方面存在个体差异；另一方面，不同的工作需要具备不同资质的人来完成。因此，对于那些希望实现高绩效的组织，就必须努力把适合的人安排到最适合发挥他们资质的工作上去，做到事得其人，人尽其才，人事相宜。要做到这一点，就必须获取与工作有关的详细信息（如工作目的、职责与贡献、衡量标准、任职资格等），即工作分析。 对工作分析的结果进行整合并形成具有企业法规效果的正式文本，即为职位说明书。职位说明书是企业管理的基础工具，是员工招聘选拔、培训开发、绩效考核、发放薪酬的重要依据。 根据职位说明书，可以识别出胜任该职位所必须具备的知识(Knowledge)、技能(Skill)和能力(Ability)，从而帮助企业招聘或选拔出最适合该职位的任职者。职位说明书还可帮助企业识别员工的培训需求，以开发出合适的培训方案。职位说明书也是对该职位的任职者进行绩效评估的基础，以及相应绩效改善和薪酬决策的依据。 2. What：是什么 具体而言，职位说明书包括的主要要素有如下几点： 1) 职位名称。该职位的名称，格式为：限定词 + 名词，如：研发工程师、财务部经理、办公室文员等。 2) 职位编号。根据一定的编码规则得到的职位编号，如：部门代号+顺序号，RD__001。 3) 职位等级。根据职位评估结果得出的一个代表该职位相对价值的特定值，如31级、35级。 4) 部门。指次于公司级的组织(部门)或子公司。 5) 所属单元。指任职者所在的最小业务单元。 6) 工作地点。指个人工作所在的行政区域。 7) 工作环境。一般为“正常”，如有政治、军事风险或人身、健康伤害隐患的，需加以说明。 8) 制定者。制定该说明书的人。 9) 审核者。审核该说明书的人。 10) 职位目的。用简单的语言介绍该职位设立目的和意义，特别是该职位对公司独一无二的贡献。具体讲主要包括：依据什么开展工作，通过做什么工作，达成什么结果。“依据”主要包括两方面的内容：诸如制度流程等指导性的信息；以及诸如计划等约束性的信息。“结果”指工作为公司所创造的价值。 11) 职位角色。选择最能反映对工作价值结果产生直接影响的角色描绘词语，如指导者、决策者、执行者等。注意：从现有角色表中选择，不是自编（除非有更准确的角色定位）。 12) 职位范围。与该职位直接或间接相关的资源，以显示该工作的范围与程度。如直接下属和间接下属的人数。 13) 职位关系。通过组织关系的描述，明确该职位的上司、同僚状况、直接下属。指“职位”而不是“姓名”。 14) 责任与贡献。为了实现职位目的，任职者需要承担哪些责任，进行哪些活动。描述格式与职位目的相同，包括：依据什么开展工作，通过做什么工作，达成什么结果。“依据”主要包括两方面的内容：诸如制度流程等指导性的信息；以及诸如计划等约束性的信息。“结果”指工作为公司所创造的价值。 15) 衡量标准。是对“责任与贡献”的达成情况进行评估、衡量的一个或一组标准。以指标的形式出现，如数量、质量、人员反应等指标。 16) 素质。该职位的任职者需要具备哪些素质。例如：成就导向、监控能力、服务精神、坚忍性等。 17) 任职资格。任职者的最低准入条件，“最低”指如果某人再低于这个资格条件时，将无法胜任该职位要求的工作。 18) 该职位履行职责的依据。包括：a.流程类文件，规范性操作指导；b.规章制度，参照执行，有时会按“解释”执行；c.指令，一般是直接上级下达，在公司/部门内生效；d.惯例，大家认可的准则。 3. When：什么时候编写 工作分析以及相应的职位说明书编写，是企业管理的常规性工作，不是一劳永逸的事情；必须根据企业内外部环境的变化而动态调整，与时俱进。一般来说，在下列情况，应进行职位说明书的编写或更新： 1) 建立一个新的组织时，应根据组织目标进行组织结构设计，设置职位清单，并编写职位说明书。 2）企业战略调整，致使工作内容和性质发生变化，须进行职位说明书的更新。 3）企业进行了流程优化，或者由于新技术的引进，工作效率得到提高，须重新进行人员配置，须进行职位说明书的更新。 4）企业希望推行新的考核或薪酬制度，也须进行职位说明书的更新。 4. Who：谁编写 对于已有职位，应由任职者编写，其直接主管修改，人力资源管理专家（或外部顾问）审核，最终由职位评审委员会评审。 对于新设置的职位，应由该职位的直接上级编写，人力资源管理专家（或外部顾问）审核，最终由职位评审委员会评审。 5. How：怎样编写 在职位说明书的编写过程中，要进行广泛的各个层面和各种形式的培训。通过培训，使各级主管和员工明白职位说明书编写的重要性和基本