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商务电子邮件在宏观结构上如何建构语篇 　　摘要:运用体裁分析方法探讨英语商务电子邮件的图式结构,力图揭示商务电子邮件在宏观结构上如何建构语篇,实现自己的交际目的,为改革和完善商务英语教学提供思路。 　　一、引言 　　商务英语以英语作为语言媒介,以商务知识为核心,强调语言能力与商务相结合,客观上要求教学内容反映商务环境中的变化并采取相应的以学习者为中心的教学方法。在当今商务环境中,跨文化商务交流越来越依赖于英语电子邮件,这一特点也反映在商务英语写作课程教学中。本文以来自英语国家的89封英文商务电子邮件为语料,运用以Swales和Bhatia为代表的“SwalesianSchool”的语篇体裁分析理论,试图从结构上对英文商务电子邮件进行分析,探讨这种体裁是如何通过结构的安排实现其交际目的,为商务英语教学提供新的视角,以期为改革和完善商务英语写作教学起到一定作用。 　　体裁分析理论是多学科交叉研究的产物,其根本宗旨是研究语篇的交际目的和语言的使用策略[1]。在体裁分析中,Swales和Bhatia通常以语步与步骤作为语篇分析的出发点。任何体裁都是由一系列的语步构成的。语步是将作者的目的和他所想要传达的内容联系起来的单位[2]。体裁中的语步具有一定程度的灵活性,同一体裁中语步的顺序也并非固定不变。那些在体裁中一定要存在的语步称为必要性语步,而那些可有可无的语步则称为选择性语步。体裁分析法通过确定图示文本的宏观结构来体现交际目的是如何实现的,通过确定某一特定语篇的体裁图示结构,研究者可以揭示出某一类语篇的体裁特征,如核心或外围语步、常见的语步顺序[3]。 　　二、英文商务电子邮件的体裁图式结构分析 　　一封英文商务电子邮件主要有地址栏、主题摘要栏、称呼、正文、结尾敬词、签名等。本文主要讨论信函的正文部分。根据体裁分析理论,不同的语篇体裁具有不同的交际目的,其语篇结构也有所不同。借鉴Bhatia对促销信语步划分的做法,对89篇邮件进行分类,选取其中13篇问询函和回复函为样本进行标注,发现英文商务邮件的问询函和回复函有如下的语篇结构和分步状态: 　　1.确立主题。这一语步引入并确立交流的背景,为前一封邮件和本邮件提供必要的参考信息。无论是问询函或是回复函,一般都会指出与此邮件相关的信息,如信息传递的方式、日期、参考编号或数量等。总之,这一语步帮助收信人尽快确定相关主题,但这一语步在商务电子邮件的问询函和回复函中出现的频率不高,仅在2封邮件中出现。这种现象很容易理解,因为与传统的纸质信件不同,电子邮件可以自动将原邮件复制在发送的邮件中,所以一般没必要再提及前面所发邮件的相关信息。 　　2.引入议题。这一语步在商务电子邮件中经常出现,它告诉收信人为何要发送此邮件,也就是说,此语步是用来介绍邮件发送的目的,或是为下一语步准备。如邮件15“WearenowtostartsourcingfabricforHoliday06”,在这一封邮件中,写信人告诉收信人,他(她)正在为这一批货物准备原料,接下来,写信人又写到“Plssendmesetsalongwithprice”,由此可见,写信人运用第二语步确定了他她发送此封邮件的目的,即告知对方,我方已经做好准备,请你方尽快回复相关价格,为进入下一语步做了铺垫。 　　3.提供索要信息。在这一语步中,问询函一般列出所需信息向对方索求,而回复函是用来回复相关信息,如邮件13中“PleasesendmethepriceaswellwithPigSkinSuedeforLining”,很明显是用来向对方索要信息。 　　4.索求回音。Bhatia指出这一语步一般会采用过度礼貌的语言或者鼓励的方式来劝说客户回复,有时候甚至会提供一些无法律约束力的个性化服务。通过研究发现,Bhatia的观点得到了证实,通常在这一语步中,“if”条件句使用的频率较高,而且像“please”这样礼貌的标志词常会出现在“formoreinformation?details”类似的表述前。实际上,这一语步在商务电子邮件中并不常出现。有两个理由可以解释这个现象:电子邮件是一种方便快捷的交流方式,因此没有必要特别告之对方这样做;另外,在这一类邮件中,写信人和收信人之间很明显已经建立一定的贸易关系,彼此之间并不陌生了,若没有特别之处,使用这一语步反而显得多余。 　　5.采取施压策略。使用适当的压力策略,促使对方立即或尽早采取行动,这一语步具有一定的作用。写信人一般会使用“assoonaspossible”、“deadline”、“must”或其他具有类似意义的表述,表明时间的紧迫性。 　　6.礼貌收尾。在收集的语料中,这一语步在问询函和回复函中出现的频率都很高。商务信函的写作原则之一就是礼貌,因为商务交际只有在友好、礼貌、愉快的环境下才能持续,所以占