公文写作须知.docVIP

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公文寫作須知一、??????? 公文寫作應有之態度 ??? 在行文時,撰擬過程,必須要有高度之責任心,不但要對機關團體負責,還要向對方或人民負責。因此,在寫作公文時,態度要嚴正,心情要平和,不可苟且敷衍,不宜意氣用事,才能綜覈名實,事情才會處理的合法、合理、合情。遇有爭執時,更應以「對事不對人」之原則,處處為雙方立場著想,才不至於偏激或武斷情事發生。 二、??????? 公文寫作應注意事項 公文為處理公務之重要工具,行文必須講求效率。公文製作屬要式行為,要有它應具備之要件行文之原因、依據、目的與立場。 三、??????? 公文寫作之基本要求 ? 措詞要簡潔、言簡而意賅,對應敘述者亦不宜約而不詳。撰擬公文,對行文體系不能紊亂,要認清立場,根據法、理、把握重點,顧及現實環境陳述意見,主旨須確定,用字須適宜,用語須恰當,文理要暢順,做到合法、合理、合情之境界,使對方滿意,因此,寫作公文須細心研擬。由此可見公文要做到「簡、淺、明、確」乃法定要求公文寫作之四字訣: ? 1.????? 簡 就是化繁為簡、整齊劃一,使公文結構、程式、文字都趨於簡單明瞭,以求撰擬、繕印、閱讀均可節省時間及精力。 2.????? 淺 就是用語通達、不用奇字,以求淺顯易懂,使公文所表達之意思,能為一般社會大眾普遍瞭解。 3.????? 明 就是敘事清晰,不用隱語、誇張、諷刺語句,以求條理分明,澈底擺脫陳舊落伍之程式用語,使公文充分發揮意見溝通,達成處理公務之功能。 4.????? 確 就是主旨明確、語氣肯定、敘述時間、空間、數字精確,不模陵兩可、似是而非,以建立處理公務之責任觀念,進而提高行政效率。 ? 除上述法定要求外,對於簽、稿撰擬之一般原則中,列了左列作業要求: ? 1.????? 正確:文字敘述和重要事項記述,應避免錯誤和遺漏,內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。 2.????? 清晰:文義清楚、肯定。 3.????? 簡明:用語簡練,詞句曉暢,分段確實,主題鮮明。 4.????? 迅速:自蒐集資料,整理分析,至提出結論,應在一定時間內完成。 5.????? 整潔:簽搞均應保持整潔,字體力求端正。 6.????? 一致:機關內部各單位撰擬簽搞,文字用語、結構格式應力求一致,同一案情的處理方法不可前後矛盾。 7.????? 完整:對於每一案件,應作深入廣泛之研究,從各種角度、立場考慮問題,對相關單位應切取協調聯繫。 ? ? 四、??????? 公文寫作之原則 1.????? 應力求簡、淺、明、確:公文寫作應力求撰字端正清楚、語意肯定、內容清晰、完整、簡潔、具體,不可使用模陵兩可、游移不定之語句,或晦澀不明之文字。 2.????? 段落要分明:公文寫作應採三段活用式之結構,即正文內容各段意見,應截然分清楚,不得前後夾雜敘述。 3.????? 正確使用標點符號:公文使用標點符號,能使句讀清楚,便於閱覽,免除誤解。 4.????? 其他應注意之原則:寫作公文,應以一文一案為原則。公文送判時,公文夾應標明承辦單位及送往單位,以加速公文傳遞。 ? 五、??????? 公文之結構 公文結構,採用「主旨」、「說明」、「辦法」(簽成為「擬辦」)三段式。「主旨」一段完成,文句力求簡明扼要。「說明」或「辦法」視需要靈活運用,段下得分「項」「目」,採階梯式排列,每「目」以六十字為原則,其內容繁多者,可列為附件附錄。 1.????? 『主旨』 為全文之精要,是用以說明行文之目的與期望,本段文字應力求具體扼要。「主旨」是全篇公文之精華所在,文字越精要越好,使閱讀者一目了然行文之目的與期望,但也不可過於簡略。其內容重點應在於敘述「何人」「何時」「何地」「何事」。 2.????? 『說明』 當案情必須就事實、來源或理由,作較詳細之敘述,而無法於「主旨」內容納時,用本段說明。本段內容重點在於敘述因「何故」而行文。 3.????? 『擬辦』 向受文者提出具體要求無法在「主旨」內簡述時,用本段列舉。本段內容重點在於提出「如何」辦理之敘述。 ? 六、??????? 公文之標點符號 ??? 「公文文字應簡淺明確,並加具標點符號。」公文加具標點符號,其作用在使閱者能正確瞭解公文之內容,而達到行文之效力。 ? 標點符號之用法表 符 號 名 稱 用    法 。 句號 用在一個意義完整文句的後面。 , 逗號 用在文句中要讀斷的地方。 、 頓號 用在連用的單字、詞語、短句的中間。 ; 分號 用在下列文句的中間: 一、並列的短句。 二、聯立的復句。 : 冒號 用在下列情形的文句後面: 一、下文有列舉的人、事、物時。 二、下文是引語時。 三、標題。 四、稱呼。 ? 問號 用在發問或懷疑文句的後面。 ! 感嘆號 用在表示感嘆、命令、請求、勸勉等文句的後面。 「 」『 』 引號 用在下列

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