第三部分 行政运行制度.docVIP

第三部分 行政运行制度 各类档案管理暂行规定 党政档案管理类 党政管理材料的立卷归档，是本院档案工作的一项重要内容，做好这项工作对保证档案的完整，保守党和国家的机密，更好地为学院各项工作服务具有重要的意义，为了做好党政管理档案的的立卷、归档工作，根据国家档案局、国家教委的有关规定，结合本院具体情况而制定。 一、实行文书处理部门立卷制度 党政管理材料的立卷归档工作，是文书处理部门的任务之一，凡本院办理完毕具有查考利用价值的文件，都应该由文书处理部门及时收集齐全，按照立卷的要求立成案卷，定期向院档案室归档，由档案室集中统一管理。各部门要确定立卷人并保持相对稳定。立卷人员应努力钻研业务，热爱并认真做好本项工作。 二、编制案卷类目，做好平时立卷 案卷类目是根据本院职能、任务和机构设置以及过去产生文件情况，预计一年内可能产生哪些文件，参照立卷要求和方法，编制分类方案，拟制条款名称。平时立卷就是把案卷类目中的条款名称 案卷的标题 抄写在预先设置的卷夹上，将平时办完的文件，根据内容分门别类及时归入有关的卷夹内，年终经过整理即可正式组成案卷。案卷标题由文书处理部门编制，档案室协助。 三、文书立卷归档的范围 本院党、政、工、团等组织工作、活动中形成并办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，都应立卷归档，在归档过程中既要防止遗漏文件，又不要“有文必档”。要使归档的文件能够全面反映本部门活动的基本情况，便于今后利用．下列文件一般都应当立卷归档。 一 具有保留价值的本单位的正式收文、发文、收电、发电。在收发文件电报中，除公文的正件和发文定稿外，还应包括有关附件等。 二 各部、处室内部产生的各种文件材料。如会议材料、电话记录、统计报表、教职工花名册、内部规章制度、调查研究材料及工作计划、总结等。 三 未经登记直接送给院领导的或参加会议带回来的各种重要文件材料。 事务性、参考性、临时性、一般性群众来信以及下级部门不应抄报或备案的或不应越级行文的文件材料等均不立卷归档。 四、各部门立卷的具体分工。 一 凡是党委的收文 如中共中央文件、黑龙江省委、七台河市委文件等 或党委的发文 如向上级的请示、报告等 均由办公室负责收集、整理、立卷归档、上缴。 二 凡是院的收文 如国务院文件、市政府文件，劳动部文件等 或院的发文 如向上级的请示、报告等 均由办公室收集、整理、立卷归档。 三 各部门直接负责办理的向上级机关报送的文件，或属本部门业务之内直接向对口上级机关报送的资料，均由各业务部门立卷归档。 四 院党委、院长召开的各种会议，由办公室立卷归档；各部门以院党委和院的名义召开的专业性会议，由各专业主管部门立卷。 五 两个部门以上联合发出的文件由主办部门立卷。 六 代拟稿的文件、定稿、正本由发文部门立卷；本院各部门之间互相送的文件，由拟稿部门立卷。 七 本院设置的临时机构形成的文件和重要资料，在任务结束后，其工作人员应按时立卷归档，并将其移交院档案室，做为本院全宗部分。 五、立卷的要求和方法 立卷要按照文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，照顾文件的保管期限，便于保管和利用。各部门立卷可按照文件形成的年代和问题性质两个特征组卷。在立卷时要注意做到以下几点： 一 根据文件材料的归档范围，把反映本部门主要职能活动的需要立卷档案的文件收集齐全，要把同一问题、同一案件、同一会议的文件，以及正本和底稿，批复与请示，正件与附件等收集完整。 二 根据文书立卷的要求和方法，把具有一定联系的文件材料组成案卷，特别要把一项工作、一个问题、一次会议、一个案卷或同一类型的文件材料根据文件数量和重要程度组成案卷，每个案卷应有自己的侧重点，不能互相交叉、互相重叠。 三 根据档案材料的保管期限，把具有不同价值的文件材料分别组成永久、长期、短期的案卷。 四 卷内文件要进行系统排列。排列的一般方法：一个年代一个问题，按问题的重要程度并结合时间进行排列；会议文件按重要程度结合文件的自然顺序排列。卷内文件正文在前，附件在后；正本在前，手稿在后；批复在前，请示在后；问文在前，复文在后；转发件在前，原件在后。 五 卷内文件应去掉金属物，宽大的纸页要折叠整齐，装订线外有字迹的应加边，残破的应修补好。 六 编定张号、固定位置。卷内文件应在右下角编写张号，筒子页编二个号，折叠页编一个号，照片可编在背面，折叠页要编在外面，空白页不编号。 七 填写目录、备考表。案卷要填写“卷内文件目录”置于卷首，“备考表”置于卷尾，填写卷内需要说明的情况，立卷人及本部门负责人在表上签名以示负责。 八 案卷要装订结实、整齐、美观，以三孔线装订，结头结在后面，每卷一般不超过二百张。装订之前，应把文件底边和装订侧墩齐 适合于软卷皮装订 ，装订线不要压住字迹。 九 案卷标题要简明确切，能全面反应卷内文件内容，做到政治上正确无误，文字简明