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粗论档案工作的必由之路 郭 英 (武汉市水务防汛信息中心) 【摘要】本文围绕着“电子文件的广泛应用，从根本上改变档案工作的状况，愈来 愈显得十分重要”从五个方面进行了分析，档案工作的必由之路。 【关键词】档案工作之路 前言 档案工作随着社会的不断发展，愈来愈显得十分重要，其内容涉及得越多，时空越 长，查找的过程越简捷，就对社会发展的作用越来越大。虽然目前的档案工作对社会的 发展作出了很大的贡献，但远不能适应社会发展的要求。传统的档案工作以纸质文件材 料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原 则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工 作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般 一年归档一次。这样的运作过程在短期内看不出什么繁杂之处，但随着岁月的延长，年 长时久后，方见端倪。其过程相似形的循环往复，劳作量之大，档案柜之多，储放房屋之 大，管理人员之多，存取手续之不便，令人们十分棘手。随着电脑的出世，档案工作的一 场脱胎换骨的革命就不可避免了。可以这样说，电子文件的运用与管理将给档案工作带 来勃勃生机，本人有如下粗浅的看法： 一、电子文件的概念和特点 电子文件，又称数字文件，是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、 磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 作为文件家族的新成员，电子文件与其他类型文件的区别在于记录方式和载体形式的不 同。两者在支撑业务活动和传承社会记忆方面的功能则是一样的。电子文件的种类多样， 按照信息存在的形式，可分为文体文件、数字文件、图像文件、影像文件、声音文件、 程序文件、多媒体文件、超文体文件、超媒体文件等。与纸质文件比较，电子文件有以 下几个特点： 第一、信息的非人工识读性。电子文件是由计算机等数字设备生成和处理，其信息 ·151· ·城市殡洪2011年学术年会论文集· 是以二进制数字代码记录和表示的。这是电子文件与以往所有的其他形式文件的基本区 别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用“l”、和“0”两种 数码的组合来记录信息，只有通过特定的程序对这些人码进行解释还原，人方可识读和 理解，并通过通信网络传输。 第二、信息的系统依赖性。电子文件信息的系统依赖性有两层含义：其一，在一般 意义上，电子文件的形成、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助计算机系统才 能实现；其二，电子文件信息在显示输出时依赖于特定的计算机系统，那就是其形成系 统，与形成系统不兼容的计算机和应用软件无法打开文件。 第三、栽体的可转换性。载体的可转换性亦称“信息与特定载体之间的可分离性”。 传统载体的文件，信息一旦生成，即被固定在某一载体上，两者结合为“原件”。虽然 也可通过静电复印等方法传播、利用信息，但可容易地分辨出原件和复印件。人们通过 判断载体及记录在载体上的笔迹、签名、印章等相关标记的原始性来判断文件的原则性， 通过保护载体的原始性来维护内容的原始性。电子文件中则不存在实体意义上的原件， 它可根据需要在不同的载体上同时存在或相互转换，载体的转换并不会影响到电子文件 的原始性。而且由于磁性载体和光学协体寿命短，对电子文件而言，转换载体是必须的。 没有一份电子文件拥有恒久不变的载体，电子文件不可能有固定不变的的实体形态和物 理位置。正因为如此，以于电子文件，人们往往用“真实性”而非“原始性”的概念来 描述其信息的原生特性。 第四、信息的可共享性。也不再受时间和距离的影响，可实现多人、同时异地利用。 电子文件的出现，打破了必须在固定场所、在固定的时间内、查阅固定份数的文件的利 用限制。在网络环境中，同一文件可以同时在多台处于不同地点的计算机上显现，利 用者不受文件保存地，也不必受限于档案馆作息时间，数字时代全天候、跨地域的信息 服务已经非常普遍。 第五、多种媒体集成性。纸质文件主要承载文字和图形信息，而电子文件可以将文 字、图菜、图像、、声音等各种信息形式加以有机组合，这种文件称为“多媒体文件”。 多媒体文件功能。在用多媒体技术制作的文件中图、文、声、像并茂，能够