四川省文书立卷与案卷构成的一般要求.docVIP

四川省文书立卷与案卷构成的一般要求 1　主题内容与适用范围?本标准规定了文件材料的收集、立卷和案卷的编目、装订的质量要求。?本标准适用于四川省各级党政机关和人民团体文书立卷归档工作。企事业单位的文书立卷归档工作可参考本标准。?2　术语?2-1 文书?本标准所称文书，是指机关和人民团体在社会实践中记录和转达自己意图时所形成的文字材料，不包括国家档案局和有关专业主管机关共同规定的专门文书。?2-2 立卷 是将互有联系的若干文件材料经过分类、组合、编目而组成案卷的过程。?2-3 案卷 由互相联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。?3　文件材料的收集?3-1 凡是反映本机关工作活动和历史面貌，办理完毕，具有查考利用价值的文件材料均属收集范围。?3-1-1 本机关的文件材料。?3-1-2 上级机关的文件材料。?3-1-3 下级机关的文件材料。?3-1-4 同级机关和非隶属机关的文件材料。?3-1-5 上述机关的文件材料中，只收集按规定应当归档的文件材料。?3-2 归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应收集齐全完整。?3-3?在归档的文件材料中，每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件等，均应收集齐全。?4　文件材料的分类?4-1 文件材料在收集齐全完整的基础上，按制定的分类方案逐项分开。?4-2 分年度?将文件材料按其形成或针对的年度分开。不同年度的文件材料一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，归入批复年度；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划、计划、预算，归入文件材料内容针对的第一个年度；跨年度的总结、决算，归入文件材料内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；法规性文件归入公布或批准年度。?4-3 分机构 将文件材料按其产生或承办部门分开。?4-4 分级别?将文件材料按其作者与本机关之间的关系，分成上级、本机关、同级、下级，其中针对本机关有密切联系的文件材料应放有一起。?4-5 分问题 将文件材料按其内容反映的问题分开，凡涉及若干问题的文件材料，应按所反映的主要问题分开。?4-6 分期限 根据文书档案保管期限标准的规定，将文件按不同的保管期限分开。?5　文件材料的立卷?立卷要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。?5-1 会议文件，按会议的名称、届次立卷。?5-2 人民来信材料，主要按信件作者、信件处理形式或信件所反映的问题立卷。?5-3 统计报表、名册等文件，按照格式、名称或地区立卷。?5-4 简报、刊物按名称结合期号立卷。?5-5 其他文件、调研材料、制度、条例、法规等，按责任者结合问题立卷。?5-6 工作计划、总结等文件，按责任者结合名称或问题立卷。?5-7 文件和电报，按其内容的联系合一立卷。?6　案卷各部分的排列?案卷由案卷封面，卷内文件目录、文件、备考表、封底组成。?6-1 卷内文件的排列?卷内文件按重要程度或时间顺序排列，密不可分的文件应排列在一起。即批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后。?6-2 硬卷皮案卷各部分排列顺序 案卷封面、卷内文件目录、文件、备考表、封底。?6-3 软卷皮案卷各部分排列顺序 软卷封面（含卷内文件目录）、文件、封底（含备考表）。?7　案卷编目?案卷编目包括编写页号、件号，编制卷内文件目录，填写案卷封面项目和卷脊项目，填写卷内备考表。?7-1 编写页、件号 成卷装订的案卷编页号，按件装订的编件号。?7-1-1 编页号的要求?应统一在有文字和图表的页面上逐页编号；用阿拉伯数字从1起依次标注；页号位置在每页材料正面的右上角，背面的左上角。?7-1-2 编件号的要求?按件装订的案卷，应逐件加盖档号章，填写档号章的各项，件号用阿拉伯数字从1起依次标注；密不可分的文件材料，同一问题装订在一起，可按一件编号；请示与批复如分别装订，则按两件编号；档号章的位置在每件第一份文件的首页的右上角。其格式与尺寸是：（档号章为表格形式，共2行4列，行高8mm，列宽15mm，第1行为表头，依次为全宗号、目录号、案卷号、件号，第2行为空白）?7-2 卷内文件目录的编制?案卷必须按规定格式逐件填写卷内文件目录。卷内文件目录由顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注组成。?7-2-1 顺序号 以卷内文件排列先后顺序填写的序号，按件装订的案卷，其顺序号应与件号一致。?7-2-2 文号 文件制发机关的发文字号。?7-2-3 责任者?对档案内容进行创造或负有责任的团体或个人，即文件的署名者。没有责任者的文件，应考证清楚后填写。?7-2