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记录管理 目的 为规范和保管质量记录，确保记录的正确性、完整性、有效性和可追溯性，制定本制度。 范围 本制度规定了经营活动过程中各种记录的设置、归档、标识、保管、检索和销毁等事项的管理要求与方法。 职责 办公室职责 负责记录设置内容的审核。 负责记录的统一编号。 3.1.3 负责记录表格印刷、保管和发放。 各部门职责 负责本部门记录表格的设计与报审。 负责收集、整理、传递和保存本部门的记录。 管理内容与方法 管理活动中重点控制的记录 质量管理重点控制的记录详见附录B。 其它管理活动重点控制的记录由各部门确定。 设置 记录的责任部门本着有效、实用、精简的原则制订记录的格式和传递路径。记录格式制订后，应由办公室审定和编号。 编号形式 ×× (( (((??? 记录顺序号（用阿拉伯数字表示） 记录分类代号（表示方法见附录C） 本企业代号 记录修订后，其修订码序号要递增。如“01”增至“02”。 各部门工作中如需增加或修改表格，应报办公室审核，编号后由办公室统一印刷，办理领用手续投入使用。 记录可以是任一种媒体形式，包括硬盘拷贝及电子媒体或照片、胶片等。 记录应保持清晰、书写正确，记录只有在笔误时方可以改写。记录只能划改不能涂改。记录应由原记录人或复核人改写，并由改写人在改写处签名或盖章。 记录存档、标识和保管 记录存档时间由记录管理部门依据记录重要性及保存期确定。 a）质量管理重点控制的记录存档时间详见附录B。 b）其它管理活动控制的记录由记录形成单位存档。记录存档时间一般为2—3年，必要时可延长。 记录的责任人分类、整理记录，并装订成册。如需上交的，各单位应按规定的时间上交有关部门归档。记录可用电脑保存，但需要定期备份和便于查询。 记录归档部门应指定专人，收集记录，并标识和填写“保存记录登记表”（附件二）。 记录标识 记录标识由记录的编号、名称、使用部门及记录年、月、日组成。 记录应按分类和发生年月存放，以便查询。 记录应保存在具有防潮、防霉、防火、防盗、防鼠、防虫咬等条件的资料柜内，防止损坏、变质和丢失。 记录检索 本部门人员可直接查阅记录，非本部门人员查询记录需经记录保存单位负责人批准。 复制有保密要求的记录，由复制人提出申请，记录保存单位负责人批准后方可复印。 合同要求时，在商定期内记录提供给顾客或其代表评价查阅，均由市场部指定人员陪同查询或复印。 记录销毁 过期记录由存档部门于每年年初清理，填写“文件和资料销毁清单”（附件一），经记录保管部门负责人批准，归档部门销毁。 记录 ①HF质管13 文件和资料销毁清单 ②HF质管08 保存记录登记表 （规范性附录）记录管理流程图 （规范性附录）质量记录分类表 序号 记录类别 提供单位 存档 时间 存档地点 管理评审报告及其纠正预防措施记录 技质部 10年 技质部 体系文件批准、发放和修订记录 办公室 长期 办公室 合同评审记录 市场部 3年 市场部 设计评审、验证、输出和更改记录 技质部 10年 技质部 供方评定、业绩及样品检验记录 生产部 3年 生产部 顾客财产的记录 生产部 2年 生产部 产品可追溯性标识记录 生产部 5年 生产部 过程控制、质控点记录 生产部 2年 生产部 纠正措施记录 生产部 5年 生产部 检验和试验状态记录 生产部 2年 生产部 检验和试验记录 生产部 3年 生产部 型式试验和定期试验记录 技质部 10年 技质部 检验、测量和试验设备检定、校准记录 技质部 2年 技质部 不合格品返工/返修记录 生产公司 2年 生产公司 不合格回用/代用记录 生产公司 3年 生产公司 拒收品和报废品记录 生产公司 2年 生产公司 针对纠正措施有关文件更改记录 技质部 长期 技质部 预防措施记录 生产部 5年 生产部 顾客投诉处理记录/质量信息反馈处理记录 生产部、技质部、办公室 5年 技质部、办公室 保存质量记录的清单 相关单位 长期 相关单位 内审记录 技质部 5年 技质部 培训、考核和资格认可记录 办公室 长期 办公室 紧急放行记录 生产部 3年 生产