高校电子档案管理工作中存在的问题及对策.pdfVIP

第 14卷第3期 潍坊学院学报 2014年6月 V0l-14No．3 JournalofWeifangUniversity Jun．2014 高校电子档案管理工作中存在的问题及对策 尹 翔 (潍坊学院，山东 潍坊 261061) 摘 要 ：电子档案具有的非人工识读性等特点，给高校电子档案管理工作带来了便利的同时，也提出了更 高的要求。目前，高校电子档案管理工作还存在制度、设备和人力资源等方面的问题。我们应该采取建立完善 的管理体制，加强对电子档案的管理和监督，不断更新电子档案管理的软硬件设施，加大对电子档案管理工作 者的培训等措施，进一步做好高校电子档案管理工作。 关键词 ：电子档案；特点；问题；对策 中图分类号 ：G278．6 文献标识码：A 文章编号：1671—4288(2014)03—0112一O2 电子档案是指通过计算机的磁盘和光盘等设备进行 要求不大，但是依然对储存环境的温度 、湿度等有较高要 存储的、具有原始记录性和保存价值的图像文字等电子文 求。此外，特别需要注意磁盘或光盘存储环境应该防磁性， 件资料。电子档案管理是以现代信息技术普遍运用为基 否则会造成电子文档的损坏 ，甚至是丢失。三是电子档案 础 ，以处理综合档案信息资源为核心，利用计算机技术和 可以复制，查阅便捷 ，但对文件保存的安全性有更高的要 现代网络技术对电子档案信息进行收集 、管理 ，并通过电 求。电子文档可以网络在计算机设备间互相复制和传送， 子和网络系统提供 “借阅”和使用。I【1 实现文件的共享 ，突破了时间和空间的限制，便于人们查 一 、 高校电子档案及其特点 阅和利用 ，提高了档案利用的便捷性。但是 ，便捷的网络传 随着网络技术的普遍应用，很多高校逐渐开始实行信 输也给电子档案保存的安全性带来了隐患。例如计算机和 息化办公。信息化办公为学校的教学和管理工作带来便捷 网络容易遭到黑客攻击或者被感染病毒，这些都会给电子 的同时，也为高校档案管理工作带来了新的挑战。在高校 档案的保存带来很大威胁。因此，电子文档保存安全性的 的教学和 日常管理工作中，信息化办公产生了大量的电子 要求也更高一些。 文件，那些具有保存价值的电子文件就成为高校电子档 二、高校 电子档案管理工作中存在的主要 问题 案。高校电子档案将逐步成为高校档案的主流成分，高校 1．尚未建立起一套有效和完备的高校电子档案管理 电子档案的主要内容包含学校的党政、教学和科研等各种 制度 管理文件 ，也包括学生的学籍、成绩等学生档案文件。 目前 ，很多高校特别是地方性高校，虽然在档案管理 电子档案与以前的纸质档案相比有其 自身独特的特 方面不断进行完善，逐步建立了较为完善的档案管理系 点：一是电子档案具有非人工识读性，对机器设备具有依 统，制定了比较完备的档案管理制度，对档案管理进行了 赖性。电子档案与传统的纸质档案不同，电子档案是数字 分级管理，但是档案管理依然存在各种不足 ，尤其是对于 化信息技术的产物，不是以有形的纸 、墨、字等形式存在， 电子档案这一新事物来说 ，这些高校尚未做好准备 ，在电 而是数字化的信息，它以二进制的数字编码格式存在，无 子档案管理方面存在更多问题。在档案管理制度方面，高 影无形，无法直观识读。人必须借助计算机设备 ，将其解读 校没有跟上网络和信息化时代的脚步，没有建立起一套有 后才实现对电子档案的识读。实际上，电子档案的产生 、存 效的、完备的电子档案管理制度 ，对学校的教学和其他管 储和处理同样都是要依赖计算机