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监理档案资料 文件处理管理办法 一、监理资料管理 （一）监理过程中产生的各类资料必须按《公司工程监理资料收集、分类、组卷一览表》和《重庆市建设工程文件归档内容一览表》（渝建发[2006]226号文）的要求，及时收集、整理、确保真实完整、分类有序。 （二）监理资料的管理由项目总监负责，并指定专人具体实施。 （三）监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。 （四）监理资料应做到规范化、标准化。公司有示范文本的，项目监理部应按示范文本的格式要求编制监理资料。 （五）施工阶段的监理资料应按公司对工程监理资料的管理要求，对工程中产生的各类资料进行收集、分类、统计分析、组卷： 1.内业信息技术管理人员应按公司文件分类办法，建立好监理档案卷，对有关技术资料进行分类归档。 2.监理过程中形成的各类资料，应按单位工程（子单位工程）进行收集、整理、排序、编目。 3.各专业监理人员应随时对自己所负责的工程技术资料进行认真检查，工程监理资料的形成要做到与工程进度同步，做好本专业有关信息数据的收集整理工作，每月要对相关数据进行统计分析。 4.项目监理部要逐日、逐周、逐月收集，及时填写卷内目录，确保工程资料做到及时和真实，并符合国家现行规范及重庆市监理档案验收的有关要求。 5.各项目部应在条件允许的情况下，将已完善的监理档案资料刻盘保存，并做好标识，依序排列。 6.尚未处理的文档资料应由相关责任人妥善保管，防止意外丢失。 （六）在监理工作结束后，项目监理部应按公司《公司工程监理资料收集、分类、组卷一览表》的规定将有关资料一式两份装订成册，一份送公司工程管理部审查合格后存档（包括电子文档），另一份移交重庆市城建档案馆或业主。 （七）如工程项目出现中途停工的情况，项目监理部应根据实际情况，在工程正式停工后15天内，将重要监理资料或全部监理资料送回公司档案室暂时保存，并填写移交清单。 二、文件收发管理 （一）公司各项目监理部的文件处理工作应做到规范化、统一化。 （二）向业主、设计院及施工单位行文，应以项目监理部的名义。全局性的协调文件及对外函件、通知，应由项目总监起草；各专业内的文件及通知、更改等，由各专业监理工程师起草。 （三）文件草案形成后，应交项目总监或总监代表审查，文字表述是否概念准确，简明扼要，条理清楚，数据是否准确可靠。经审查合格后即交付打印、复印，并加盖项目公章。对外发文应由项目总监审批签字，并明确发放范围。文件原件由项目监理部保存。 （四）对施工单位所申报的有关经济方面的报告、报表，应先由各专业监理工程师审核，并由项目总监审批签字且加盖项目公章后，方能传递给业主。经业主审批签字盖章后，才能作为有效文件返给承包商。 （五）对施工单位申报的施工组织设计、专项施工方案、交底会审纪要等，须经各专业监理工程师审核。如有需要业主及设计方完善会签手续的，由业主及设计方完善会签手续，项目总监审批签字盖章后，方能返给施工方。如不需要业主及设计院会签的，由项目总监审批签字盖章后，再返给施工方。 （六）项目监理部的文件收、发工作由项目资料管理人员负责。 （七）往来文件应在收发文薄上标明文号、收发时间、标题、往来文单位、件数、处理情况。 （八）对外来需要办理的文件，应根据来文的性质及专业，传递给项目总监或各专业监理工程师及时办理。同时，资料管理人员也应及时催办，以免漏办或延误。 （九）对只需传阅的文件，要严格办理登记手续，随时掌握文件去向，避免漏传、 误传和延误。资料管理人员有责任对传阅文件催阅、催退。 三、工程监理资料收集、分类、组卷一览表 工程监理资料收集、分类、组卷一览表 卷号 序号 文件、质量记录名称 施工阶段监理资料 移交公司监理资料 卷一 监理工作综合资料 （含前期文件） 1 勘察设计文件 √ 2 建设工程施工许可证（复印件） √ √ 3 施工图审查意见书（复印件） √ 4 分包单位（包括供货单位、试验单位等）资质报审表（含分包单位报审资料） √ 5 特种作业人员上岗证（复印件） √ 6 测量、检验仪器等的合格证、鉴定资料（复印件） √ 7 监理规划 √ √ 8 监理实施细则 √ √ 9 旁站监理方案 √ √ 10 监理工程师通知单 √ √ 11 监理工程师通知回复单 √ √ 12 监理工作联系单 √ 13 会议纪要 √ √ 14 来往函件（涉及质量安全、造价及监理费） √ √ 15 监理日志 √ √ 16 监理月报 √ √ 17 专题总结 √ √ 18 工程竣工验收总结 √ √ 19 监理工作总结 √ √ 20 监理业绩表（提供两份原件交质量安全部） √ √ 21 工程概况表 √ √ 22 工程监理机构组成和总监任命文件 √ √ 23 监理人员