第十二章部门管理之基本原理及功能.docVIP

9 – 03 部门管理之基本原理及功能 为什么需要管理 人是社会的动物。人要在今日的现实世界中生存的更好，唯有靠群体生活，靠专业化的分工，靠与他人交换彼此生产和需要的产品及劳力。任何个人，甚至任何部族，想完全自给自足，自行生产所需的衣, 食, 住，行等物质条件，则至多也仅能维持极为可怜的生命。但人如果能参加各种不同的企业活动，集中彼此的资源，交换彼此的成果，才算是撑握了繁荣的枢要。 所谓管理，即在于有效促成这种合作的努力。但是人力分散，机械分散，经费分散，应如何使这些分散的资源汇注于企业机构之中，少不了需有适当的管理人。有了管理人，才能构想出企业机构所提供的服务，动员各种生产方法，使企业内部人员相互间及企业内外人员的各项活动得以协调，从而激发有关人员为共同的目标而努力。 事实上，人类自有文明以来，就已有管理，但管理成为一种有系统的科学，却是二十世纪才开始的。 管理的定义 管理是计划，组织，指挥与控制组织机构内的人员以及使用其他资源以达到组织机构目标的过程。 管理的过程（功能） 计划 – 是一个预先订立的详细行动方案，包括选择企业目标， 及寻找达成目标的方法。 组织 – 按照计划所定的要求，调配适当的人力物力，确保计划 所要求的活动能顺利进行。 指挥 – 运用职权促使员工履行他的职务。 控制 – 考核及检讨员工的工作，有否按照既定的计划及指示实 行。 计划 是一个预先订立的详细行动方案。 计划的重要性 明确事情的目标 提供行动的方向 预知将来的机会与危险 提供控制及衡量成绩的标准 制订计划之程序 确立目标 预测将来 查核本身资源 发掘各种可行方案 评选最优方案 效果评估 企业的主要目标 获致最大利润 获致最大销售额 获致最大生产量 获致最低成本 提高生产力与效率 确保企业生存和发展 目标应具备的特质 清楚明确，容易了解 有必要性，有挑战性 切实可行，能够实现 组织 按照计划所定要求，调配适当的人力及物力，确保计划能顺利进行。 组织程度 1. 确定要达到的目标有哪些是必须的活动。 2. 按照某些合理的准则，将有关活动合拼成一组，或成为一团队。 3. 将活动分配予适当职位的人，授予适当的权力，并阐明其职责范围， 以及与他人之关系等，以方便命令传达与工作上互相配合。 组织的原则 统一目标原则 效率原则 管理宽度原则 授权原则 职权相称原则 命令统一原则 指挥 运用职权使员工履行他的职务。 指挥的范围 施展领导才能，给予下属适当的指导，使下层的工作不致发生混乱或冲突，以促成计划得以顺利实行。 以满足员工的需要为途径，激励员工发挥应有的工作潜力。 消除组织内部的矛盾，以增进和谐的工作关系。 改善信息的沟通，以提高组织效率。 领导的要义 引领歹诱导下属对企业的经营目标，做出自发性行动的能力 ：- 领导的实践肯定了不平等阶级及身份的出现。 领导的实现是基于一个不平均权力的授与的局面。 领导的成功有赖于权力的适当运用及被下属认同。 领导的模式 家长专权式 – 管理人员自己做出一切决策，下属只有惟命是从。 2. 民主参与式 – 管理人员做出决策会征询下属意见，甚至与下属商 讨后才作最后决定。 3. 放任自由式 – 管理人员祗说明目标，任务具体做法任由下属自行决定 领导者的权力 1. 合法权 – 在一个组织内，上司有其被授与之法定权力去管理下属。 奖赏权 – 若下属表现出色，则上司可予以奖励，如升级，加薪，改 善工作环境等。 3. 强制权 – 上司有强使下属顺从之权利，对不服者，可予以处罚， 如降级、减薪、停职等。 4. 感召 – 上司的眼光器度、品格、形象令下属钦佩、折服，以至仿 效，自然而然地也就乐于接受他的领导。 5. 知识 – 上司在某方面拥有丰富知识，表现出专家的才干，因而他在这方面的指示，令到下属心悦诚服。 控制 考核及检讨下属员工的工作，有否按照事先既定的计划及指示去实行。 控制可分为两部分： 1. 对工作的控制 2. 对下属员工的控制 控制的步骤 1. 确定既定的行动按目标与标准进行。 2. 测量实际的工作状况，明了进度。 3. 将工作实际进度与既定的标准相比，做差异分析 4. 针对偏差的情况作出适当的调整，然后推行及加强控制 工作标准的订立 1. 时间标准 2. 成本标准 3. 数量标准 4. 质量标准 有效的控制 有“对症下药”的效能，能够反映受控制的工作特点。 有预防性功能，愈高愈好。 有责任与权限的概念。 有灵活运用的特性。 要合乎经济原则 公平而客观，获得上下员工的接纳。。 执行措施必须扼要简明 将审核员工的成绩结果反馈给下属，促使员工产生自制能力。 不仅要发现及追究差异表现的因由，更重要的是进一步采取明确、有效的修正措施。 有效地发挥集体智慧和积极性 团队精神的意