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WebBricks 文档管理系统白皮书 开发背景 当今企业协同工作的需要 当前大部分企业内部有文字的交流都通过邮件进行，虽然很方便，满足了大部分企业内部业务 的需要。但在运转过程中，也有很明显的不足。比如某个业务需要多人完成一个或多个文档， 中间会有很多次调整修改，就需要在多人之间多次收发同一个文件。每个人对收取到的邮件附 件进行保存修改后，又要通过邮件的方式发送给其他相关人员。最终的结果是每个相关人员本 地计算机中都有若干不同版本的同一个文件，不同人员之间文件有可能也不一致。 随着时间推移，这些文档成为历史，慢慢被遗忘，如果加上人员流动，和计算机维护。很难保 证经过一定的时间，企业其他人希望获得相关文件时能够及时找到对应的有效文件。 当然，企业可以通过专门的文档管理人员向每个公司成员索要每天的企业文档更新，这样不仅 麻烦，而且工作量大，加上企业成员的不确定因素（如外出），难免会造成文档的疏漏。 在此，如果引入企业文档管理系统，就可以满足企业对内部文档管理的需要。 通过文档的集中管理，使企业内部文档达到一个整体有序的效果，方便查阅和版本更新。 通过权限控制，可以使重要文档只能被特定的人员查看和修改。 通过对文档的锁定和解锁，可以保证多人修改同一个文档的协调，避免冲突，减少工作疏漏。 使用过程中，随着时间的推移，企业的文档就成为一个重要的资源，可以随时查找，查阅，引 用。 当今企业业务运行的需要（智能文档） 一个企业运行过程中产生的数据，抽象起来最终都可以到文件，加上搜索技术使得企业用户能 够快速获取自己想要的数据文件。 但企业很多业务的运行，如果仅仅通过文件或邮件，往往工作效率很低下。例如：一个员工要 写一份报价单给客户，他需要从众多的客户信息文件（或邮件）中找到想要的客户信息，通过 拷贝粘贴，把相关联系信息手工写入到正在工作中的报价单文件中。接着，他又从众多的产品 信息文件中，找出客户需要的产品信息和基本价格，通过折扣计算，填写入正在工作中的文件 中。报价单完成之后，企业又多个一个报价单文档。如果用户过后要查找该文件，只能通过文 件名称获取，如果文件名称定义的不好，则很能查找到。 在此，如果使用 WebBricks 文档管理系统中的智能文档，根据企业业务需要定制填写表单、数 据内容、索引信息、显示模板等，就可以大大简化一些文档的生成。 比如，以上报价单、产品信息、客户信息如果用智能文档实现，就可以在填写过程中选择客户 名称——客户的相关详细信息就自动填入对应栏目，如果通过新增填写客户信息，则自动生成 一个客户信息智能文档。填写产品信息也类似，通过点击选择即可。当用户填写客户定购的产 品数量和折扣后，智能文档自动计算出价格总额，并显示到相关的栏目内容中。如果报价单定 制了两个智能文档——发送给客户模板和存根模板，则该报价单可以打印两份内容，一份给客 户，一份企业内部保存。 通过对智能文档内部设置需要提取的索引信息，就可以通过关键字对智能文档进行快速搜索。 如对于报价单，可以设置需要提取的索引信息为：客户公司名称、产品名称。则通过公司名称 或产品名称作为关键字就可以快速查找到相关的文档。 当然，以上的智能文档和普通文档一致，可以用一致的方式对此设置访问权限和组织管理。非 常直观。 系统介绍 协同工作文档和基于规则的权限控制 通过 web 技术使文档集中管理，可以方便一个组织维护、共享和获取内部的各种文档。采 用了 IE 插件技术，使得最终用户体验不会因为是 IE 界面而感到使用不便。 文档管理的权限采用规则（表达式）实现，用类似自然语言的描述方式来设定文档及文档 组织的权限，可以达到任意权限控制需要。 系统能够整合数据库、AD 、LDAP 用户列表。 完善的文档管理功能和简单明了的操作 不同用户会根据自己的权限情况看到相关的文档分类组织和文件 文档的每次修改都会有历史记录 文档的删除和恢复 文档的修改锁定功能，和解锁 管理员可以对文档做特定的操作，如永久删除，恢复，撤销他人对文档的锁定，设置权限， 历史文档回滚等 独特的智能文档 智能文档存储上和普通文档一致，继承了其一切好处和使用的一致性，如权限控制。 智能文档内容使用 xml 格式，自动业务索引生成，为灵活多变的业务提供有意义的索引。 智能文档可以有一个或多个显示模板，对同一个文件内容做不同展示。如同一份报价单可 以有给客户内容和公司内部存根，其显示详细程度、风格、布局都可以不同。 智能文档之间可以相互引用各自的业务数据，在填写智能文档时，大部分相关内容通过点 击选择即可，这样既可