档案管理实施要求.docVIP

针对加强工程档案管理的实施要求 尊敬的公司领导、各部门、各项目部： 通过参加集团信息化特级资质考评，让我们认识到原有的档案管理完全不能够达到现有的信息化要求，不能只停留在只录入档案目录、案卷、备考表及索引卡，而是要把所录入的相关内容全部扫描到档案软件系统中，进行全盘信息化管理。 为了确保完成集团提出的档案信息化建设的要求，加强十二公司工程档案电子文件归档与管理，保障归档电子文件的安全保管和开发利用，减少因工程档案资料不齐或不合格给企业带来的经济损失，达到为公司管理服务的目的，结合集团信息化特级资质考评的要求和工程档案的实际情况，特提出了以下的具体措施： 一：档案资料整理的具体要求： 1：在提交纸质资料的同时，还要提交与纸质资料一一对应的电子扫描版； 2：做好纸质资料分类、装订、编码。注：编码时每一册都是从第一页开始编，不能一册接一册连续编码； 3：竣工图纸按照手风琴式的折法，折成A4纸大小； 4：资料装订厚度不能超过4㎝； 5：纸质资料中不能有金属钉、热敏纸、复写纸； 6：资料中不能用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔等易褪色、不易保存的材料； 7：资料字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字手续完备； 8：复印、打印文件及照片的字迹、线条要清晰； 9：资料分类装订后，要做好各分类资料的电子目录，如下： 卷内文件目录 件号 文件编号 责任者 文件材料题名 日期 页号 备注 1 xxx公司 竣工验收报告（xxx工程 x号楼）001-006 原件 2 xxx公司 工程开工报告及报审表（xxx工程 x号楼）001-002 原件 3 xxx公司 工程质量评估报告（xxx工程 x号楼）001-008 复印件 4 xxx公司 质量保修书（xxx工程x号楼） 001-004 原件 5 xxx公司 竣工申请验收报告（xxx工程x号楼）001-001 原件 5 xxx公司 地基与基础分部质量验收报告（xxx工程x号楼）002-002 原件 5 xxx公司 主体结构分部工程质量验收报告（xxx工程x号楼）003-003 原件 5 Xxx公司 勘察报告（xxx工程x号楼）004-021 复印件 5 Xxx公司 室内环境质量检测报告（xxx工程x号楼）022-030 P.49 说明：①、件号——1盒档案卷里有几本竣工资料，按顺序排列分成1件、2件等等，以此类推。所编写的内容属于第1件的，就在件号这一栏填写1，属于第2件的内容，填写2。 ②、文件编号只针对图纸，如下： 件号 文件编号 责任者 文件材料题名 日期 页号 备注 1 建施1/14 Xxx公司 设计总说明（xxx工程x号楼）001-001 ③、责任者——是指该资料的负责方。如：工程质量评估报告是由监理公司发出，那么针对评估报告的责任者就是监理公司。 ④、文件材料题名——是文件资料内容全称、括号里是资料所属工程的名称。 ⑤、日期——是文件资料形成的日期，以最早产生的日期为主。 ⑥、页号——001是第1页，不能用1或者01.只能有3个数组成。其它页数同上，页号由开始页和结束页组成。 ⑦、备注——是针对所属资料需要说明的地方进行补充说明。开竣工报告必须添加备注是否原件。 10：除了开、竣工报告、合同、招投标文件、工程质量评估报告、勘察及设计文件质量检查报告、单位工程质量竣工验收记录、分部验收报告在移交时必须提供原件外，其它资料如不是原件或缺失需要提供情况说明并由相关领导签字。（资料的分类详见附表一）。 除了附表一中的资料类别，各项目部还可在施工的具体细节中所产生的其它重要资料按上述要求对其整理移交。及其重要的资料，如竣工验收报告、质量评估报告等这些资料要独立成册，不能和其它任何资料装订在一起；开工报告、开工报审表、竣工申请验收报告等本身只有一张的可以一起装订并加上封面组成一册。 二：档案查、借阅的要求： 1、凡查、借阅涉及诉讼问题的档案、经公司总经理、本部门负责人、法律债权部负责人审批后，方可提供； 2、凡查、借阅工程档案，经本部门负责人，相关部门负责人审批签字，方可提供； 3、外单位查阅档案须持单位介绍信，由相关部门经办人办理，相关部门负责人审批签字后，方可提供； 4、借出档案，不得转借他人，不得擅自翻印、复制、抽拆，不得在档案上涂改、划道、圈点、污损档案的内容，不得丢失和损毁档案； 5、查、借阅档案一般在档案阅览室进行，办理借阅登记，妥善保管、注意保密； 6、未经同意，外人不得进入档案库房。 三：档案管理人员的