质量 文件控制 程序文件.docVIP

编号：SZD-CX-01-2003? XX设备有限公司文件控制程序文件 第1版第0次修订批准人：审核人：编写人受控号：? ?? ?? ?? ?? ?? ???□??受控? ?? ???□??非受控1 目的了确保质量管理体系文件的批准、发布、使用与更改得到有效控制，对质量管理体系文件有效运行起作用的每个场所能得到相应文件的有效版本，以防止误用，特制定本程序。2 范围本程序适用于本公司质量管理体系文件管理。3 职责.1??总经理?批准质量手册。.2??管理者代表根据质量管理体系的变化，负责质量管理体系文件的策划负责审核质量手册，批准公司其他质量管理体系文件。.3??企划部负责质量管理体系文件的发放、登记、回收、变更的管理；负责编制有关法律法规、标准、规范的收集、建立清单，发放到有关部门，并定期更新；负责文件的整编、归档、保管、利用、处置的管理。.4 各部门负责本部门职责范围内的质量管理体系文件的编写，部门负责人审核。.5 文件由企划部统一进行管理，并应确保文件的有效性和适用性，各有关场所都能得到相应文件的有效版本，防止失效和作废文件的非预期使用，并建立公司总的质量管理体系文件清单。.6? ?文件编写人员职责.6.1 负责文件标准的符合性、现场适用性。.6.2 文件目的明确、满足规定要求。.6.3 规定的职责和权限清楚。.6.4 措施和方法具有可操作性。.6.5 接口关系协调、不留缺口、不互相矛盾。.6.6 文字易懂，用词规范。.7? ?文件审核批准人员职责.7.1 审查文件内容是否与规定要求（标准、规范）一致。.7.2 审查文件规定的职责是否明确和落实。.7.3 审查文件规定的措施方法是否可行适用。.7.4 审查工作接口是否明确和协调。.8? ?文件使用人员职责.8.1 严格按文件要求运作。.8.2 只使用现行有效版本，不使用失效或作废文件。.8.3 按规定借阅、保管和归还文件，不得涂改，损坏文件。1文件控制范围。.1.1需控制的文件包括a）质量手册、程序文件、作业文件（包括管理性文件和技术性文件）、质量记录等。b）外来文件：包括国家及相关部门颁布的有关法律、法规、标准、规范、通用图等.2文件的编写和审批。文件和资料发布前应由授权人员审批其适用性,并填写《文件审批表》。a）质量手册由企划部负责编写，管理者代表负责审核，总经理批准；b）程序文件及其他质量管理体系文件由有关部门编写，由负责人审核，管理者代表批准.3文件的标识与发放。.3.1文件的编号a质量手册? ?? ?? ?? ?? ?? ???公司代号+SC+年号b程序文件? ?? ?? ?? ?? ?? ???公司代号+CX+顺序号+年号c运行规范或管理制度? ?? ?? ? 公司代号+部门代号+顺序号+年号d记录文件? ?? ?? ?? ?? ?? ???JL＋部门代号+顺序号.3.2公司代号? ?? ?? ?? ?? ?? ???SZD部门代号? ?? ? 企划? ?? ?? ? QH销售? ?? ?? ? XS生产技术? ?? ?SJ质检? ?? ?? ? ZJ售后服务? ?? ?SH财务? ?? ?? ? CW采购? ?? ?? ? CG.3.3文件应以编号方式进行标识。.3.4 文件和资料由企划部负责发放/回收，应填写《文件发放/回收记录》，由领取人签字，回收时交付人签字，并注明日期和份数。.3.5文件的受控本标明“受控”，并注明受控号（受控号依据发放的文件的份数编制，用两位数表示）。对更改进行控制，以便追溯，对非受控文件只进行登记（包括经批准发放给顾客的文件）不负责更改控制。.3.6文件使用部门应对本部门文件建立部门文件清单，企划部建立公司文件总清单.4文件的更改与换版。.4.1文件需要更改时，由文件的主管部门填写《文件更改通知单》注明更改原因，经原文件的批准人（当原批准人不在职时由接替其岗位的人批准，若指定其它部门/人批准时，该部门/人应获得批准所依据的背景资料）批准后，对文件进行更改，由企划部按《文件发放/回收记录》通知文件使用部门进行更改。.4.2文件使用部门/人收到《文件更改通知单》后按其要求对文件实施更改。更改时可采用双线划改、换页或换版。文件更改需换页时，由《文件更改通知单》的发放人员负责收回作废的页码，并填写《文件销毁记录单》报管理者代表批准后执行销毁。文件经多次修改（10次以上）或由于标准换版需大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废，换发新版。.4.3 作废文件由文件归口管理部门按《文件发放/回收记录》及时逐件收回，填写《文件销毁记录单》，经管理者代表批准后统一销毁。.4.6有保留价值的作废文件，由申请人填写《文件留用申请单》经管理者代表批准后，加盖“作废保留，仅供参考”。.5文件的日常管理。.5.1文件经编写审批后，原版文件由企划部填