办公自动化 课件打印.docVIP

第1章 办公自动化概述主要内容 1.1 办公自动化概述 1.2 办公自动化系统的建设与发展 要求：理解办公自动化定义，特点，功能 了解OA系统系统的发展与前景 掌握OA系统开发步骤 掌握OA系统的构成要素 1.1 办公 1.办公的概念 办公活动：办公活动是围绕企业或行政管理单位的最终目标而进行信息或事务处理和决策的活动。办公活动的主要任务是日常事务工作的组织、领导和实施计划等。 最基本的办公事务有文字处理，报表处理，公文管理，文档管理，编辑、排版和印刷，日程管理，邮件处理，事务处理，计划安排以及通信处理等. 2. 传统办公方式 存在问题： (1) 劳动强度大，工作效率低，办事周期长。(2) 办公质量低，数据可靠性差。 (3) 决策困难。 (4) 文件、材料的保存常常出现问题。 (5) 办公成本高，费用急剧增加。 传统办公活动=具体事务（90%）+决策分析（10%） 我们的目标：新式办公活劢=具体事务（10%）+决策分析（90%） 一些问题 * 公司要签订一份合同，需要总裁签字，但是总裁出国怎么办？ * 一个大型公司，业务范围遍及全国，北京总部要查看昆明的销售业绩怎么办？ * 公关部门截获一个重要的商业机密，要及时传递给销售部门怎么办？ * 公司新进一批员工，迟迟不能进入角色怎么办？ * 公司新项目需要不同地域分公司进行合作，协调处理，共同构建项目计划怎么办？ 员工办公场景 * 每天打开电脑，单位或同行业发生的重要新闻一目了然；亟待处理的工作，系统给出具体明显的标示；当遇到问题或困难时，可以通过网上实时协同工具寻求帮助。 * 对销售部门而言，可以通过联网系统自动获取公司营业数据，相关信息可以通过联网系统迅速传递至各部门。 *不同地域的相关责任部门，可以通过协作系统，共同对文档进行创建、修改等处理，协同办公。 办公自动化的基本概念 办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息系统。国务院电子振兴办办公自动化专家会议 办公自动化的目的是尽可能充分地利用信息资源，提高工作效率和质量，辅助决策，获取更好的效果以达到既定目标。 笔墨纸砚——打字机、电报、电话机——电子计算机——复印机、传真机、影印机等 办公公文和信函传递四、办公自动化系统的建设与发展 1） OA系统的开发 1. OA系统分析 OA系统分析是开发研制OA系统的第一个阶段，其目的是建立一个明确、具体而又切实可行的系统，即解决“做什么”的问题。其具体步骤如下： (1) 调查研究 (2) 可行性分析 (3) 用户需求分析 (4) 系统总体规划 2. OA系统设计系统设计阶段的工作分为总体设计和详细设计。 3. OA系统实施(1)编程 (2) 测试 4. OA系统的运行与维护 一个典型的办公自动化系统大致包括六种要素：人员、组织机构、办公制度与办公例程、技术工具、办公信息和办公环境。 1. 人员(1) 信息使用人员。(2) 系统使用人员。(3) 系统服务人员。 2. 组织机构现行办公组织或办公机构的设置很大程度上决定了OA系统的总体结构。 3. 办公制度 办公制度是有关办公业务办理、办公过程和办公人员管理的规章制度、管理规则，也是设计OA系统的依据之一。 4. 技术工具 技术工具包括支持办公活动的各种设备和技术手段，是决定办公质量的物质基础。OA系统中的设备主要为三大类：计算机、通信设备和其他办公设备，如传真机、复印机、多功能一体机等。 5. 办公信息办公信息是各类办公活动的处理对象和工作成果。 6. 办公环境办公环境包括内部环境和外部环境两部分。 未来的OA系统将向以下几个方向发展： (1) 小型(2) 集成化 ① 网络的集成，② 应用程序的集成，③ 数据的集成 ④ 界面的集成 (3) 网络化 (4) 智能化 (5) 多媒体化 具体发展趋势 办公环境网络化办公操作无纸化办公服务无人化办公设备移动化 办公思想协同化办公信息多媒体化办公管理知识化办公系统智能化 办公自动化系统应用 2. 管理信息系统 1） 管理信息 管理信息是组织在管理活动过程中采集到的、经过加工处理后对管理决策产生影响的各种数据的总称。 管理信息的表现形式有：报告、报表、单据、进度图，此外，还有计划书、协议、标准、定额等，类似于报告的形式。 2）管理信息系统MIS（Management Inforamtion System) 管理信息系统是一个由人、计算机组成的能进行信息的搜集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。 管理信息系统能实测企业的各种运行情况；利用过去的数据预测未来；从企业全局出发辅助企业进行决策；利用信