档案管理技能训练教学配套课件陈琳03档案整理技能训练.pdfVIP

档案管理技能训练 第3章 档案整理技能训练 第3章 档案整理技能训练 ➢学习任务和目标 （1）通过以“件”为单位和以“卷”为单位整理档案，了解 归档制度的变化，掌握档案整理的流程、工作内容，提 高学生档案整理技能和适应档案管理新要求的能力。 （2）通过拟写立卷说明，提高学生语言表达能力、档案 管理文字资料撰写能力。 （3）用“整理的最终成果”的形式，帮助学生掌握档案整 理的全局性概念—— 全宗。 ➢内容概述 整理包括内容整理和实体整理。内容整理是指对文件或 档案内容的真伪进行鉴别考证等。实体整理是将零散的 和需要进一步条理化的文件或档案进行分类、组合、排 列、编目等，有以“件”为单位整理和以“卷”为单位整理 之分。以“件”为单位整理档案是本章技能训练重点。 第3章 档案整理技能训练 3.1 做好整理准备工作 3.2 按“件”整理档案 3.3 按“卷”整理档案 3.4 编写立卷说明 档案整理 3.1 做好整理准备工作 内容整理： 鉴别内容真伪，考证内容客观性，编纂出 版档案史料等活动。 实体整理： 将零散的档案，进行分类、组合、排列、 编目，使之成为有序的整体。 机关档案的整理 内容：平时文件归档、文件组卷、案卷 排列、案卷目录编制、档号编写、局部调 整等。 责任人：文件处理部门或业务部门与档案 室共同完成；档案室也收集零散文件并进 行全过程整理。 档案馆的档案整理 1、系统排列和编目 档案馆接收机关档案室移交的案卷后，进一步系统整 理。 2、局部调整 对不符合要求档案进一步加工以提高质量；档案保存时 间较长，自身或档案整理体系发生变化，也要整理。 3、全过程整理 收集零散的文件、馆藏体系遭到严重破坏，需要对档案 进行全过程的整理工作。 全过程包括：区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、案 卷排列、编定档号、编制案卷目录等。 整理工作的意义  是整个档案管理工作的基础。 收集——整理——利用  是发挥档案效用的前提条件。  是检查收集工作质量的依据。  是管理科学化和标准化基础。 档案整理三原则 必须保持文件之间有机的历史联系 来源联系 时间联系 内容联系 形式联系 应当充分利用原有的整理基础 必须便于保管和利用 档案整理两种方法 1、以案卷为单位整理。（传统方法） 案卷是一组有密切联系文件的组合体。 立卷是一个分类、组合、编目的过程。 2、以件为单位整理。（现代方法） 文件整理归档操作流程 “ ” 收集 确定 件 文件装订 编制归档号 文件排列 文件分类 编目 装盒 档案排架 全宗概念 全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活 动中形成的档案有机整体。区分全宗是整理工作 的第一步。 1、全宗是一个有机整体，具有不可分割性。 同一全宗不能分散，不同全宗不能混杂。 2、全宗是在一定历史活动中形成的，具有客观性。 整体性由内部历史联系决定而非人为。 3、全宗是以社会单位为基础构成的，具有稳定性。 以机关、组织和