办公系统简单使用指导(下级单位).docVIP

1、如果我要发起一份公文，应该怎么操作呢？ 在公文管理模块的收文管理中的功 能里，单击图标，将出现下图操作界面，选择收文的类型，单击“发起”按纽即可。单击“流程图”可查看公文类型对应的具体流程。 2、怎样才能看阅公文？ 通过以下两种方法中的任意一种都可以查阅公文： （1）在首页“待办事宜”模块中可看阅所有需要自己处理的公文，公文条数太多的话，系统会自动隐藏，单击“MORE”即可查看所有。 （2）在办公事务——公文管理模块里，单击可以看阅公文，单击“看阅”按纽即可查看详细内容。 3、如何查看已经看阅过的公文？ 在办公事务——公文管理模块里，单击可对已经看阅的公文进行回查，单击公文标题可查看公文详细内容。根据公文类型、公文标题、发文文号、发文部门等信息，可对公文进行模糊查询。 4、如何使用公文交换功能将公文交换至县政府？ 单击公文管理的公文交换管理，点击公文交换可新增要交换的公文。如图： 5、如何将交换过来的公文引入进来打印传阅公文？ 单击公文管理的公文引入管理，点击公文引入即可显示需引入的公文。 此功能用于公文交换接收方对公文进行收取，单击该功能模块，进入待引入公文处理界面，如上图： 单击“显示所有”，可查看所有待引入公文的信息，单击某一来文的标题，可浏览该公文的详细信息及正文内容。使用者还可输入已上报公文的标题、文号等进行模糊查询。 如要对某一来文进行收取，只需单击“处理”按纽，系统将弹出“公文引入”窗口，如下图： 单击“引入此文”按纽，即完成对公文的引入。公文引入后，处理者可直接进行公文回复、打印传阅。 6、 电子签章可以实现哪些功能 安装好电子签章后，打开WORD或EXCEL，可以看到如下工具栏窗口，如果没有显示，在工具栏上点右键，选择“iSignature”即可。 上面的5个菜单，就是系统提供的5个主要功能，以下将详细介绍。 7、 电子签章的功能如何使用 文档盖章主要提供了传统的“电子签章”和“手写签名”两种方式，其中“手写签名”又分为“文字批注”，“手写批注”，和“署名批注”三种情况，可以混合使用以适用实际工作的各个情况。 1）首先介绍“电子签章”。使用该功能的前提是服务器已发放了钥匙盘，且制作好了签章，在操作盖章的时候，请插好钥匙盘，在需要盖章的文档上，点“电子签章”，将出现如下窗口，提供现在可以使用的签章供选择，选择好要盖的章，并填好密码，点“确定”即可。可以选择“记住密码”，该功能在电脑重新启动之前一直有效。如果是使用的钥匙盘没有在系统发放，或者没有连接服务器，将提出相应提示，不能盖章。 2）“手写签名”。如下图所示： “文字批注”：可以添加一些常用短语，在需要的时候，直接使用； “手写批注”：可以使用鼠标填写，也可以通过连接一些手写软件进行签名； “署名批注”：在手写和文字的基础上，还可以类似“电子签章”加盖公章。 “批注比例”：根据需要显示批注的大小进行缩小和放大，以便以合适的比例在文档上显示签章。 3）显示效果： 8、如何发布通知公告？ 单击办公助理——单位通告模块里的即可发布政府通知公告。发布的政府通告，平台内有使用帐号的所有人都可以看到。 9、如何查阅通知公告？ 通过以下两种方法中的任意一种都可以查阅通知公告： （1）在首页的“通知公告”模块中可查看自己收到的通知，通知条数太多的话，系统会自动隐藏，单击“MORE”即可查看所有。 （2）单击办公助理——单位通告模块里可查看全局性质政府的通知公告，单击红色的通知公告标题即可查看通知公告的详细内容。 10、如果我要给内部的人员发邮件及看阅邮件，应该怎么操作呢？ 在办公助理——内部邮件模块单击即可对单个或多个内部人员及虚拟工作组的员工发送邮件，如果发送的对象是整个部门的人员或是整个虚拟组的人员，只要选择“所有人”即可。1封邮件最多可同时上传2个4M以下的附件。 看阅邮件有两种方式:一是在首页工作台中的内部邮件模块可以看阅未看阅的邮件（标题为红色的为未看阅的）。二是通过收件箱去查看需看阅的邮件。 11、如果日常邮件联系人分布在多个部门，每次都要进行多次的人员选择真的很麻烦，有没有更简便的发送邮件的方法呢？ 平台中的“发送虚拟工作组邮件”可以很好的解决上述问题，发送方法如上所示。当然，首先必须先建立一个虚拟工作组。具体方法如下： 在办公助理——工作组管理模块中，单击，可按照使用者需求新增虚拟工作组，如下图，输入虚拟工作组名称，添加所需要的人员后单击提交即可。 12、如何查看我已发送的邮件？ 在办公助理——内部邮件模块单击 即可查看自己已经发送的邮件，单击标题可查看具体内容，单击接收人可查看自己发送的对象，单击删除可对本封邮件进行删除，删除后所有接收人将无法看到该邮件。如果邮件太多，可输入邮件标题关键字进行模糊查询。 13、如何查找单位内部人员的通